私は百貨店の洋服店に入社した新人です。
業務内容は主に衣類の販売数を調べたり、新商品を発注するなどを担当しています。
初めての仕事では発注ミスを起こしたり、別の部署に商品を届けてしまったりと、様々な失敗を起こしてしまいました。思い出しただけでも、色んな人に迷惑をかけました。
ですが、ようやく仕事に慣れてきたと自分でも感じられるまで成長したと思っています。
その様子をみた先輩も同じように感じていたらしく、「そろそろ仕事も慣れてきたから、今度は稟議書の作成を手伝ってほしい」とお願いされました。
先輩から説明を聞くと、今度新店舗を出すことが決まったとのこと。新しい設備を設けるにあたって、本社に稟議書の提出が必要になったそうです。
今までは先輩の方で全て行っていたそうなのですが、作成する内容が多く、時間も掛かるため、私にもできるようになってほしいとのことでした。
私は書類作成ぐらいなら難しくないだろう、と安易な考えをしていました。
ですが、こんなにも大変な業務だとは思ってもいませんでした。
以前は、稟議書は紙だったそうです。
指定されていたフォーマットをコピーし、内容を作成後に本社に届けていると知らされた時は驚きました。
時間が掛かり、他の業務にも多大な影響がでたことをきっかけに、最近書類が電子化されました。電子化されたことにより、届ける手間は減ったと先輩は教えてくれました。
しかし、稟議書を電子化したことで新たな問題が起きていました。
わたし「先輩、これどのように入力すればいいんでしょうか…?」
先輩「あ、それはここを選択後に、ここから内容をコピーしてきて入れる必要があるんだよね」
わたし「なるほど…ちなみにこれ英語で書かれていますが、具体的にはどれを差していますか」
先輩「えーと、それはなんだったけな、システムのマニュアルには書いてあるかな、ちょっと待ってね」
と、稟議書の内容を入力する画面がとても複雑です。
前に使用していたフォーマットは使用できないため、システムのマニュアルと稟議書のフォーマットの両方を確認して、書類を作成しなければなりませんでした。
稟議書を紙で作成しなくなったので、会社に送付する手間は減りました。
しかしこれでは、別の労力が必要になっており、あまり改善になっていないのでは…と新人の私でも感じるほどだったのです。
やっと作成し終わった初めての稟議書作成は、深夜まで掛かったのでした。
頑張って稟議書の作成やシステムの入力の仕方を覚えてしまえば、今回のように作業時間が掛かってしまう問題は解決できそうでした。先輩も慣れればもっと早くできるよ、と励ましてくれました。
私も早く稟議書の作成に慣れよう!あの電話をもらうまでは、と前向きに捉えていました。
本社「この前出してもらった稟議書なんだけど、なんか足りない資料があったから、もう一度見直してもらえない?」
わたし「え、こちらで確認して資料を全て添付したはずなのですが…ちなみにどの資料が足りなかったのでしょうか?」
本社「新しい設備を導入する時は、1つの会社の見積もりだけではなくて、他の会社の見積もりも必要なんだけど、1社分しか添付されてなかったよ」
わたし「そんなはずは…。きちんと3社分の見積もりを添付したのですが、こちら確認してみます」
電話が終わった後に提出した稟議書を見てみたのですが、そこには3社分の見積もりが添付されていました。なのに1社分しか添付されていないと本社からは電話があったのです。どうしてだろう....?
再度、本社の方に電話したところ、もう一度見てもそんな資料は添付はされていないと言われてしまいました。
疑問は残りましたが、仕方なく稟議書を作り直して再度申請しました。
次の日、本社から電話がかかってきました。先輩と顔を見合わせて、先輩が電話をとりました。
本社「すいません、見ていたところがズレていたらしく資料はありました、この前の稟議書で問題ないので次へ確認を回しておきますね!」
わたし「もっと早く言ってもらえれば作り直さなかったですよ!というか確認していたところがズレていたってどういうことですか?」
なんだか、雲行きが怪しくなってきました。
電話の内容を改めて先輩に聞くと本社でもワークフローシステムを使ってはいたのですが、なかなか操作が難しく、今回のようなチェックミスが起きたそうです。
マニュアルの内容も複雑なことや、社員のITリテラシーが不足していることもあり、稟議決裁システムの使い方を把握しきれてないとのことでした。
それからというものの、私が稟議書に対して苦手意識を持ったのは言うまでもありません...
新しいシステムを導入してもなかなかなじめない原因は、会社のITリテラシーが低下してしまっているからです。
ITリテラシーが低くなる原因としては、以下のようなことが挙げられます。
1. 年齢や職種などによる差異:若年層やIT業務に従事している人は、比較的高いITリテラシーを持っている傾向がありますが、年齢や職種によっては低い場合があります。
2. 経験の差異:ITを活用した業務に携わる機会が少なかったり、過去の経験がなかったりすると、ITリテラシーが低くなる場合があります。
3. トレーニング不足:ITリテラシーを向上させるためのトレーニングが不十分であったり、適切に実施されなかったりすると、ITリテラシーが低くなることがあります。
4. 技術進化の速さ:ITの技術進化が著しく、常に新しい技術やツールが出てくるため、それらに対応するためにも、ITリテラシーを維持・向上することが求められます。しかし、その追いつきにくさから、ITリテラシーが低くなることがあります。
このようなことから、社員が新しいシステムを上手く使いこなせず、業務効率や経費削減に繋がっていなかったという原因になりがちです。
そんな出来事があってから数か月、本社でも無駄な作業が発生していることと、使いこなせていない人が続出していることもあり、稟議書の仕組みの見直しと他の稟議決裁システムの導入が入りました。
とはいえ、他のサービスにしてもそんなに変わらないだろうな、と思っていたところ、新しく使い始めた稟議決裁システムをみて驚きました。
まず画面が使いやすいのです!
以前のはボタンや設定する項目が多く、操作が難しい画面だったのですが、新しいワークフローシステムの画面は項目ごとに色が付けられており、操作自体も工数が少なくすみます。また、使い方が分からないボタンがないために覚える操作が少ないのです。これなら分厚いマニュアルは必要がなく、初めての人もITに慣れていない人も覚えられます。
操作で分からない事があれば専用のチャットで本社にも、サポート会社にも質問することもできて、すぐに問題を解決できるのでストレスがありません。
それだけではなく、どこまで承認が通っているのか進捗状況が画面内で分かります。
稟議書の確認が止まっていないか電話することも必要もなく、申請した後にソワソワする機会が無くなったことが私的に嬉しいことでした。
それに、AIさくらさんがサポートしてくれるのでとても心強いのです。
最初はイラストで描かれた女の子がいるとしか思ってなかったのですが、質問しても素早く答えてくれるのがとても助かっています。申請期日をリマインドしてくれたり、決裁が通ればお知らせもしてくれて、ちょっと私だけの秘書みたいだなと感じています。
新入社員が入ったとしても、前のように書類作成につまづくことも無くなりました。今では会社が” ワークフローシステム(稟議決裁さくらさん) ”を導入してくれて良かったと思います。
もし稟議システムに困っている会社があれば、おすすめしたいですね。
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