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業務を効率化したと思ったら、業績もアップした。

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業務を効率化したと思ったら、業績もアップした。

業務を効率化したと思ったら、業績もアップした。

これは、段取りが苦手だった私がスーパー営業マンになるきっかけとなった話。

ビジネスの日程調整をAIが完全自動化

返信待ちや仮押さえをなくしストレスフリーに。日程調整に手間をかけたくない企業専用のAI

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目次

段取り良く仕事をするって、難しいですよね

スケジュールの調整がスムーズに行えるかどうかは、業務を円滑に進行させるための重要な課題となります。私が社会人として数年間働いてきた中で直面してきた問題の一つが、「物事の段取りが得意ではない」ということです。これは、かなり深刻な問題と言えます。

私の職業はIT会社のコンサルタントで、多くのクライアントに対して自社のサービスを紹介しています。近頃では、商談の件数が増えてきて、一日が会議だけで終わることもしばしばです。

そのような忙しい日々の中で、会議のための資料作成、後輩からの業務の確認、そして何よりも複数人のスケジュール調整などを行う必要があります。これらの業務をスムーズに進めるためには、物事の段取りを上手に行うことが求められます。正直に言うと、定時は17時なのですが、20時を過ぎるまで残業することも珍しくありません。

そんな時、AIを活用したスケジュール調整ツール「AIさくらさん」を見つけました。このツールは、AIがスケジュール調整を自動で行ってくれるというもので、私のようなスケジュール調整が苦手な人には非常に有用です。AIさくらさんは、メールの内容を理解し、それに基づいてスケジュールを調整してくれます。また、複数の人のスケジュールを一度に調整することも可能で、大変便利なツールです。

実はかなり労力を使う大変な仕事、それが「スケジュール調整」

そもそも、私が段取りがうまくできない、と思っている所がどこなのかをお話します。

資料作成や制作物のクオリティチェックなどはもちろん、時間と頭を使うものなので、とても時間が掛かります。しかし問題はそこではなく、どちらかというと「打ち合わせのスケジュール調整」の方なのです。え、そんなに?と思う方もいるかもしれませんが、意外と大変なんです。

まず、打ち合わせやミーティングを行うには、必要参加者全員が参加できる日時を決めなければなりません。参加者の予定を確認するには、メールやチャットツールなどで全員に連絡をするのが一般的ですよね。必要であれば、取引先の営業時間内に電話を掛けることもあります。しかし、大抵はスムーズに決まらないものです。

何故かというと、
・始めに送った日程だと参加者の予定が合わず、候補日が二転三転してしまう
・送ったメール、チャットが読まれているか分からない
・取引先とタイミングが合わず、電話がつながらない
・人数が多いと、連絡のやり取りをするのに時間が掛かる
・上司や取引先など、誰の予定を優先するべきか迷い、候補日を絞るのに時間が掛かる
などの要因があるからです。

1対1や少人数であればすぐ終わるものの、複数人、更に社外の人も含まれるとなると、調整にも時間が掛かってしまいます。
商談であれば、日程が先延ばしになればなるほど取引が成立するまでにも時間が掛かってしまう、ということになります。コンサルタントとしては、そんな自体はなるべく避けたいところです。

日時が決まっただけで完了ではありません

参加者とのやり取りを経て、打ち合わせの日時が決まったから後は資料の準備をしてその日を待つだけ!で終わりではありません。

日時が決まったら、必要人数が収まる会議室の予約、オンラインの会議であればURLの発行・その連絡、アジェンダの作成、前日のリマインドなど、やるべきことは多岐に渡ります。

ここまででかなりの行程を踏んできました。打ち合わせが1件であればまだ余裕を持って対応出来るかもしれません。しかし、これが3件・4件・・・と増えれば増えるほど、色んな取引先との連絡、日程調整を行わなければならず、管理も煩雑になりがちです。
「あれ、A社さんとの打ち合わせはいつだっけ?」
「B社さんの打ち合わせからC社さんとの打ち合わせまで、空き時間に余裕がない!急いで移動しなきゃ!」
うっかり予定がダブルブッキングしてしまった、という失敗をしてしまったこともあります。その時は、上司に頭を下げて自分の代わりに打ち合わせに出てもらいました・・・。

スーパー営業マンの誕生

そんな散々な状態の私が一体どうやってスーパー営業マンに?と思いますよね。

この状況を見かねた他部署の先輩が勧めてくれたのが、冒頭に挙げた「AIさくらさん 日程調整」というツールです。最初は「AIに何を任せるの?問題なく調整出来るの?」と思っていたので、半信半疑のままツールを使い始めました。
そして3か月後、なんと私の残業時間は限りなく0に近づいたのです。

しかしそれだけではなく、今まで日程調整に使っていた時間を資料作成に充てたことで、より良い提案ができるようになり、取引が成立することが増えたのです。お陰で上司からも褒められました。

私がAIさくらさんに任せたのは、
・打ち合わせの日程調整
・参加者全員への連絡
・会議室の予約
・アジェンダの送付
・オンライン会議用のURL発行
・前日のリマインド
など、多岐に渡ります。これらの業務をボタン一つ押すだけで、それも数社分を同時並行で進めてくれるんです。

更に驚くことに、今まで悩まされていた「スケジュールの仮押さえ、再調整」が一切なくなったんです。凄くスムーズにやり取りが完了します。
今まで何度も行っていた「この日は空いていますか?」「空いてないので別の日でお願いします」というやり取りに割いていた時間は一体何だったのでしょうか。早くツールに頼れば良かったです。

実際に使ってみると、良さが分かります

大変なことは、全てツールで効率化するのが一番だと実感しました。無駄な時間をなくしたことによって、自分の業績が上がるのは予想外のことでした。

先輩の部署から紹介してもらったこのツールですが、会社全体で取り入れていくべきだと実感しています。

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