稟議は、各企業で使われている手続きのことです。
各企業が必要だと考え行っている手続きのため、稟議の内容や形態が違います。
今までは紙で作成し、承認者に印鑑を押してもらい、決裁をとるという形が一般的でした。
しかし、状況は変化します。
DXの一環で、稟議も電子化・ペーパーレス化が進んでいます。
稟議の決裁システムを導入をするべき企業には特徴がいくつかあります。
今回はその特徴を3つご紹介します。
稟議を紙を使って回している、という場合の問題点を少し考えてみましょう。
物理的に存在しているので、まず紛失のリスクが非常に高いです。
自分が申請者として作成中に、承認者に回した時に承認者が、決裁をしたあと保管するときに、紛失のリスクと隣合わせの状態です。
書き損じなどのミスがあった場合は最初からやり直しになることも考えられます。
あげ始めると切りがありませんが、紙を使った場合はの問題点は多くあります。
そのせいで、そもそも稟議を回すことに抵抗感が生まれます。
そして作成を後回しにしてしまい期日がギリギリになり、急いで回すはめになる。
そこで稟議の決裁システムを選択肢として考えてみてください。
まず、紙は使いません。電子化・ペーパーレスになります。
電子化することで、紛失のリスクはぐっと下がります。
記載するときに打ち間違いをしてもすぐに修正できるので、最初から作り直すこともありません。
こんなことはないでしょうか。
稟議を申請したあとに、承認がどこまで回ったのかわからない。
心配で直接確認しに行く、なんてことも日常茶飯事。
何だか稟議書を確認しに行くだけで、1日が過ぎていく。
この原因は、ズバリ見える化ができていないから。
紙で稟議を回している場合は、稟議の決裁システムを導入し見える化をしましょう。
稟議が今誰まで回っているのかが、一目でわかります。
また、承認者が実は長期出張やテレワークなどで見てもらうことができないのを知らなかった。ということも原因にあげられます。
稟議の決裁システムなら、種類によりますが承認者を代理の人に自動で変更してくれるものもあります。
自分が知らない状況でも、これなら稟議が進みますね。
意外と多いのが、稟議を誰に回したら良いのかわからない。間違った人に回してしまった。
マニュアルを見ながら作ったのに、マニュアルやフォーマットが古い。なんてことも。
紙の場合は、代々受け継がれたようなフォーマットで見にくく使いづらいので、初めて作る人が誤解して作ってしまいます。
稟議の決裁システムでも、選択肢が沢山あり過ぎたり、設定を申請者が行わないといけないなどの理由で、間違った内容で稟議を回してしまう、ということがおきます。
稟議の決裁システムにも様々な種類や見た目があるので、調べてみましょう。
いかがでしたか。
稟議を無くすことはできませんが、稟議をより早く回すことで企業の意思決定を早くすることができます。
企業の意思決定が早い、ということは市場の動向にタイムリーで対応ができたりと打てる手が増えます。
今回あげた特徴３つ以外にも稟議で何かしら困っている、と言う方はぜひ稟議の決裁システムを調べ、自社にあったものを見つけてください。
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