私は百貨店の洋服店に入社した新人で、主に衣類の販売数を調べたり、新商品の発注を担当しています。初めはミスを重ね、色々な人に迷惑をかけてしまいましたが、最近ようやく仕事に慣れてきました。
先輩も私の成長を感じ取ってくれたようで、「そろそろ稟議書の作成を手伝ってほしい」とお願いされました。新店舗のオープンに伴い、新しい設備の導入には本社への稟議書提出が必要とのことでした。
稟議書作成を簡単に考えていた私ですが、実際にやってみると非常に大変な作業でした。以前は紙ベースだった稟議書は最近電子化され、提出の手間は減りましたが、新たな問題が浮上していました。
初めて稟議書を作成する際、私はシステムの複雑さに戸惑いました。稟議書の作成自体は、マニュアルとフォーマットを見ながら行いましたが、その操作は想像以上に複雑で、全ての必要事項を漏れなく入力し、関連資料を適切に添付するのに多くの時間を要しました。夜遅くまでかかってようやく完成させた稟議書を見直してみると、いくつかのミスがあり、修正作業にも時間を費やさなければならず、疲労感が増していきました。
一度提出した稟議書に対して、本社から「足りない資料がある」との指摘を受けました。しかし、確認すると資料は全て添付されていました。再提出した後、本社から「確認していたところがズレていた」と連絡があり、問題は本社のシステムの使い方にあったようです。
この出来事から、本社でもワークフローシステムの操作に苦労していることが分かりました。ITリテラシーの不足が原因で、稟議決裁システムの操作が十分に行えていなかったのです。特に、本社の担当者はシステムの新しい機能やインターフェースに適応できず、混乱が生じていたようです。
ITリテラシーが低下する要因としては、年齢や職種による差異、IT経験の不足、トレーニング不足、技術進化の速さが挙げられます。これらの要因が組み合わさることで、新しいシステムを使いこなせず、業務効率化が進まない原因となってしまいます。
特に、IT技術が急速に進化する現代において、システムの更新や新しいツールの導入は頻繁に行われます。しかし、これに伴う従業員のスキル向上が追いついていないことが、業務の停滞を引き起こしています。ITリテラシーの向上には、継続的な教育とトレーニングが不可欠です。定期的な研修を実施することで、従業員は新しいシステムやツールに迅速に対応できるようになります。また、日常的にサポートを受けられる環境の整備も重要です。質問や問題が生じた際に、すぐに対応できるサポートチームの存在は、ITリテラシー向上に大きく寄与します。
数か月後、本社でも稟議決裁システムの見直しが行われ、新しいシステムが導入されました。この新しいシステムは、画面が見やすく操作も簡単で、初めての人やITに不慣れな人でもすぐに使いこなせるものでした。操作に迷った時は、専用のチャットで質問ができるため、問題が即座に解決できるのも大きな利点です。
さらに、進捗状況が画面上で確認できるため、承認が止まっているかどうかを確認する手間も省けました。また、AIサポートの「さくらさん」が、申請期日のリマインドや承認状況のお知らせをしてくれるので、安心感がありました。例えば、忙しい業務の中で申請期日を忘れてしまいそうな時でも、さくらさんからの通知でそのリスクを未然に防ぐことができます。
新しいシステムの導入後、私たちの業務は格段に効率化され、稟議書作成に対する苦手意識も薄れていきました。以前は時間がかかり、ストレスの原因となっていた稟議書作成が、スムーズに進められるようになり、他の業務にも集中できるようになりました。このシステムは、私たちだけでなく、他の部門や他の企業にも大いに役立つと感じています。特に、稟議決裁に困っている会社にとって、このようなシステムは非常に価値があると確信しています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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