「もっと早く簡単に稟議を回すことができないのだろうか」
何度考えたか分からないこの言葉。
私は食品卸売会社に勤めています。役職はついていないので、申請者として稟議書を作成しています。
私も何回も作ってきました。しかし短時間で作成できたことがありません。
初めて作成したころは、稟議書の作成だけに1日かけていました。
稟議を回すことが決定し、記載して確認して修正して。
何度も何度も確認と修正を繰り返して頭を抱えています。
完成した稟議書を承認者に回すのも自分の足。
私の会社は結構広い建物なんですよね。
やっとの思いで出来た紙の稟議を他部署の主任に提出したら、資料不足で差し戻し。
…またやり直しです。
修正して主任のハンコをいただいたと思うと、次の承認者である課長はテレワークで不在。
稟議がなかなか回りません。
何とかならないかと上司に相談し、稟議をデジタル化しようと立ち上がりました。
しかしデジタル化しようと言っても、知識なんてありません。
ワークフローシステムを取り扱っているを扱っている会社はないかとインターネットを探したところ、ティファナがやっていると知り、お願いしてみました。
まずは導入前に打ち合わせ。
ここぞとばかりに、今の稟議の不満な部分やこうして欲しいところなどを全て伝えました。
チャット機能や期日の可視化、申請フローや詳細部分や設定してほしい…などなど。
稟議をデジタル化すると今まで稟議にかかっていた時間が1/5に！
今まで関係者に直接確認していた部分も、チャット1つで完了します。
承認してくださっていた主任や課長も、AIが期日をアラートで知らせてくれるので見落としが減ったと大絶賛。
最近はテレワークが多い上司も、パソコン、スマホなどデバイスを問わないため、いつでもどこでも承認が可能になったとしたり顔です。
テレワークや在宅勤務でも稟議を回すことができるようになったことは、デジタル化した一番のメリットだったと社員間でも盛り上がりました。
また、稟議にかける時間が大幅に減ったことにより他の仕事にかける時間が格段に増えました。
今までは確認、修正に時間が掛かったうえに、提出しても音沙汰がないことが多かったです。
そのような状況だと、頭の片隅に稟議の存在がいつもあって、他作業に集中できないことが増えてしまいます。
実際に私は他の仕事でケアレスミスが多くなり、スピードも落ちているなと顕著に感じていました。
デジタル化したことで、稟議を回すスピードが上がりました。
その分時間ができ、他の仕事に時間を割くことができています。
稟議決裁が効率的に回るだけで、こんなにも仕事のスピードと質が上がるのかと愕然としました。
稟議決裁は、全体の仕事の質やスピードを上げるためにもデジタル化にすることが必要だと感じました。
「紙は時間がかかる」と嘆かず行動しないのではなく、思い切ってデジタルに移行してしまうことです。
紙の稟議ではないため、失くす心配がほぼありません。セキュリティがしっかりしていれば、情報の漏洩も心配ないのです。
今後もデジタル化した稟議決裁を活用し、素早く稟議を回していこうと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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