スケジュール調整の効率化で大人数・複数人の打ち合わせ段取りが劇的に変わった話

複数人・大人数の打ち合わせスケジュール調整は“段取り地獄”

正直、私は「段取り」が大の苦手でした。特に、複数人や大人数が関わる打ち合わせのスケジュール調整は、私にとって最大のストレス源。

ある日、上司から「来月のA社との大型案件、進捗はどう？」と聞かれ、慌ててカレンダーを開くと、そこには「A社、日程調整中」のメモだけが残っていました。資料作成や企画書チェックは自分のペースで進められますが、打ち合わせのスケジュール調整だけは、どうにもこうにも前に進まないのです。

例えば、5人の参加者の予定を合わせるだけでも、メールやチャットで何度も連絡を取り合い、返事を待つ日々。「その日は都合が悪い」「別の日はどうですか？」と、日程候補が二転三転し、気づけば1週間が経過。上司から「まだ決まらないの？」と催促されることも珍しくありません。

電話をかけてもタイミングが合わず、つながらない。人数が多くなるほど、連絡のやり取りにかかる時間は膨大に。しかも、「上司の予定を優先する？取引先を優先？」と悩み始めると、頭の中はパンク寸前です。

1対1や少人数ならまだしも、複数部署や社外の関係者が加わると、もはやカオス。ある調査では、営業職の多くが1日の15％以上を日程調整に費やしているとか。私の場合、それ以上かもしれません。

スケジュール調整の“見えない負担”が業績にも直結

商談やプロジェクトの打ち合わせは、日程が決まらなければ何も始まりません。日程調整が遅れれば、成約や成果にも影響が出ます。
しかも、スケジュール調整が終わったからといって仕事が完了するわけではありません。

打ち合わせ日時が決まったら、会議室の予約、オンライン会議URLの発行、アジェンダ作成、前日のリマインド連絡…やるべきことは山積み。これが1件ならまだしも、3件・4件と重なると、もはや管理不能。
「A社との打ち合わせはいつだっけ？」「B社からC社への移動時間、大丈夫かな？」と混乱し、ダブルブッキングしてしまったことも。上司に頭を下げて代打を頼んだ苦い経験もあります。

なぜ「スケジュール　複数人　大人数　打ち合わせ　段取り　効率化」が難しいのか？

●最初に送った日程が合わず、候補日が何度も変わる
●メールやチャットの既読が分からず、返事待ちが続く
●取引先と電話がつながらない
●参加者が多いほど、やり取りが煩雑になり、調整に時間がかかる
●上司・取引先・社外の誰の予定を優先するか悩み、候補日を絞るのに苦労する

こうした理由から、「スケジュール調整」は実は非常に労力のかかる業務。段取りの苦手な私にとっては、まさに鬼門でした。

業務効率化の救世主！AIツールでスケジュール調整が激変

そんな私を救ってくれたのが、先輩から紹介された「AIさくらさん」の『日程調整さくらさん』というスケジュール調整ツール。
「AIに任せて本当に大丈夫？」と半信半疑で使い始めたものの、3か月後には残業時間がほぼゼロに。
さらに、今まで日程調整に費やしていた時間を資料作成や提案準備に充てられるようになり、商談の成約率もアップ。上司からも「最近、仕事が早いね！」と褒められるようになりました。

AIツールで効率化できた業務の具体例

●複数人・大人数の打ち合わせ日程調整
●参加者全員への自動連絡
●会議室の自動予約
●アジェンダや資料の自動送付
●オンライン会議URLの自動発行
●前日のリマインド通知
●仮押さえ・再調整の手間ゼロ

これらの業務が、ボタンひとつで複数案件同時並行で進むようになりました。
何度も繰り返していた「この日は空いていますか？」「別の日でお願いします」というやり取りが激減し、調整ストレスも大幅に軽減。

「スケジュール　複数人　大人数　打ち合わせ　段取り　効率化」はツール導入が最短ルート

実際に使ってみて、「面倒なことはツールで効率化するのが一番！」と実感。
無駄な時間をなくすことで、業績アップという思わぬ副産物まで得られました。
今では、先輩の部署だけでなく、会社全体でこのツールを導入すべきだと強く感じています。

複数人・大人数の打ち合わせ段取りやスケジュール調整に悩む方は、ぜひ「効率化」のためのツール活用を検討してみてください。
あなたの業務も、きっと劇的に変わるはずです。

よくある質問（FAQ）

Q1: 複数人や大人数のスケジュール調整が特に難しい理由は？

A1: 参加者が多いほど予定が合いにくく、連絡のやりとりや候補日の調整が何度も発生するため、手間と時間がかかるからです。

Q2: 効率的に打ち合わせの段取りを進めるコツは？

A2: 候補日を複数提示する、優先順位を明確にする、AIやスケジュール調整ツールを活用することで、やりとりの回数や調整ミスを減らせます。

Q3: スケジュール調整ツールを使うメリットは？

A3: 複数人の予定を自動で集計し、最適な日程を提案。会議室予約やリマインダー送信も自動化できるため、段取り全体が効率化します。

Q4: 社外の取引先や他部署とも使えますか？

A4: はい。URLを共有するだけで、社外や他部署の参加者も簡単に日程調整に参加できます。

Q5: セキュリティやプライバシーは大丈夫ですか？

A5: 主要なスケジュール調整ツールはデータ暗号化やアクセス制御など、企業利用にも十分なセキュリティ対策が施されています。