私は、新規営業担当として大手企業A社との商談を担当しました。社長から「必ず受注につなげろ」という厳しい期待を受け、気合が入りました。しかし、私はメール返信が苦手で心配性なため、A社からのメールは常にチェックするように心がけていました。
ある日、他の営業対応が重なり、A社からのメールに返信し忘れ、日程調整の勘違いが起こっていたことに気づきました。
そのまま打ち合わせ当日を迎え、大事な商談でメール送信ミスが発覚してしまいました
そして、ついに来た打ち合わせの当日、A社から「今、御社前に到着しました」との電話を受けました。
私は驚きとともに、勘違いしていたことに気づきました。そのまま打ち合わせに臨むことになりましたが、商談準備が不十分であったため、受注には結びつきませんでした。
私はこのミスを社長に指摘され、反省しました。
「必ず返事をするように」と教わってきたにもかかわらず、私はメールの確認を怠っていたのです。
この経験から、私は自分のスケジュール管理能力の向上に取り組むことを決意しました。
もし早めに返信できれば、スケジュール調整はスムーズにいくはずだったのに。
でもメールの返信に時間をかけるのが苦手で、うまくいかなかったことが何度もあった。
だったら、秘書のように返信してくれる人がいたらいいな。
そんなとき、便利なスケジュール管理機能が紹介されたサイトを見つけました。
そこには、自動で返信してくれるAIの日程調整ツールがあるというのです。
しかも、打ち合わせの日程を調整して確認のメールまで代行してくれるとのことです。
半信半疑だったが、無料で試せるということで社長に相談して、まずは試してみることにしました。
日程調整ツールを導入したことで、大きな変化が起こりました。
それは、クライアントとの打ち合わせや予定調整が以前よりもスムーズに進むようになったことです。
私がやることは、URLをメールに添付して「URLを開いて出てくるカレンダーから都合のよい日程を選んでください」と伝えるだけです。
日程が調整されると、私が返信しなくてもAIが自動的に「予約を受け付けました。以下の日程で問題ないか確認してください」とクライアントに連絡してくれます。
しかも、クライアント側から日程を変更したときも、自動で返信してくれます。
私にも、「この日程で予約が入っています」とAIが通知してくれます。カレンダーにも自動で追加されるため、スケジュール管理も簡単になりました。
私は心配性なので、メールボックスをチェックできなくても、他の業務に集中できるようになりました。商談時にも、このツールについて話題になります。
「御社との日程調整はとても簡単でした。どのような日程調整ツールを使用しているのですか？私にも教えてください」
「実は、ティファナさんの日程調整ツールを使っているんです」
自分で全てのビジネスメールに返信することには限界があります。
そんなとき、適切な日程調整ツールを使うことでクライアントとの関係性が改善され、仕事の受注量も増加しました。
今後もAIの日程調整ツールの力を頼りにして、会社の売り上げに貢献していきたいと思います。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
