私が一番苦手なのは「段取り」なんです。特に悩まされるのが、打ち合わせのスケジュール調整。
ある日、上司から声をかけられました。
「佐藤さん、来月のA社との大型案件、進捗はどう？」
「はい、えっと...」
私は慌ててカレンダーを開きます。空白の日付が並ぶ中、小さなメモが目に入ります。
「A社、日程調整中」
そうなんです。案件自体は順調に進んでいるのに、肝心の打ち合わせ日程がまだ決まっていないんです。
資料作成や企画書のチェックなら、時間はかかっても何とかなります。でも、この「打ち合わせのスケジュール調整」が曲者なんです。「え、そんなに？」って思う方もいるかもしれません。でも、これが意外と大変なんですよ。
例えば、先日のこと。5人の参加者の予定を合わせようとしたんです。メールを送って、チャットで連絡して...。でも、なかなか返事が来ない。やっと返事をもらっても、「その日は都合が悪い」の連続。
最初に送った日程候補が、二転三転、三転四転...。気づけば1週間が過ぎていました。「佐藤さん、まだ決まらないの？」上司の声が耳に残ります。
電話をかけてみても、タイミングが合わず、つながらない。人数が多くなればなるほど、連絡のやり取りに時間がかかる。しかも、「上司の予定を優先？それとも取引先？」なんて考え始めると、もう頭の中はグルグル。
1対1や少人数なら、まだマシです。でも、複数の部署や、さらに社外の方が加わると...もう、てんやわんやです。
ある調査によると、営業職の方の多くが、1日の15%以上をこの日程調整に費やしているそうです。私なんて、もしかしたらもっとかも...。
商談だって、日程が決まらなければ先に進めません。日程が遅れれば遅れるほど、成約までの時間もかかってしまう。そんなの、絶対に避けたいですよね。
そもそも、私が段取りがうまくできない、と思っている所がどこなのかをお話します。
資料作成や制作物のクオリティチェックなどはもちろん、時間と頭を使うものなので、とても時間が掛かります。しかし問題はそこではなく、どちらかというと「打ち合わせのスケジュール調整」の方なのです。え、そんなに？と思う方もいるかもしれませんが、意外と大変なんです。
まず、打ち合わせやミーティングを行うには、必要参加者全員が参加できる日時を決めなければなりません。参加者の予定を確認するには、メールやチャットツールなどで全員に連絡をするのが一般的ですよね。必要であれば、取引先の営業時間内に電話を掛けることもあります。しかし、大抵はスムーズに決まらないものです。
何故かというと、
・始めに送った日程だと参加者の予定が合わず、候補日が二転三転してしまう
・送ったメール、チャットが読まれているか分からない
・取引先とタイミングが合わず、電話がつながらない
・人数が多いと、連絡のやり取りをするのに時間が掛かる
・上司や取引先など、誰の予定を優先するべきか迷い、候補日を絞るのに時間が掛かる
などの要因があるからです。
1対1や少人数であればすぐ終わるものの、複数人、更に社外の人も含まれるとなると、調整にも時間が掛かってしまいます。
商談であれば、日程が先延ばしになればなるほど取引が成立するまでにも時間が掛かってしまう、ということになります。コンサルタントとしては、そんな自体はなるべく避けたいところです。
参加者とのやり取りを経て、打ち合わせの日時が決まったから後は資料の準備をしてその日を待つだけ！で終わりではありません。
日時が決まったら、必要人数が収まる会議室の予約、オンラインの会議であればURLの発行・その連絡、アジェンダの作成、前日のリマインドなど、やるべきことは多岐に渡ります。
ここまででかなりの行程を踏んできました。打ち合わせが1件であればまだ余裕を持って対応出来るかもしれません。しかし、これが3件・4件・・・と増えれば増えるほど、色んな取引先との連絡、日程調整を行わなければならず、管理も煩雑になりがちです。
「あれ、A社さんとの打ち合わせはいつだっけ？」
「B社さんの打ち合わせからC社さんとの打ち合わせまで、空き時間に余裕がない！急いで移動しなきゃ！」
うっかり予定がダブルブッキングしてしまった、という失敗をしてしまったこともあります。その時は、上司に頭を下げて自分の代わりに打ち合わせに出てもらいました・・・。
そんな散々な状態の私が一体どうやってスーパー営業マンに？と思いますよね。
この状況を見かねた他部署の先輩が勧めてくれたのが、「AIさくらさん」の「日程調整さくらさん」というサービスです。最初は「AIに何を任せるの？問題なく調整出来るの？」と思っていたので、半信半疑のままツールを使い始めました。
そして3か月後、なんと私の残業時間は限りなく0に近づいたのです。
しかしそれだけではなく、今まで日程調整に使っていた時間を資料作成に充てたことで、より良い提案ができるようになり、取引が成立することが増えたのです。お陰で上司からも褒められました。
私がAIさくらさんに任せたのは、
・打ち合わせの日程調整
・参加者全員への連絡
・会議室の予約
・アジェンダの送付
・オンライン会議用のURL発行
・前日のリマインド
など、多岐に渡ります。これらの業務をボタン一つ押すだけで、それも数社分を同時並行で進めてくれるんです。
更に驚くことに、今まで悩まされていた「スケジュールの仮押さえ、再調整」が一切なくなったんです。凄くスムーズにやり取りが完了します。
今まで何度も行っていた「この日は空いていますか？」「空いてないので別の日でお願いします」というやり取りに割いていた時間は一体何だったのでしょうか。早くツールに頼れば良かったです。
大変なことは、全てツールで効率化するのが一番だと実感しました。無駄な時間をなくしたことによって、自分の業績が上がるのは予想外のことでした。
先輩の部署から紹介してもらったこのツールですが、会社全体で取り入れていくべきだと実感しています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
