手間を一切なくす！？夢のような稟議の回し方とは

卸売業の稟議の現実

卸売業は、製造業や販売業から大量に商品を購入し、小売業などに販売するビジネスです。

私はそんな卸売業を生業とする会社で、稟議を管理しています。
卸売業界の特徴として、商品のバリエーションが豊富であり、取引の量も多いことが挙げられます。
大量に商品を購入しますが、購入する商品も一つではありません。新規購入も少なくないため、稟議もたくさん回ります。
それに伴って、稟議の手順も複雑になりがちなのが現状でした。

保存や管理、数えるときりがない紙の稟議の問題点

私が稟議を管理する中で、大きな悩みがありました。それは稟議の運用方法です。
稟議は、紙に書いて提出するようになっているのですが、運用が思っていた以上に大変でした。

卸売業で大量購入ということもあり、判断を間違えると大きな損失になりかねません。そのため記載箇所も多く、手順も複雑です。
期日ぎりぎりに回ってくることも少なくないため、決裁が間に合わずビジネスチャンスを逃してしまうこともしばしば。
紙に書いた稟議書は、保存や管理に時間と手間もかかります。

稟議書が増えれば増えるほど管理も大変になり、最近は稟議のジャンルもばらばらで保存せざるを得ない始末です。
紙のため、紛失や破損の可能性があり失くしてしまった稟議書も実はあります。
何度か整理をしてみようとしましたが、数や種類が多く結局断念。
手書きによるミスもあるため、差し戻しが何度も起きて決裁まで回らないことにも不安を感じていました。
稟議が、会社の決め事や必要な手順を踏んで進めていくため、時間がかかってしまうものであることは私も理解しています。

ただ、稟議の管理を担当している身としては、もっと効率よく運用できる良い方法もあるのではと思っていました。例えば、稟議のシステムを入れるとか。

心配を跳ね除ける驚きの稟議

そんな中、なんと私たちの会社では稟議の電子化をすることに決まりました！
稟議専用のシステムということで、渡りに船だ！と思いました。

どうやら私が感じていたことを他の社員も考えていたようで、DXの一環としてまずはこの稟議専用のシステムを入れてみよう。となっていたそうです。
ただ、急な話だったので、移行中は不安で何度も何度も担当者に確認しました。
新しくなるのでルールが変わったり、社員が勝手に色々できてしまわないかなど心配事を相談しました。
稟議のシステムが運用開始する前に、管理側として変えないで欲しいところと、変えても問題無い部分を電子化の担当社員に何度も説明し理解してもらえるように奔走しました。

時には打ち合わせにも参加させてもらい、私の心配を聞いてもらったりして準備を進めてもらいました。
不安にかられながら実際に開始されると、稟議の電子化によって、手順の自動化やデータベース化が可能になり、手間やミスを減らすことができるようになりました。
また、ルールも明確に定められており、安心して運用することができるようになりました。

稟議の電子化により、私たちはよりスムーズに仕事を進めることができるようになりました。
社員からの問い合わせにも対応しないといけない部分もありましたが、稟議の使い方を教えてくれるAIが搭載されているので、それも最小限に抑えられた印象です。
最初は社員からの質問の内容が、AIさくらさんに聞けばわかることではあったので、周知を徹底させた甲斐があります。

ワークフロー(AI稟議決裁)がなくてはならないものに

時間に余裕ができた分、別の業務をより良い方向にするにはという検討会などができるようになりました。以前は商材の検討会もじっくり行えなかったので、嬉しい誤算です。
ワークフロー(AI稟議決裁)を入れたことで、会社全体の動きが良くなったように感じます。

私の会社では、ワークフロー(稟議決裁システム)は欠かせないツールであると言えるでしょう。
今後も稟議以外の電子化も進めて、より良いビジネスを展開していきたいと思います。