稟議の決裁や承認を確認しに行く。そんな仕事は終わりにしましょう。

先輩からのお願い

私は電気機器業界の新入社員として入社しました。初めての仕事に四苦八苦しながら頑張っています。
先輩方に指導を受けながら学んでいますが、中でも稟議という業務が面倒な一環です。稟議には工場の操業や生産計画、販売戦略などの重要な要素が含まれ、経理や法務などの部署の承認が必要です。複数の部署が関与して決定が行われるため、時間がかかります。まだ自分が稟議を提出する段階ではありませんが、新人研修でこのような話を聞いただけで、稟議が面倒だと感じました。
社内研修を経て、先輩から度々「〇〇さんに、稟議書について確認してきて」と言われることがあります。これにより、私は関係者に確認のために回り、確認の結果を報告しなければなりません。しかし、ほとんどの場合、「今確認する！」という回答が返ってきます。私としては、先に確認を終わらせてほしいと思ってしまいます。

きっかけは業務効率化

ある日のミーティングで、業務効率化について話し合いがありました。
「社内の無駄を見える化するために、面倒だと感じることを共有してほしい」との指示がありました。私は稟議について提案しました。稟議書を回すこと自体が無駄ではないかと感じていたのです。様々な無駄が浮かび上がりましたが、稟議が最も大きな問題でした。
私のように稟議書を回して承認を得るために、確認のために出向いたり、決裁が行われたのか内線で確認したりすることが面倒だと感じられていたようです。ただ、稟議そのものを廃止することはできないという結論に至り、紙ではなくデジタルでの管理にすることが決定しました。

初めての稟議決裁システム

プロジェクトチームが立ち上がり、稟議をデジタル化するための活動が始まりました。私はプロジェクトチームには選ばれませんでしたが、本格稼働前に社内テストに参加する機会を得ました。稟議を回したことがない人でもスムーズに使用できるかをテストするためです。私は初めて稟議を作成しました。ボタンを順番に押して必要事項を入力し、完了しました。
「終わりました」と報告すると、先輩が別のパソコンで操作を行いました。すると、私の画面で稟議の進捗が変化し、担当者の欄が次の承認者に移りました。「え、すごい！進捗がわかるんですね！」と私は驚きました。「そうだよね、承認の進捗が見えると便利だよ」と先輩も同意してくれました。テストが終わった後、何が一番良かったか聞かれた時には、進捗が可視化されることを挙げました。

仕事の質が変化

現在、社内テストも完了し、稟議決裁システムが本格稼働しています。
稟議のデジタル化により、業務効率化が大幅に進みました。承認や決裁の進捗を追う手間が省かれ、待ち時間がなくなり、効率的に業務を進めることができるようになりました。以前よりも多くの仕事をこなせるようになり、非常に嬉しいです！
将来的には、私自身が稟議を提出し、承認や決裁を行う立場になることもあるかもしれませんが、稟議決裁システムの存在により、スムーズに進めることができるイメージが湧きました。その際には、システムを最大限に活用して効率的に業務を進めたいと考えています。稟議のデジタル化によって、私たちは会社全体で業務の効率化を実現できたと思います。今後も新たなシステムや技術を取り入れ、より効率的な業務遂行を目指したいと思います。