卸売業は、製造業や販売業から大量に商品を購入し、小売業などに販売するビジネスです。
私は卸売業を営む会社で稟議の管理を担当しています。卸売業界の特徴として、商品のバリエーションが豊富であり、取引の量も多いことが挙げられます。
大量に商品を購入する際、単一の商品だけでなく新規購入も頻繁に行われるため、稟議の数も多くなります。それに伴って、稟議の手順も複雑になりがちなのが現状です。
私が稟議を管理する中で、大きな悩みがありました。それは稟議の運用方法です。
現在、稟議は紙に書いて提出する形式で行われていますが、この方法は予想以上に手間がかかります。卸売業においては大量の商品を取り扱うため、判断ミスがあれば大きな損失につながる可能性があります。
そのため、記載箇所も多く、手順も複雑です。稟議書は期日ぎりぎりに回ってくることも少なくなく、決裁が間に合わずビジネスチャンスを逃してしまうこともしばしばです。また、紙に書かれた稟議書を保存・管理するにも時間と手間がかかります。
稟議書が増えれば増えるほど管理も困難になります。最近では稟議のジャンルも多様化しており、保存せざるを得ない状況になっています。紙のため、稟議書が紛失したり破損したりする可能性もあります。何度か整理を試みましたが、数や種類が多くて結局は諦めざるを得ませんでした。手書きによるミスも起こり得るため、差し戻しの回数が増えて決裁までたどり着かないことにも不安を感じていました。稟議は会社の決定事項や必要な手順を踏む必要があるため、時間がかかるものだと私も理解しています。
ただ、稟議の管理者として、もっと効率的な運用方法があるのではないかと考えていました。例えば、稟議専用のシステムを導入することなどです。
そんな中、私たちの会社ではなんと稟議の電子化が決定されました！稟議専用のシステムを導入することになり、私は大いに期待しました。
どうやら私が感じていたことは他の社員も考えていたようで、DXの一環としてまずは稟議専用のシステムを導入することになったそうです。ただし、急な話だったため、移行中は不安で何度も担当者に確認しました。新しいシステムによってルールが変わるのか、社員が勝手に操作できるのではないかなど、心配事を相談しました。稟議のシステムが開始される前に、私は管理側として変更しないでほしい点と、変更しても問題ない点を電子化を担当するスタッフに説明し、理解してもらえるように努力しました。
打ち合わせにも参加させてもらい、私の懸念事項を聞いてもらい、準備を進めてもらいました。実際に稟議の電子化が開始されると、手順の自動化やデータベース化により手間やミスが減り、私たちは大きな利益を得ることができました。また、ルールも明確に定められ、安心して運用できるようになりました。
稟議の電子化によって、私たちはよりスムーズに仕事を進めることができるようになりました。社員からの問い合わせにも対応しなければならない部分もありましたが、稟議の使い方を教えてくれるAIがシステムに搭載されていたため、問題を最小限に抑えることができました。最初は社員がAIさくらさんに質問する内容があるため、周知を徹底させる必要がありましたが、その結果は十分に報われました。
稟議の電子化により、私たちは時間に余裕を持つことができ、他の業務をより良い方向に進めることができるようになりました。以前は商品の検討会をじっくり行うことができなかったので、これは嬉しい誤算です。ワークフロー（AI稟議決裁）の導入により、会社全体の動きが改善されたと感じます。
私の会社では、ワークフロー（稟議決裁システム）は欠かせないツールとなりました。今後も稟議以外の業務の電子化を進め、さらに良いビジネスを展開していきたいと考えています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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