稟議システムの承認・確認フローを最適化！複雑なワークフローを統合したDX事例

複数社合併による、稟議ワークフローの断片化という壁

以前のシステムはライセンス期限が迫っており、次なる一手の検討は急務でした。
しかし、最大の障害は自社独自の複雑すぎる承認ルールにありました。

当社は複数のグループ会社や合併を経て組織が形成されているため、A社では「部長承認の後に工場長を通す」、B社では「金額に関わらず役員が直接確認する」といったように、各社で独自の文化とワークフローが根付いていました。
5〜8社のシステムを比較検討しましたが、多くの既製品はシステムの型に業務を合わせる必要があり、当社の断片化したフローを統一するには至りませんでした。

当時の現場では、新人社員が「この稟議は次、誰の確認が必要ですか？」と右往左往し、承認の進捗を知るために社内を歩き回るという、非効率な光景が日常茶飯事となっていたのです。

選定の決め手と、導入時の苦労を越えた承認フローの実装

最終的に私たちが選んだのは、価格以上に柔軟なカスタマイズ性を提示してくれた、「ワークフローさくらさん」を提供しているティファナ・ドットコムでした。
決め手は、当社の複雑な事情にどこまで寄り添ってくれるかという期待感です。

実際の導入プロセスは、決して平坦ではありませんでした。
当社独自のワークフローをシステムに落とし込む際、条件分岐の細かさに開発側も当社側も本当に苦労しました。
しかし、その導入時の苦労があったからこそ、現場が違和感なく使える最適な形へと整えることができたのです。

ワークフロー導入前後の比較

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【比較項目：ワークフロー構築】
従来の課題（Before）：グループ各社でルールがバラバラ
導入後の解決策（After）：柔軟なカスタマイズで全社統一を実現

【比較項目：承認・確認の手間】
従来の課題（Before）：対面や電話による進捗確認が必須
導入後の解決策（After）：画面上で誰が止めているか一目瞭然

【比較項目：操作性】
従来の課題（Before）：紙や古いシステムで属人的な運用
導入後の解決策（After）：直感的なUIでマニュアル不要の操作
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リアルタイムな確認がもたらした、定量的効果と心理的価値

システムが本格稼働した今、現場には劇的な変化が訪れています。

最大の成果は、稟議の進捗確認のための移動時間がゼロになったことです。
以前は、工場の操業計画や販売戦略といった重要な意思決定が、誰かのデスクで止まっていることに気づかないこともありました。
現在は、指定のボタンをクリックして必要事項を入力するだけで、ワークフローが自動で動き出し、承認の進捗がリアルタイムで可視化されます。

現場からは「UIが他社よりユーザーフレンドリーで、簡単な共有だけで直感的に使いこなせる」と高い評価を得ています。
何より、苦労を共にしてシステムを作り上げた経験から、「今後も安心して相談できる存在ができた」という心理的な安心感が、次なるAI活用やDX推進への大きな足がかりとなっています。

よくある質問

Q1：自社独自の特殊な承認ワークフローがある場合でも導入できますか？

A：はい、可能です。
　　今回の事例のように、合併等で各社バラバラな運用であっても、事前のヒアリングを通じて柔軟にカスタマイズし、最適なワークフローへと統合できます。

Q2：承認の進捗確認は、外出先からでも可能ですか？

A：クラウド型のシステムであれば、オフィス外からでもリアルタイムで確認・承認が可能です。
　　これにより、出張中やテレワーク時でも意思決定が止まることはありません。

まとめ

デジタル化の成功は、単なるツールの導入ではなく、いかに自社の現場のリアルにワークフローを合わせられるかにかかっています。
複雑な承認プロセスにお悩みの方は、ぜひ一度カスタマイズ事例集をダウンロードして、自社に近いケースを探してみてください。

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