私は大手製造業の中堅社員で、製品の企画から開発、販売までを統括しています。
しかし、業務の中で最も苦労しているのは、製品開発のスケジュール調整と担当者の日程管理です。
当社の関連会社は10社以上あり、全国に散在する従業員や現場作業者が100人を超え、会議をする際は参加者全員のスケジュールを調整する必要があります。
以前は手動でスケジュールを調整していましたが、誤りやミスが多く、大量の時間がかかっていました。それでも、日程調整に追われてサービス残業することがありました。
そこで、会社から提案された従業員向けの共有カレンダーを試しました。
しかし、実際に導入してみると、担当者や企業とスケジュールの重複が頻繁に発生し、私が管理を全て担当することになってしまいました。
結果的に、逆に仕事が増えて時間に追われる日程調整が、開発に悪影響を与えることになります。
このままではいけないと考え、解決策を探し始めました。
ある日、私はインターネットでスケジュール管理ツールを探していました。
そこで目にしたツールは、AI（人工知能）がスケジュール調整を担当する画期的なものでした。
そのツールは、他の日程調整ツールと同様に便利な機能を備えていましたが、AIを搭載しているという点が特徴的でした。
しかし、これまで共有カレンダーを利用して失敗した経験から、期待はあまりしていませんでした。
AIを管理することが仕事の負担になるのではないかと懸念していました。
ただ、このままでは仕事が遅れるため、導入することに決めました。
導入を決めたAIの日程調整ツールはこちら
しかし、ツールを導入してすぐに驚くべき効果が現れました。
AIがスケジュール調整を完全に担当してくれたため、手動で調整する手間がほとんどなくなりました。
しかも、AIが管理するため、今までのような誤りや重複がなくなり、スムーズにスケジュールを調整することができるようになりました。
遠隔地でも調整が簡単になったため、コミュニケーションの負担も大幅に軽減されました。
導入前は不安もありましたが、AIによるスケジュール管理ツールの導入によって、劇的な改善を実現できました。
前章で触れたAIを活用したスケジュール管理ツールの中でも、ChatGPTの技術は特に注目されています。この章では、ChatGPTを活用した日程調整ツールがもたらす具体的な効果を、紹介します。
ChatGPTは、自然言語処理技術に基づいたAIで、人間のように自然な会話を生成します。このAI技術を日程調整に応用することで、効率的で正確なスケジュール管理が可能になります。
ある中堅IT企業では、ChatGPTを搭載した日程調整ツールの導入により、会議のスケジュール調整にかかる時間が従来の40%減少しました。具体的には、平均30分かかっていた調整作業が、導入後は18分に短縮。また、メールでのやり取りも50%削減されました。AIによる自動調整が導入されることで、手動での調整やコミュニケーションの負担が大幅に軽減されたのです。
個人レベルでは、家族のスケジュール調整がこれまで平均40分かかっていたものが、ChatGPTを活用することで20分に短縮されました。この結果、家族と過ごす時間が増え、予定調整にかかるストレスも軽減されました。
ChatGPTを活用した日程調整ツールは、その高速かつ正確なスケジュール管理能力によって、ビジネスシーンはもちろん、プライベートにおいても大きな効果を発揮します。日程調整にかかる時間や労力が削減されることによって、より重要な業務や家族との時間に集中できるようになるのです。
現在、製品開発のスケジュール調整はもちろん、他の業務においても、AIの日程調整ツールは必須のツールとなりました。
スムーズなスケジュール調整によって、製品の開発期間を短縮し、販売期間を早めることができるようになりました。
また、AIが製品の販売促進に貢献してくれる未来も期待されています。
その上、AIの日程調整ツールを導入したことで、意外な利益を得ることができました。
例えば、過去にAIが調整したスケジュールのデータを読み取ることで、製品開発期間を正確に見積もることができるようになりました。
次の製品開発でも、より正確なスケジュールの見積もりができるようになり、AIが自動化してくれたおかげで業務効率が向上しました。
スケジュール管理ツールを使えば、自分達に恩恵があることを知りました。
最初は、AIによる日程調整に対して不安を感じていました。
しかし、実際に導入して利用した結果、その不安は杞憂であったことがわかりました。
AIはスケジュール調整に非常に優れており、優秀な秘書のように機能してくれることがわかりました。
今では、製品開発のスケジュール調整はもちろんのこと、他の仕事の日程調整にも欠かせないツールとなっています。
AIの日程調整ツールを導入することで、製品開発期間を短縮し、販売期間を早期化することができました。
また、AIがスケジュール調整を行う際に生成するデータを利用することで、次の製品開発においてより的確なスケジュールの見積もりを行うことができるようになりました。
AIの日程調整ツールは、今後も優秀な秘書のような働きをしてくれることが期待されます。
私たちはAIと協力して、よりスムーズな仕事の進め方を模索していくつもりです。
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【日程調整さくらさん】商談・会議など参加者とのスケジュール調整をAIが代行
澁谷さくら（AIさくらさん）
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