私は新入社員のころ初めての経験が多い中で、一番頭を悩まされたことがありました。
それは…稟議書の作成。
私の会社は電子機器を扱っています。電子機器を取り扱っているにも関わらず、稟議はアナログ。拍子抜けしたのを覚えています。
入社して初めて稟議書を作成してほしいと頼まれましたが、これがまた大変でした。
まず、そもそもどう作ればいいのか分からない。
先輩に聞くと「マニュアルを見て」と一蹴されました。
マニュアルを確認すると、声を大にして言えませんがとても分かりにくいんです。
結局何を記載してどんな情報が必要なのかまるで分かりません。
マニュアルを何度も何度も確認してやっとの思いで作成。
嘘のような話、稟議書の作成だけで1日費やすんです。
マニュアルを見て記載の仕方は分かっても、情報を取りに行く必要があります。
何回も関係者のもとを訪れ、作成します。
出来上がった稟議書は、承認フローに出す前に関係者に最終チェックしてもらいます。
その時点でミスがあり、また書き直し…。
何回か稟議書を作成していく中で、何とかならないのかと考え始めました。
そんななか見つけたのがティファナの「稟議決裁」。
意を決して上司に相談し、導入することとなりました。
「デジタル」といっても、結局紙が電子になっただけで、記載しないといけない多さや手間は変わらないのではないかという不安は正直ありました。
しかし画面を見て作業してみると、入力項目の少なさに感動したのを覚えています。
中でも一番感銘を受けたのがチャット機能。不明点や不安な部分があればわざわざ上司や先輩のもとまで向かわなくてもその画面で確認することができるのです。
AIも搭載されているため、基本的な機能で分からない部分があればすぐにAIチャットボットに質問することもできる点も魅力的でした。
1日かかっていた稟議書の作成が、デジタル化したことにより大幅に短くなり、他の仕事に充てる時間も多くなりました。
稟議をデジタル化したことにより、稟議書の作成も簡単になったのですが、稟議を回す手間も少なくなりました。
アナログの稟議の頃は、作成した稟議書を承認者の机まで持っていくのが当たり前でした。
もちろん不在の時もあるため、一日に何度も行ったり来たりしたことも。
その分時間はかかるし、他の仕事は終わらないし…で面倒に思うことも多々ありました。
デジタル化し、デバイスさえあれば時間や場所を問わないため、「提出」のボタンを押せば完了。
実際に決裁者の席まで向かうことがなくなったため、他の仕事に充てる時間もその分多くなり残業時間も減少。
デバイスがないとそもそも稟議を回せないというデメリットもありますが、スマホは肌身離さず持っているため、何かあればスマホで見ればいいのです。
紙で回していた稟議ですが、電子に移行したことで稟議書作成の時間や稟議を回す時間が格段に減りました。
セキュリティ面についてもISOや特許を取得しているティファナなら安心。
紙の稟議をやめてデジタルを有効活用し、稟議にかける時間を少なくして効率的に稟議を回していこうと思います。
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