総合商社の複雑なワークフローを電子化で解決｜複数グループ統合とUIが成功の鍵

複数社合併による煩雑なワークフローの限界

総合商社における最大の課題は、組織の巨大さと複雑さです。
例えば、あるプロジェクトで数億円規模の事業投資を行う際、関係する部署は営業から法務、財務、さらには関連子会社まで多岐にわたります。

以前の運用では、合併したグループ会社ごとに承認ルートが異なり、「この案件はどのフローを通すべきか」を確認するだけで膨大な時間を費やしていました。
紙ベースや旧式システムでは、承認者が海外出張に出た途端に進行がストップし、書類がどこにあるか分からずヒヤッとする場面も少なくありませんでした。

システムのライセンス期限が迫る中、5〜8社を比較検討しましたが、多くの製品は決まった型への当てはめを求めてくるものでした。
商社特有の複雑な承認経路をそのまま再現できる柔軟性が、何よりも求められていたのです。

選定の決め手は、価格と寄り添うカスタマイズ性

多くのワークフローシステムを比較した結果、最終的な決め手となったのは、スペックの高さだけではなく、当社の複雑な事情にどこまで伴走してくれるかという点でした。

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【比較項目：カスタマイズ性】
汎用的なワークフロー製品：システムの仕様に業務を合わせる
本事例での選定基準：独自の煩雑なフローにシステムを合わせる

【比較項目：導入コスト】
汎用的なワークフロー製品：ライセンス料が高額になりがち
本事例での選定基準：価格に対して柔軟な調整・相談が可能

【比較項目：サポート体制】
汎用的なワークフロー製品：定型的なマニュアル対応
本事例での選定基準：こちらの事情に寄り添った伴走型サポート
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特に、「ワークフローさくらさん」を提供しているティファナ・ドットコムのような柔軟なベンダーは、価格面での相談だけでなく、「この特殊な分岐条件をどう実装するか」という細かい要望に対して非常に親身でした。
「ここなら当社の複雑な事情に寄り添ってくれる」という信頼感が、導入の決定打となりました。

苦労の末に得た現場が迷わないUIの価値

導入プロジェクトは、決して平坦な道ではありませんでした。
当社独自のフローに合わせて仕様を整えるため、開発側と何度も打ち合わせを重ね、細部まで調整を行いました。
正直、この構築フェーズは現場もベンダーも本当に苦労したというのが本音です。

しかし、その苦労は大きな成果となって返ってきました。
丁寧に作り込んだ結果、説明書を読まなくても、直感的に操作できるワークフローが完成したのです。

実際に運用を開始すると、特によく稟議を出す担当者からは「UIが非常にユーザーフレンドリーで迷わない」と好評で、簡単な共有だけでスムーズに立ち上がりました。
以前のように「どこをクリックすれば承認できるのか」といった問い合わせに追われることもありません。
場所や時間を問わずアクセスできるため、出張中の承認も迅速になり、ビジネスのスピードが劇的に向上しました。

よくある質問

Q1：総合商社のような複雑な承認フローでも電子化は可能ですか？

A：可能です。ただし、既製品の枠に無理やり業務を押し込むと現場が混乱します。
　　自社のフローをそのまま再現できるカスタマイズ性の高いベンダーを選ぶことが、最終的な成功（定着）に繋がります。

Q2：現場の社員が新しいワークフローに慣れるまで時間はかかりますか？

A：UI（操作画面）の質に左右されます。
　　導入時にフローを徹底的に整理し、直感的な画面設計を行えば、教育コストをかけずに初日からスムーズな運用が可能です。

【まとめ】リスクをなくすには電子化が必須

総合商社がデジタル化を進める理由は明確です。
紙や古いシステムに固執することは、単なる非効率だけでなく、ビジネスの停滞という大きなリスクを伴います。

「今までのやり方に慣れているから」という理由で変化を避けるのではなく、自社の課題に寄り添ってくれるパートナーを見つけること。
それが、競争力を高め、信頼される組織へと進化するための第一歩です。

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