主催者必見！イベント・セミナーのスケジュール調整もツールで簡単管理

セミナーの開催に向けて

近年では、自社のサービスのPRや広報活動のために、セミナーを開催することも珍しくありません。
情勢の影響もあり、オンラインで行うセミナーも増えていますね。

かくいう自社も、製品のPRを兼ねてオンラインセミナーを定期的に開催したり、外部から講師の方を招いて社内向けにセミナーを行ったりなどをしています。
そして、それらの日程調整と参加者の管理を私は任されました。

一筋縄ではいかない調整と管理

セミナーの準備をするにあたって、セミナー内容・日時の決定、資料の作成、参加者のまとめなど、色々な行程がありますが、その中でも日程の調整と参加者をまとめるのは、簡単な方だと思って高を括っていました。それが間違いでした。

まずは日程の調整。外部に向けて開催するセミナーは、主催者の先輩の予定に合わせて日程を決めるのでスムーズに決まるのですが、問題は外部講師を招く方です。

外部の方を招くので、基本的には講師の方のスケジュールに合わせる必要があるのですが、社内の参加予定メンバーが多いと、そちらも気にしなければいけません。日によって参加者が極端に少なくなってしまうと、折角外部の方を招くのに失礼になってしまいますし、かといって参加予定者の都合に合わせるように何度も日程を調整してしまっては、こちらもまた迷惑を掛けることになります。現状は、なるべく多くの参加者が集まるような日時になるように調整していますが、本当はもっとスムーズに決めたいし、多くの人が参加出来るような日程を組みたいものです。

次に参加者の管理です。セミナーの告知ページに設置してある応募フォームから申し込まれた参加者をExcelのシートにまとめていきます。名前、メールアドレス、企業名、部署名など、届いたメールの情報をコピーして、Excelに表を作り、そこにペーストして・・・という作業をしていると、手動で行っているので結構ミスをしてしまいます。

そういう作業をしているうちに、もしかして思っていたより大変な業務なのでは・・・と気付いたのです。

絶対にミスをしない調整方法

更にここから大変な作業があります。

それは、参加予定の方に一斉にメールを送ることです。前述の通り、Excelに転記した情報を元に、セミナー用のURL、開催の告知、開催後には参加のお礼のメールを送るなどをしなければなりません。これももちろん手動です。絶対にミスは出来ません。

この状況は良くないと思い、何か打開できる策はないか探しました。
そんな時に出会ったのが、AIさくらさんの日程調整ツールでした。

さくらさんの手に掛かれば、参加者に一斉に連絡をしたり、外部講師と社内で都合の良い日が一発で分かったりと、良いことづくめです。
更に、今使っているツールとの連携も簡単に行えるので、Googleカレンダーに自動的に予定が追加されたり、オンラインセミナーで使用しているZoomとも連携ができ、導入もかなりスムーズでした。

参加予定の方の情報も一目で分かり、管理も以前のような手動ではなく、自動的に行えるようになり、劇的に私の業務の負担が軽くなったのです。もちろんミスもありません。

単純な作業ほど、ツール導入で効率化するべき！

何事も、人の手だけで進めていくには限界があります。ミスをしたり、莫大な時間が掛かってしまったり、業務においてリスクを高めないためにも、自動化出来るところはAIを導入して、効率化していくべきだと思いました。