WebExとは、アメリカのCisco社が提供するWeb会議ツールで、世界中の企業で利用されています。無料プランでも以下のような機能が利用可能です。
・画面共有
・チャット
・ホワイトボード
・リアクション
・投票
・ブレイクアウトセッション
・録画
これらの機能は他のWeb会議ツールでは有料版でしか提供されていないものもありますが、Cisco Webexでは無料で提供しています。
また、Cisco Webexには無料プランと次の3つの有料プランが用意されています。
【有料プラン】
・スターター（月額1,700円）
・ビジネス（月額2,700円）
・エンタープライズ（料金は営業担当者に問い合わせ）
有料プランでは、無料プランでは利用できない機能も提供されています。例えば、ミーティング時間が24時間になる、ミーティング参加人数が増える、クラウド上での録画が可能になる、代理主催者の追加が可能になる、ファイル転送が可能になるなどです。
これらの機能と使いやすさから、WebExは世界中の企業で広く利用されています。無料プランでも十分な機能が提供されているため、初めての方でも安心して利用することができます。
WebExの基本的な利用方法について説明します。
まず、WebExを利用するためには、アカウントを作成する必要があります。WebExの公式サイトにアクセスし、「Webex Meetingsを無料でご利用ください。」と表示された箇所にメールアドレスを入力します。その後、表示される名前を入力し、パスワードを設定します。パスワードは8文字以上、2文字以上の半角英数字を使い、大文字と小文字を使い、1文字以上の数字を使う必要があります。
アカウント作成後、WebExのアプリをダウンロードします。アプリはパソコンからもスマートフォン、タブレットからも利用可能です。
次に、ミーティングのスケジュール方法についてです。WebExでは、オンラインコミュニケーションを「ミーティング」と呼びます。ミーティングを主催する人を「主催者」と呼び、参加者を「参加者」「ゲスト」と呼びます。「主催者」が開催した「ミーティング」に「参加者」として出席することで、「主催者」と「自分」と「他の参加者」とでリアルタイムにオンラインコミュニケーションをとることができます。
ミーティングに参加する方法は、主催者から「ミーティング」の招待メールが届きます。その中に記載された「ミーティングに参加する」と書かれた緑のボタンを押すと、アプリが自動的に起動して「ミーティング」に参加することができます。
以上が、WebExの基本的な利用方法です。これらの手順を踏むことで、WebExを活用して効率的なオンラインコミュニケーションを行うことができます。
WebExを効率的に使うためには、以下の設定と機能を理解し、活用することが重要です。
まず、WebExの画面下部にはいくつかのボタンがあります。それぞれのボタンの使い方は次の通りです。
・「ミュート」：自分のマイクをオン・オフに切り替えることができます。オフにすると赤斜線が表示されます。
・「ビデオ」：自分のカメラをオン・オフに切り替えることができます。オフにすると赤斜線が表示されます。
・「共有」：自分のPC画面を参加者と共有することができます。共有する内容は選択することができます。
・「録画」：ミーティングを録画することができます。録画先は録画開始時に設定することができます。
・「参加者」：現在のミーティングに参加している参加者リストを表示します。参加者リストには、参加者それぞれのマイク、カメラのオン・オフも表示されます。
・「チャット」：チャット画面を表示します。宛先は「全員」「主催者」や参加者など選べます。
また、「その他」ボタンを押すと、「招待および催促」を選ぶことで、ミーティングに参加して欲しい人に招待状を送ることができます。
これらの機能を活用することで、WebExをより効率的に使うことができます。特に、画面共有やチャット機能は、オンラインミーティングでのコミュニケーションを円滑にするために重要な機能です。また、ホワイトボードやリアクション、投票、ブレイクアウトセッションなどの機能も、ミーティングの進行や参加者の意見を集めるのに役立ちます。
さらに、WebExではコンテンツ共有用の拡張機能も利用することができます。これにより、ミーティング中に他のアプリケーションの画面を共有したり、特定のドキュメントを参加者全員と共有したりすることが可能になります。
以上のように、WebExの各種設定と機能を理解し、適切に活用することで、オンラインミーティングの効率化を実現することができます。
日程調整ツールとは、複数の人々のスケジュールを一括で管理し、最適な日程を見つけ出すための便利なツールです。これは、ビジネスミーティングやイベントの計画、友人や家族との集まりなど、さまざまなシチュエーションで役立ちます。
日程調整ツールは、参加者全員の都合を一度に確認し、最適な日程を自動的に提案してくれます。これにより、メールやチャットでのやりとりを大幅に減らすことができ、時間を節約することができます。また、参加者が自分の都合を入力するだけでなく、ミーティングの主催者が参加者の都合を確認し、最適な日程を決定することも可能です。
日程調整ツールは、時間帯の違う国際的なミーティングや、大人数のイベントの計画など、複雑な日程調整を簡単にするための強力なツールです。これにより、ミーティングの主催者は、日程調整にかかる時間とストレスを大幅に削減することができます。
また、日程調整ツールは、リマインダーや通知機能を備えているものもあり、ミーティングの日程が近づくと自動的に参加者に通知することができます。これにより、ミーティングの忘れ物を防ぐことができます。
以上のように、日程調整ツールは、効率的なスケジュール管理を実現し、時間と労力を節約するための強力なツールです。
「日程調整さくらさん」は、AI技術を活用した日程調整ツールです。
その最大の特徴は、打合せ相手との日程調整から連絡文の作成、会議室の予約、スケジュール管理まで時間と手間がかかる作業を全て人に代わって行ってくれる点です。
これは、ChatGPTというAI技術を搭載しているため、人間らしい自然な文章で連絡文を作成することが可能です。
「日程調整さくらさん」の使い方はとても簡単です。まず、AIさくらさんが発行するURLを相手にメールで送ります。そのURLから相手は自分の都合の良い日程を選択します。そして、全ての参加者が日程を選択し終えたら、最適な日程をAIが自動的に決定します。また、連絡文の作成もひな型を自動で作成するため、今までかかっていた時間が大きく短縮されます。
このように、「日程調整さくらさん」は、日程調整の手間を大幅に減らし、ビジネスパーソンの業務効率を向上させる強力なツールです。
「WebEx」と「日程調整さくらさん」を組み合わせて使うことで、スムーズなWeb商談を実現することが可能です。まず、「日程調整さくらさん」を使って参加者全員の都合を確認し、最適な日程を決定します。その後、決定した日程をWebExに入力し、ミーティングを設定します。
この組み合わせのメリットは、日程調整とミーティング設定の手間を大幅に削減できることです。特に、大人数のミーティングを設定する際や、参加者が多岐にわたる場合にはその効果を大いに発揮します。また、「日程調整さくらさん」はAIを活用しているため、人間が行うよりも高速かつ正確に日程調整を行うことができます。
ただし、注意点としては、WebExと「日程調整さくらさん」の設定を正しく行うことが重要です。また、参加者がWebExと「日程調整さくらさん」の使い方に慣れていない場合は、事前に説明を行うなどの配慮が必要です。
このように、「WebEx」と「日程調整さくらさん」を組み合わせることで、スムーズなWeb商談を実現し、ビジネスの効率化を図ることができます。
オススメの日程調整ツールについては、以下記事でもっと詳しく説明していますので、興味があればご覧ください。
→日程調整ツールのまとめ完全版！各サービスの違いも1分で即分かる！
AIさくらさん（澁谷さくら）
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