Googleカレンダーとの連携で面接日程の調整を自動化！採用業務の効率化に成功した方法

忙しくて時間が取れない採用担当者

私は、ある製造業の企業で採用担当者として日々仕事を行っています。
採用担当の人数も限られているため、業務は常に多忙で、特に求職者との面接や選考の日程調整に多くの時間を費やしており、悩んでいました。
面接希望者が一人であれば良いのですが、そんなわけにはいかず、募集に対して大量の応募が来ている状態です。

1人1人手動で自分のスケジュールと照らし合わせて面接日程の調整を行っていたため、全ての予定を考慮しながら作業を行うとかなりの時間を必要とし、設定には苦労していました。
時には投げ出したくなるくらい負担となることもあり、何か良い方法が無いかと模索していました。

そんな時、日程調整を自動化するあるサービスを見つけたのです。

自動化サービスの登場

私が見つけたのは、「日程調整ツール」というサービスです。

何ができるのか簡単に言えば、今まで手動で行っていた日程の候補日出しから、参加者のカレンダー追加など、スケジュール調整に関わる業務を自動化してくれるものでした。


作業負担を一刻でも早く減らしたい私は、社内でも相談をし、新しいサービスを試してみることに決めました。
この日程調整ツールは、Googleカレンダーから私の予定を読み込み、空いている日時を抽出。そこから私が希望する日程に絞った上で、面接希望者が日時を選択するだけで面接日を決めることができました。

他の採用担当者も私と同じくこのツールを使ったところ、面接希望者のスケジュールを確認し、自分のスケジュールと比較することなく、簡単に面接日程を設定することができました。

効率化の実現

この自動化サービスの導入により、私たちは採用業務の効率化を実現することができました。
以前は面接日程を調整するのに、自分達のスケジュールを見ながら候補日を出し、面接希望者に都合の良い日時を選んでもらう一連の作業を全て手動で行って来ました。
面接希望者の中には連絡がない、もしくは遅い人や、リスケジュールを申し出てくる人も多く、そのたびに何度も予定再調整の連絡を行っていました。
しかし、ツールの導入により、リスケ含め全て自動化してくれるため、作業の手間を大幅に削減することができました。

また、日程調整ツールは、社内の会議やスケジュール調整にも利用することができます。Googleカレンダーに予定を登録するだけで、簡単に日程調整ができるため、他の業務にも余裕が生まれました。
このように、自動化サービスの導入により、私たちは採用業務だけでなく、全体的な業務の効率化を実現することができました。

面接の日程調整以外にも使える汎用性の高いサービス

日程調整ツールは、面接だけでなく、社内の会議やスケジュール調整にも利用することができます。

例えば、役員会議の日程調整の場面でもツールが活躍します。
日程調整ツールは参加者全員のカレンダーや、会議室の空き情報も全て見た上で候補日を抽出するため、確実に日時を抑えられるようになりました。

役員も忙しいため、スケジュールの都合上日程の再調整が発生するとなかなかメールの返信がこず時間がかかっているような状況もありましたが、そんな事態も無くなりました。
日程調整ツールが日程の調整から、リスケ時の再調整まで一気通貫して自動化してくれるためです。

今後の期待

この自動化サービスの導入により、私たちは採用業務の効率化を実現することができました。
しかし、まだまだ改善の余地はあります。

例えば、自動化サービスによって設定された面接日程に対して、面接官からの返信が遅れた場合、その後のスケジュールに影響を与えることがあります。
このような場合には、自動化サービスと連携するリマインダー機能の導入が求められます。


今後も、私たちは自動化サービスを活用し、より効率的な採用業務の実現を目指していきます。
採用プロセスのスピードアップや、候補者とのコミュニケーションの改善など、さまざまな課題に取り組んでいくことで、より優秀な人材の採用や、企業の成長に繋がる採用業務の実現を目指していこうと思いました。