日程調整ツールとは、会議や打ち合わせなどのイベントの日時を参加者の希望に合わせて自動的に調整できるツールのことである。日程調整ツールには、以下のような機能がある。
・候補日時の設定
イベントの主催者は、候補となる日時を複数設定することができる。
・出欠確認
イベントの参加者は、候補日時の中から出欠や希望日時を選択することができる。
・日程決定
イベントの主催者は、参加者の回答をもとに最終的な日程を決定することができる。
・通知・連携
イベントの詳細や日程変更などを参加者にメールやLINEなどで通知したり、GoogleカレンダーやSalesforceなどの他のツールと連携したりすることができる。
日程調整ツールを使うことで、どのような効果が得られるかを具体的な数字や事例で示す。
メリット１：複数人の日程調整を自動化できる
複数人の予定を一人ひとり確認して、イベント日時を決めるのは時間と手間がかかる。日程調整ツールを利用すると、参加者全員にイベントの詳細が書かれたURLを送信するだけで、出欠の有無を確認できる。複数人を対象として日程調整ができるため、時間短縮につながる。
事例１：株式会社スケコンは、無料で始められる日程調整&オンライン名刺交換サービス「スケコン」1 を提供している。同社によると、「スケコン」を使うことで、1件あたり30分かかっていた日程調整が5分に短縮されたという。また、「1週間に30件ものMTGも簡単に日程調整が出来た」という利用者の声もある1。
事例２：株式会社eeasyは、ビジネス向けクラウドサービス「eeasy」2 を提供している。同社によると、「eeasy」では、複数人から同時に予約受付が可能であり、予約枠ごとに最大予約人数やキャンセル期限なども設定できるという。また、「eeasy」では、予約枠ごとに異なるメッセージテンプレートや質問項目も設定できるため、参加者へのフォローアップも効率的に行える2。
メリット２：一人ひとりに説明する手間が省ける
イベントに参加してもらうためには、まずそのイベントがどのようなものなのか、開催日時や場所、内容を参加してほしい人に説明する必要がある。日程調整ツールでは、対象者にイベントのwebサイトなどのURLを送付可能だ。イベントの詳細を自動で簡単に共有できるため、一人ひとりに説明する手間が省ける。受信した側も、Web上で内容を簡単に把握できるので、スムーズに参加の可否を判断できる。
事例１：株式会社伝助は、ビジネス向けオンライン予約システム「伝助」 を提供している。同社によると、「伝助」では、予約ページ上にイベントや商談などの内容や目的を記載し、URLを送信するだけで予約受付が可能だという。また、「伝助」では、予約ページ上から直接Web会議URLも発行できるため、オンライン商談や相談も簡単に行える。
事例２：株式会社トントンは、「LINEスケジュール」 を提供している。「LINEスケジュール」では、「LINE公式アカウント」と連携して予約受付や通知機能を提供している。同社によると、「LINEスケジュール」では、「LINE公式アカウント」上から予約ページへ遷移しやすくしたり、「LINE公式アカウント」上から予約内容やキャンセル方法などを通知したりすることが可能だという。「LINE公式アカウント」と連携することで、「LINE」上から予約まで完結させられるため、利便性が高い。
日程調整ツールにはさまざまな種類や機能がありますが、どのようにして自分に合ったものを選べばよいのでしょうか。ここでは、日程調整ツールの選び方について、以下の5つのポイントを紹介します。
選び方1：利用用途・目的に合っているか
日程調整ツールは、ビジネスで使うものとプライベートで使うものとでは、求められる機能や使い勝手が異なります。例えば、ビジネスで使う場合は、カレンダーやWeb会議ツールと連携できるものや、法人向けのプランがあるものが便利です。一方、プライベートで使う場合は、ログインや会員登録が不要なものや、飲食店の情報と連動できるものがおすすめです。自分がどのような目的やシーンで日程調整ツールを使いたいかを明確にしておきましょう。
選び方2：必要な機能が実装されているか
日程調整ツールには、基本的な機能として、候補日時の設定や出欠確認、日程決定などがあります。しかし、それだけでは不十分な場合もあります。例えば、複数人と日程調整をする場合は、グループウェアと連携できるものや投票形式で候補日時を決められるものが便利です。また、オンラインで会議や商談をする場合は、Web会議ツールと連携できるものや予約ページから直接Web会議URLを発行できるものがおすすめです。自分が必要とする機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
選び方3：使用頻度に合っているか
