稟議手続きはどの企業にも必要不可欠ですが、時間を取る面倒な作業として知られています。私もかつては稟議手続きに時間を費やすことに嫌気がさしていました。しかし、ある苦い経験をきっかけに、稟議手続きの効率化に向けた改善策を模索することになりました。以下では、私の経験をもとに、稟議手続きの時間節約につながる方法を紹介します。
稟議手続きの一番の時間ロスは、稟議書の作成にかかる時間です。そこで、私は稟議手続きを紙媒体ではなくデジタル化することを提案しました。ワークフローシステムの導入により、稟議書の作成から承認・決裁までのプロセスを効率化できました。手書きによる書類の作成ミスも減り、修正も容易になりました。稟議の進捗も可視化され、期日管理も簡単になったため、決裁が迅速に行われるようになりました。
以前、私は提出した稟議書に不備があったことで資料が戻ってきた経験がありました。その際に気づいたのは、紙で添付資料をクリップで留めていたため、資料が紛失しやすかったということでした。稟議手続きにおいて重要な資料が見つからないことは避けるべきです。そのため、添付資料はクリップではなく、適切な方法で固定することをおすすめします。また、デジタル化により、添付資料を簡単に検索・管理できるようになるため、紛失のリスクを大幅に軽減できます。
稟議手続きの改善には、部署間での共有とコミュニケーションが欠かせません。私の上司と相談する中で、他の部署でも同様の疑問や課題を抱えていることがわかりました。稟議手続きの形態や進め方についての議論が広がり、改善への意欲が高まりました。定期的な会議やミーティングを通じて、意見交換やベストプラクティスの共有を行い、効率的な稟議手続きの実現を目指しましょう。
稟議手続きの効率化は時間節約だけでなく、業務全体の効率化にもつながります。デジタル化や共有の取り組みにより、稟議手続きの作業時間を半減させることができました。今後は業務効率化をさらに追求し、生産性の向上につなげることを考えています。私の経験から得た教訓は、「問題解決には前提の見直しが重要」ということです。皆さんも自身の稟議手続きにおいて、効率化のための改善策を模索してみてください。
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