とある総合商社に勤める私は、担当の案件で事業投資を行うことになり、申請のために社内稟議を回すことになりました。
稟議書を提出して、1週間ほど待ってみても一向に動く気配がなく待ちぼうけ。
提出した上司に状況を確認したら、3日ほど前に承認しているとのことでした。
しかし、次の承認者は昨日から海外出張に行っており、すぐには確認できない状況。
それならばとその次の承認者に確認をしようとしたのですが、社員数が多い弊社では人探しも一苦労です。
肝心の承認者が誰なのかまったくわからないんだよな…。
結局、誰が書類を持っているのかわからないまま、時間は過ぎていきます。
承認に時間がかかっているのか、はたまた途中で書類をなくしたなどのトラブルがあったのか…。
万が一後者だった場合、重大な責任問題につながりかねません。
何より、この稟議が通らないと案件が動かない！これが一番の問題でした。
取引先からの催促に「確認中です」と返すのも申し訳なくなってきます。
無事に決裁が通ったという連絡がくるまで、不安な日々を過ごしていました。
同僚にこの話をしてみました。
やはり書類に関するトラブルは各々心当たりがあるようです。
中には重要書類を紛失しかけた…という人もいました。
とある社員は、書類の入ったカバンを新幹線に忘れてしまったことがあるそうです。
鞄は忘れ物として届けられたのでことなきを得たようですが、途中で鞄を覗かれたり、書類の中身を見られてしまったり…という可能性は否定できません。
在宅勤務やサテライトオフィス勤務の導入により、重要な書類を持ち歩くというケースは前に比べて増えてきたような気もします。
「メールやチャットなら一瞬でやりとりが終わるのに！」
「しかも、セキュリティもかけられて安全なのに！」
世の中がデジタル化を急ぐ理由が少しわかりました。
そうだ、ペーパーレス化しよう
そんな時、上司から「社内稟議をペーパーレス化したいんだけど、何かいいシステムはない？」と声がかかりました。
社内でも書類のやりとりの煩雑さに対する声が上がっていたようです。
とにかくわかりやすいワークフローシステムを探し、AIさくらさんを導入してみました。
書類データや社員データ、承認フローのリストをティファナに渡し、待つこと2ヶ月。
手元のパソコンやスマートフォンで書類が確認できるようになりました。
書類が探しやすくなったうえに、これなら絶対無くさない！
外出先でも書類が確認できるので、提出し忘れや承認忘れが減りました。
紙に慣れているベテラン社員や上層部からは「前の方が良い」という意見が上がっているようですが、社内稟議のスピードは前よりも格段に早くなっています。
業務効率化という観点から見ても、私はかなり満足です。
ただ、1000人以上いる全社員データをまとめるのは少し大変でした。
そこもAIが勝手にやってくれればよかったんですけどね…。
「今までのやり方に慣れているから」という理由でデジタル化を後回しにしていると、不測の事態への対応も遅れてしまうことがわかりました。
昨今の日本でやたらとペーパーレス化やデジタル化が叫ばれているのには、このような理由もあったのかなと思います。
今は社内稟議として利用していますが、今後は社内チェックリストなども導入して業務効率化も図っていければと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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