社会人になって数年が経ち、とある問題が私を悩ませています。
それは、「物事の段取りが苦手である」という問題です。結構致命的ですよね。
私はIT会社のコンサルタントとして、色んなお客様に対して自社のサービスを紹介しているんです。最近は商談の件数も増えてきて、1日の業務が打ち合わせだけで終わってしまう事も。
そしてその合間を縫って、打ち合わせ用の資料の作成や、後輩にお願いした仕事のチェック、たくさんのアポイントのスケジュール調整などを行う必要があります。段取りをうまくやらないと、スムーズにこれらの業務をこなせないわけです。正直な話、定時は17時ではありますが、20時過ぎまで残業をしてしまうことも多々あります。
誰か助けて欲しい。
そんな時に出会ったのが、「AIさくらさん」です。
そもそも、私が段取りがうまくできない、と思っている所がどこなのかをお話します。
資料作成や制作物のクオリティチェックなどはもちろん、時間と頭を使うものなので、とても時間が掛かります。しかし問題はそこではなく、どちらかというと「打ち合わせのスケジュール調整」の方なのです。え、そんなに？と思う方もいるかもしれませんが、意外と大変なんです。
まず、打ち合わせやミーティングを行うには、必要参加者全員が参加できる日時を決めなければなりません。参加者の予定を確認するには、メールやチャットツールなどで全員に連絡をするのが一般的ですよね。必要であれば、取引先の営業時間内に電話を掛けることもあります。しかし、大抵はスムーズに決まらないものです。
何故かというと、
・始めに送った日程だと参加者の予定が合わず、候補日が二転三転してしまう
・送ったメール、チャットが読まれているか分からない
・取引先とタイミングが合わず、電話がつながらない
・人数が多いと、連絡のやり取りをするのに時間が掛かる
・上司や取引先など、誰の予定を優先するべきか迷い、候補日を絞るのに時間が掛かる
などの要因があるからです。
1対1や少人数であればすぐ終わるものの、複数人、更に社外の人も含まれるとなると、調整にも時間が掛かってしまいます。
商談であれば、日程が先延ばしになればなるほど取引が成立するまでにも時間が掛かってしまう、ということになります。コンサルタントとしては、そんな自体はなるべく避けたいところです。
参加者とのやり取りを経て、打ち合わせの日時が決まったから後は資料の準備をしてその日を待つだけ！で終わりではありません。
日時が決まったら、必要人数が収まる会議室の予約、オンラインの会議であればURLの発行・その連絡、アジェンダの作成、前日のリマインドなど、やるべきことは多岐に渡ります。
ここまででかなりの行程を踏んできました。打ち合わせが1件であればまだ余裕を持って対応出来るかもしれません。しかし、これが3件・4件・・・と増えれば増えるほど、色んな取引先との連絡、日程調整を行わなければならず、管理も煩雑になりがちです。
「あれ、A社さんとの打ち合わせはいつだっけ？」
「B社さんの打ち合わせからC社さんとの打ち合わせまで、空き時間に余裕がない！急いで移動しなきゃ！」
うっかり予定がダブルブッキングしてしまった、という失敗をしてしまったこともあります。その時は、上司に頭を下げて自分の代わりに打ち合わせに出てもらいました・・・。
そんな散々な状態の私が一体どうやってスーパー営業マンに？と思いますよね。
この状況を見かねた他部署の先輩が勧めてくれたのが、冒頭に挙げた「AIさくらさん 日程調整」というツールです。最初は「AIに何を任せるの？問題なく調整出来るの？」と思っていたので、半信半疑のままツールを使い始めました。
そして3か月後、なんと私の残業時間は限りなく0に近づいたのです。
しかしそれだけではなく、今まで日程調整に使っていた時間を資料作成に充てたことで、より良い提案ができるようになり、取引が成立することが増えたのです。お陰で上司からも褒められました。
私がAIさくらさんに任せたのは、
・打ち合わせの日程調整
・参加者全員への連絡
・会議室の予約
・アジェンダの送付
・オンライン会議用のURL発行
・前日のリマインド
など、多岐に渡ります。これらの業務をボタン一つ押すだけで、それも数社分を同時並行で進めてくれるんです。
更に驚くことに、今まで悩まされていた「スケジュールの仮押さえ、再調整」が一切なくなったんです。凄くスムーズにやり取りが完了します。
今まで何度も行っていた「この日は空いていますか？」「空いてないので別の日でお願いします」というやり取りに割いていた時間は一体何だったのでしょうか。早くツールに頼れば良かったです。
大変なことは、全てツールで効率化するのが一番だと実感しました。無駄な時間をなくしたことによって、自分の業績が上がるのは予想外のことでした。
先輩の部署から紹介してもらったこのツールですが、会社全体で取り入れていくべきだと実感しています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