日程調整ツールには、無料で利用できるものから有料プランが用意されているものまでさまざまです。有料プランは、主にビジネス向けに特化した機能やサポートが充実していますが、その分料金も高くなります。自分が1か月にどれくらい日程調整ツールを使うかを考えておきましょう。使用頻度が高くて機能性や安定性を重視する場合は、有料プランを選ぶと良いでしょう。使用頻度が低くてシンプルな機能で十分な場合は、無料プランでも問題ありません。
選び方4：適正な料金か
日程調整ツールの料金は、サービスごとに異なります。無料プランでも十分な機能が備わっているものもありますし、有料プランでも安価なものから高価なものまで幅広くあります。自分が予算内で利用できるかどうかを確認しましょう。また、料金体系もサービスごとに異なります。例えば、月額固定制や予約件数制や利用者数制などがあります。自分の利用パターンに合った料金体系を選ぶことで、無駄な出費を防げます。
選び方5：操作は簡単か
日程調整ツールは、操作性や見た目も重要なポイントです。操作が煩雑だったり見た目がわかりにくかったりすると、使い勝手が悪く感じますし、相手に不快感を与える可能性もあります。操作は簡単かどうかを確認する方法としては、無料トライアルやデモ版などを利用してみることです。実際に自分で操作してみて感触を確かめましょう。
日程調整ツールを使うことで、スケジュール調整の効率化やコミュニケーションの円滑化に大きく貢献できます。しかし、ただ使うだけではなく、活用方法にも工夫が必要です。ここでは、日程調整ツールの活用ポイントについて、以下の4つを紹介します。
活用ポイント1：自分のニーズに合ったツールを選ぶ
日程調整ツールにはさまざまな種類や機能がありますが、すべてのツールが自分に合っているとは限りません。例えば、ビジネスで使う場合は、グループウェアやWeb会議ツールと連携できるものや、法人向けのプランがあるものが便利です。一方、プライベートで使う場合は、ログインや会員登録が不要なものや、飲食店の情報と連動できるものがおすすめです。自分がどのような目的やシーンで日程調整ツールを使いたいかを明確にしておきましょう。
活用ポイント2：候補日時を適切に設定する
日程調整ツールでは、候補日時を設定することで、参加者が自分の都合の良い日時を選択できます。しかし、候補日時を適切に設定しないと、逆に日程調整が難しくなることもあります。例えば、候補日時をあまりにも多く設定すると、参加者が迷ってしまったり、絞り込みが難しくなったりします。また、候補日時をあまりにも少なく設定すると、参加者が都合の良い日時がなかったり、無理して参加したりします。候補日時は参加者の数や予定の性質に応じて適切な数に設定しましょう。
活用ポイント3：期限やリマインダーを設定する
日程調整ツールでは、期限やリマインダーを設定することで、参加者に回答を促すことができます。期限は予定の性質や緊急度に応じて適切な日付に設定しましょう。期限が近づくと参加者は回答を急ぐようになりますが、期限が遠すぎると回答を先延ばしにしたり忘れたりする可能性もあります。リマインダーは期限前にメールや通知で参加者に回答を催促する機能です。リマインダーは回答率を高める効果がありますが、頻繁に送ると参加者に不快感を与える可能性もあります。リマインダーは必要最低限の回数に設定しましょう。
活用ポイント4：予定確定後も連絡を怠らない
日程調整ツールでは、予定確定後も連絡を怠らないことが重要です。予定確定後は参加者全員に確認メールや通知を送りましょう。また、予定変更やキャンセルなどが発生した場合は速やかに連絡しましょう。予定確定後も連絡を怠ると、参加者が混乱したり不信感を抱いたりすることがあります。予定確定後も連絡を怠らないことで、円滑なコミュニケーションを保つことができます。
日程調整ツールは、さまざまなシーンで活用できます。ここでは、日程調整ツールのおすすめ事例について、以下の3つを紹介します。
事例1：ビジネスでの商談や会議のスケジューリング
ビジネスでの商談や会議のスケジューリングにも、日程調整ツールが役立ちます。日程調整ツールでは、自分の空き時間を共有し、相手に予約ページから日時を選んでもらうことができます。また、グループウェアやWeb会議ツールと連携できるツールもあります。これにより、社内外のスケジュール管理や会議室の予約なども効率的に行えます。ビジネスでの商談や会議のスケジューリングには、日程調整ツールを活用してみましょう。
事例2：チームでのプロジェクト管理やタスク調整
チームでのプロジェクト管理やタスク調整にも、日程調整ツールが有効です。日程調整ツールでは、チームメンバー間のスケジュール共有やタスクの進捗管理ができます。また、カンバン方式やガントチャートなどで管理できるツールもあります。これにより、プロジェクト全体の見通しや優先順位付けが容易になります。チームでのプロジェクト管理やタスク調整には、日程調整ツールを活用してみましょう。
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