チャットGPTを社内規程に適用する！「読まれないルール」を「使えるナビ」に変える方法と課題

1. チャットGPT導入で「社内規程」はどう変わる？

従来の社内規程は「PDFの山」でした。これを探す手間が、従業員の時間を奪っています。

「探す」から「聞く」への転換

チャットGPT（LLM）を社内規程に適用する最大のメリットは、**「自然言語で質問できること」**です。
「慶弔休暇は何日？」といった単純な質問だけでなく、「祖母が亡くなったんだけど、何日休めて、申請はどうすればいい？」といった文脈を含んだ質問に対しても、AIが規程を読み解き、的確な回答を生成します。

しかし、そのままでは使えない？（課題）

汎用的なChatGPTは「もっともらしい嘘（ハルシネーション）」をつくリスクがあります。
「就業規則では副業禁止」なのに、AIがネット上の一般論を拾って「副業は可能です」と答えてしまえば、労務トラブルに発展しかねません。
そのため、**「社内データのみを参照する（RAG）」仕組みと、「学習データとしての利用を防ぐ」**セキュリティ対策が必須となります。

2. 【事例応用】2万人を誘導した「おもてなし」を社内ルールへ

「規程を守らせる」のではなく「自然と守りたくなる」環境を作るにはどうすればよいか。
その答えは、九州観光機構様の成功事例にあります。同機構は、観光アプリ内のAIチャットボットで、アナログな案内業務を自動化しました。

「旅マエの計画」を「仕事マエの確認」へ

同機構では、AIが**「利用者の希望に合わせた観光地やイベントを提案」し、旅前の計画をサポートしています。
これを社内に置き換えると、「出張前の規程確認」や「プロジェクト開始時の稟議ルール確認」といった「仕事に取り掛かる前の準備（計画）」**をAIがサポートする形になります。
「スマホから手軽に」アクセスできる環境を作ることで、従業員は移動中や隙間時間にルールを確認でき、コンプライアンス違反を未然に防げます。

「堅苦しさ」を払拭するキャラクター戦略

社内規程は堅苦しく、敬遠されがちです。
同機構が公式キャラクター「きゅーちゃん」とAIをコラボさせ、**「親しみやすく分かりやすい会話体験（デジタルおもてなし）」**を実現した点は、社内運用でも非常に参考になります。
無機質なテキストではなく、親しみやすいキャラクターAIが「申請はこちらですね」と優しくナビゲートすることで、従業員の心理的ハードルを下げ、問い合わせの総数を減らすことができます。

3. 失敗しない「社内規程AI」の構築ステップ

社内規程に特化したAIを導入する際は、以下のステップが重要です。
▼ 【比較表】汎用ChatGPT vs 社内特化型AI

Step 1: データの整備（カスタマイズ）

AIは魔法ではありません。まずは、就業規則、経費規定、セキュリティガイドラインなどの文書をAIが読みやすい形式に整理します。

Step 2: 正確性のチューニング

「特許取得のAIさくらさん」のように、回答の根拠となるドキュメントを引用（出典明記）できるツールを選びます。これにより、従業員はAIの回答が正しいか即座に元データで確認できます。

Step 3: フィードバックによる改善

九州観光機構様が**「今後は多言語対応や交通ルート提案機能などを追加」**と進化を目指しているように、社内AIも「答えられなかった質問」をログから分析し、規程自体の不備や不足を見つけて改善していくサイクルが重要です。

4. よくある質問（FAQ）

Q1: 社内規程が変わった場合、AIの修正は大変ですか？
A: RAG対応のAIであれば、参照元のPDFやWordファイルを差し替えるだけで、即座に最新の回答に反映されます。再学習（ファインチューニング）のようなコストはかかりません。
Q2: セキュリティ面で気をつけることは？
A: 入力した質問内容（「パワハラを受けた」など）が外部に漏れないよう、ログの閲覧権限管理が厳格なツールを選んでください。また、AIモデルの学習にデータを利用しない契約（オプトアウト）ができるベンダーを選定することが必須です。

記事のまとめ

チャットGPTを社内規程に適用することは、単なる「検索の効率化」ではありません。
九州観光機構様が観光客に対して行ったように、従業員に対しても「迷わせない」「親しみやすい」ナビゲーションを提供することで、組織全体の生産性とコンプライアンス意識を向上させる取り組みです。