稟議ワークフローの自動化で停滞時間をゼロに｜複数グループの複雑な承認ルートを解消した実例

多層的な組織が抱える、稟議ワークフローの泥沼化

企業の意思決定を支えるはずの稟議が、逆に組織のスピードを奪っているケースは少なくありません。
特に、複数のグループ会社が統合されたり、合併を経たりした組織では各社独自の文化やルールが混在し、標準的なパッケージシステムでは対応しきれないという壁にぶつかります。

今回のインタビュー事例でも、「5〜8社ほどを比較したが、当社の複雑な稟議フローをそのまま再現できるシステムがなかった」という切実な悩みがありました。

【具体的な課題の例】
・A社は部長承認後に役員だが、B社は合併前のルールで監査役の合議が必要
・拠点ごとに異なる決裁権限（金額上限など）が設定されており、手動でルートを判断するだけで多大な時間をロスしている

このような、一般論では解決できない苦労こそが、多くの企業がDXを断念する原因となっています。

柔軟なカスタマイズが解決する、承認待ち時間の壁

システムに合わせて業務を変えるのではなく、業務に合わせてシステムを柔軟に設計できるかどうかが、ワークフロー改善の成否を分けます。

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【比較項目：ワークフロー設計】
従来の紙・汎用システム：固定されたルートのみ、複雑な分岐は不可
本事例のカスタマイズ型：自社の独自ルールに完全対応

【比較項目：ステータス確認】
従来の紙・汎用システム：承認者に電話して進捗を聞く手間が発生
本事例のカスタマイズ型：画面上で誰が止めているかを即座に判明

【比較項目：導入の寄り添い】
従来の紙・汎用システム：設定はマニュアル頼みで挫折しやすい
本事例のカスタマイズ型：構築時の苦労を共に乗り越える伴走型
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インタビューでは、「『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムなら、当社の事情に寄り添ってくれると感じた」という選定理由が語られました。
実際に構築フェーズでは、複雑な仕様を一つひとつ整えるためにベンダーと現場が協力し合うプロセスがあり、その丁寧なチューニングこそが、結果として運用の時間を削減する近道となりました。

【導入後の定量的効果】迷う時間が消え、直感で動く現場へ

システム導入後、最も顕著に現れた変化は、現場から質問が来なくなったことです。

かつては「この稟議、誰に回せばいいですか？」という確認作業に多くの時間が割かれていました。
しかし、自社に最適化されたワークフローなら、申請者は画面の指示に従うだけで済みます。

【現場の生の声】
・「特別な教育をしなくても、簡単な共有だけで直感的に使いこなせている」
・「UI（ユーザーインターフェース）が親切なので、操作に迷う時間がなくなった」

導入時に仕様を固める苦労はありましたが、その分、立ち上がりは非常に早く、今ではスムーズな意思決定サイクルが定着しています。
自社流を貫きつつデジタル化することこそが、感情的な反発を抑え、DXを成功させる秘訣です。

よくある質問

Q1：複雑なワークフローを構築するには、社内にIT専門家が必要ですか？

A：いいえ。伴走型のサポートがあれば、自社のルールを伝えるだけで最適なワークフローを構築可能です。
　　構築後の運用も、直感的な操作で行えます。

Q2：稟議が差し戻された際のタイムロス（時間）を減らすには？

A：入力項目を制御（必須チェックなど）することで、不備による差し戻しを未然に防ぎ、承認完了までの総時間を短縮できます。

まとめ

システムを導入すれば、すべてが解決するわけではありません。
真の業務改善とは、長年培ってきた自社独自の文化やルールを尊重しつつ、そこにデジタルの力を添えて、誰もが迷わずに済む環境を整えることにあるからです。

今回の事例のように、複数グループの合併という複雑な背景があっても、自社の事情に深く寄り添うパートナーと共にワークフローを磨き上げれば、必ず意思決定の時間を短縮し、現場の負担を軽くすることができます。

まずは、現在の運用でどこに滞りが発生しているか、小さな違和感から見つめ直してみてはいかがでしょうか？

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