煩雑なグループ共通稟議をどう統一したか？面倒なワークフロー刷新の舞台裏

ライセンス期限と複雑すぎて面倒なフローの壁

多くの企業が直面するのが、既存システムの運用限界です。
今回お話を伺ったケースでも、ライセンス期限というタイムリミットが迫る中、5〜8社ものシステムを比較検討されていました。

しかし、最大の障壁はシステムそのものではなく、自社が抱える複雑すぎる稟議フローにありました。

・合併によるルールの混在：A社は3段階、B社は5段階の承認が必要
・グループ共通化の難しさ：会社ごとに文化や決裁権限が異なり、一律のテンプレートに当てはめようとすると、かえって現場の業務が面倒になる

「どのシステムを見ても、結局は私たちがシステム側に合わせるしかないのか…」という諦めムードが漂う中、選定の基準となったのは、機能の豊富さ以上に当社の事情にどこまで寄り添ってくれるかという柔軟性でした。

選定の決め手は面倒なカスタマイズへの伴走体制

最終的に「ワークフローさくらさん」を提供しているティファナ・ドットコムが選ばれた理由は、価格面での納得感に加え、複雑なフローを紐解こうとする姿勢にありました。

実際、導入プロジェクトは決して平坦な道ではありませんでした。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）

インタビューでのこの言葉が、プロジェクトの密度を物語っています。
既存のパッケージ機能に業務を押し込むのではなく、現場の面倒な実務フローを一つひとつ整理し、システム側に実装していくプロセス。
この苦労を共にしたからこそ、どこにもない自社専用のワークフローが完成したのです。

一般的なパッケージ型と柔軟なカスタマイズ型の比較

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【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：既製品への合わせ込みが中心
柔軟なカスタマイズ型：自社の複雑なフローに柔軟に対応

【比較項目：導入時のサポート】
一般的なパッケージ型：マニュアル対応が主
柔軟なカスタマイズ型：伴走型で仕様を丁寧に調整

【比較項目：操作感（UI）】
一般的なパッケージ型：習熟に時間が必要
柔軟なカスタマイズ型：直感的でユーザーフレンドリー

【比較項目：導入の決め手】
一般的なパッケージ型：スペック・価格
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情に寄り添う姿勢
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【導入後の変化】説明不要で直感的に使える価値

苦労の末に完成したシステムは、現場に劇的な変化をもたらしました。
驚くべきは、その立ち上がりの早さです。

新しいワークフローを導入する際、通常は「使い方が面倒だ」という反発が現場から上がりがちです。
しかし今回は、簡単な共有だけで、特によく稟議を出す担当者は直感的に使いこなせているという結果になりました。

これは、初期段階で現場の面倒を徹底的に排除した設計にした恩恵です。
例えば、複雑な条件分岐（金額や部署によるルート変更）をシステムが裏側で自動処理することで、申請者はUI（ユーザーインターフェース）に従って入力するだけで済むようになっています。

「今後も、AIの力が必要な場面があればその都度相談したい。一緒に作り上げてきた安心感がある」という言葉通り、ツールを導入して終わりではなく、組織と共に成長していくワークフローの形が見えてきました。

よくある質問

Q1：複雑な独自ルールがある場合でも、ワークフローのシステム化は可能ですか？

A：はい、可能です。
　　パッケージを押し付けるのではなく、貴社の現在のフローに寄り添った柔軟なカスタマイズを行うことで、現場に負担をかけない移行が実現できます。

Q2：導入後、現場の社員が「使い方が面倒」と敬遠することはありませんか？

A：本事例のように、現場の使い勝手（UI）を重視して構築すれば、マニュアルを読み込まなくても直感的に操作が可能です。
　　頻繁に利用する担当者ほど、その利便性をすぐに実感いただけます。

【まとめ】ワークフローの面倒を解消して、攻めの経営を

既存の仕組みに無理やり合わせるのではなく、システムを自社に合わせる。
これこそが、形骸化した稟議を生きた意思決定に変える唯一の方法です。

貴社の独自の悩みを解決し、面倒な業務をスマートにするワークフロー構築について、まずは一度ご相談ください。

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