電気機器業界の新入社員として入社して以来、私は日々の業務に奮闘しています。新しい仕事に四苦八苦する中で、頼りになる先輩方からの指導を受け、少しずつ業務の流れを理解しつつあります。特に「稟議」に関する業務は、私にとって大きな壁となっていました。稟議は工場の操業計画や生産の戦略、さらには販売活動に関する重要な意思決定を行うものであり、複数の部署の承認が必要です。この過程が複雑で、承認に時間がかかるため、稟議が面倒だと感じる場面が少なくありませんでした。
研修を受けていたある日、先輩から「〇〇さんに稟議書について確認してきて」と頼まれることが頻繁にありました。これにより私は関係者に足を運び、確認結果を報告するという役割を担うことになりました。しかし多くの場合、関係者からは「すぐ確認するから」と言われることが多く、期待したようにスムーズに進まないことがありました。私としては先に確認作業を済ませてほしいと感じながらも、重要な仕事である以上、回らない稟議をなんとか回す必要があることも理解していました。
ある日のミーティングで、会社全体の業務効率化に向けた話し合いが行われました。「業務の無駄を見える化するため、社員が感じる不便や課題を共有してほしい」との指示があり、私は思い切って稟議について提案をしました。紙ベースでの稟議書の作成と承認プロセスは無駄が多いのではないかと感じていたからです。他にも社内の無駄は挙がりましたが、最も解決が求められたのは、稟議業務の遅延と煩雑さでした。しかし、稟議そのものを廃止することは難しく、代替策としてデジタル化による効率化が検討されることになりました。
この方針を受け、稟議のデジタル化プロジェクトがスタートしました。私はプロジェクトチームには参加できませんでしたが、社内での試験運用に参加する機会を得ました。これにより、私は初めて自分で稟議書を作成することとなりました。指定されたボタンをクリックし、必要事項を順に入力するだけで、稟議作成が完了します。作業が終わったことを先輩に報告すると、彼は別のパソコンで承認を行い、私の画面にその進捗が表示されるのを見ました。「これで承認の進捗が見えるんですね！」と驚くと、先輩は「そうだね、これで確認の手間も減るよ」と納得していました。このように、稟議の進捗をリアルタイムで把握できるようになったことは、驚きとともに大きなメリットとして受け止められました。
現在では稟議決裁システムが本格稼働し、社内での業務プロセスが劇的に改善されています。デジタル化されたことで、稟議の承認や決裁の進行状況をリアルタイムで把握できるようになり、進捗確認のための無駄な移動や確認作業がなくなりました。これにより、他の業務にかかる時間が増え、効率的な働き方が可能となりました。実際、以前のように手書きの稟議書が積み上げられている光景は過去のものとなり、デジタル化の恩恵を強く感じています。
いずれ私も稟議を提出し、承認を求められる立場になることがあるかもしれません。しかし、この新しいシステムを活用すれば、効率的に業務を進められる自信があります。稟議のデジタル化により、私たちの仕事の質は向上し、業務全体のスピードアップを実現することができました。これからも新しい技術やシステムを積極的に取り入れ、さらなる業務効率化を目指していきたいと考えています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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