合併・複雑な組織でも稟議時間を削減！例外だらけのフローを整理したカスタマイズ事例

稟議の時間が長期化する原因、合併と独自ルールの乱立

「システムを入れ替えたいが、どの会社も自社の複雑なフローに対応してくれない」
今回の事例企業様がシステム見直しに踏み切ったきっかけは、利用していたシステムのライセンス期限が迫っていたことでした。

しかし、そこには単なる期限切れ以上の深い課題がありました。

5〜8社比較しても統一困難な現実

合併やグループ統合を繰り返した組織では、以下のような事態が頻発し、稟議の時間が無駄に消費されがちです。

・A社のルール：課長承認の後に、部長の承認が必要
・B社のルール：課長承認の後は、事業本部長へ飛び、さらに経理へ回る
・統合後の課題：これらを一つのシステムに乗せようとすると、どちらかの業務フローを無理やり変更するか、システム側で膨大な例外設定をする必要が出てくる

実際にこの企業でも、複数のグループ会社や合併によってフローがかなり煩雑になっており、比較検討した5〜8社のパッケージシステムではどの会社も同じ形に統一するのが難しいという壁にぶつかっていました。

このルールの不一致こそが、承認停滞を生み、意思決定のスピードを殺していたのです。

稟議の時間を削減する為の柔軟なカスタマイズ

パッケージ製品の型に業務を合わせるのではなく、業務にシステムを合わせる。
今回導入されたのは、結果として「稟議決裁さくらさん」でした。
選定の決め手となったのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象と、当社の事情に寄り添ってくれるというパートナーとしての姿勢でした。

【比較】なぜカスタマイズが稟議時間短縮に効くのか

一般的なパッケージ導入と、今回の柔軟なカスタマイズ導入の違いを整理しました。

--------------------------------
【比較項目：複雑なフローへの対応】
一般的なパッケージ型：「仕様です」と断られ、現場が運用でカバー（手間増）
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情に寄り添い、システム側を業務に合わせて調整

【比較項目：導入時の負荷】
一般的なパッケージ型：設定は早いが、運用開始後に現場が混乱する
柔軟なカスタマイズ型：導入時の調整・苦労はあるが、運用後の摩擦がゼロになる

【比較項目：稟議の時間への影響】
一般的なパッケージ型：マニュアル確認や迂回フロー発生で遅延
柔軟なカスタマイズ型：直感的操作と最適化されたルートで最短化
--------------------------------

インタビューでも「ここなら当社の事情に寄り添ってくれると感じて選定した」と語られている通り、システム機能の優劣以上に、自社の複雑な現状を理解し、解決しようとする姿勢が重要視されました。

直感的なUIで現場の入力・承認時間も削減

「導入時は、こちらも開発会社も本当に苦労しました」
担当者様はそう振り返ります。

しかし、その導入前の苦労こそが、運用開始後の稟議の時間を短縮するための必須プロセスでした。

現場が迷わないから時間が減る

自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えた結果、現場では以下のような変化が起きています。

・マニュアル不要の立ち上がり：「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれています」
・ストレスフリーな操作性：「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っている」

どんなに高機能なシステムでも、申請者が「どのボタンを押せばいいの？」、「次は誰に回せばいいの？」と迷っている時間は、企業にとって損失です。
苦労してでも自社仕様に合わせ込んだことで、現場は迷うことなく申請・承認が可能になり、結果として全社的なリードタイム短縮に成功しました。

よくある質問

Q1. 独自の複雑なルールがありますが、稟議の時間を短縮できますか？

A：可能です。むしろ独自ルールがある場合こそ、パッケージの標準機能で無理に対応しようとせず、業務フローに合わせたカスタマイズを行うことで、確認の手戻りや操作の迷いをなくし、時間を大幅に短縮できます。

Q2：カスタマイズすると導入までの時間がかかりませんか？

A：確かに置くだけのパッケージより調整時間は必要です。
　　しかし、本事例のように導入時にしっかりと自社業務に合わせた仕様調整を行う（苦労を先払いする）ことで、導入後の定着スピードが格段に早まり、トータルの業務効率化は早まります。

まとめ

合併や組織変更で複雑化した稟議フローを整理し、稟議の時間を短縮するためには、安易なパッケージ導入ではなく、自社の文化やルールに寄り添ったシステム構築が不可欠です。

「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」
インタビューの最後でそう語られたように、システムは入れて終わりではなく、共に育てていくものです。
複雑な稟議フローにお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。

「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>