企業の成長に伴う合併やホールディングス化は、管理部門にとって大きな負担となります。
特に稟議システムにおいては、「A社では部長決裁は50万円までだが、B社では100万円まで」、「兼務している役員の場合、どちらの立場で承認するかでルートが変わる」といった、非常に細かい条件分岐が発生しがちです。
今回の取材対象企業様も、まさにこの壁に直面していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
多くのパッケージ型ワークフローシステムは、一般的な組織図を前提に作られています。
企業特有の例外的なルールが増えすぎると、標準機能ではカバーしきれず、運用側で無理やり合わせようとして現場が混乱します。
この事例で選定の決め手となったのは、製品の知名度ではなく、「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象」と「当社の事情に寄り添ってくれる姿勢」でした。
複雑な組織であればあるほど、機能よりも柔軟性（フィット感）が重要になるのです。
システム導入プロジェクトにおいて、多くの企業は「なるべく手間をかけずに導入したい」と考えがちです。
しかし、既存の業務フローが複雑な場合、その手抜きが命取りになります。
現場が本当に使いやすいシステムを作るためのアプローチの違いを整理しました。
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【比較項目：導入プロセス】
一般的なパッケージ型：システムの仕様に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社独自の業務フローに合わせて仕様を調整
【比較項目：導入時の負荷】
一般的なパッケージ型：比較的軽い（設定を入れるだけ）
柔軟なカスタマイズ型：多くの調整が必要で苦労する（要件定義・擦り合わせ）
【比較項目：現場の反応】
一般的なパッケージ型：前のやり方と違う為、混乱や反発が起こる可能性
柔軟なカスタマイズ型：今までのやり方と同じ感覚で直感的に使える
【比較項目：適合性】
一般的なパッケージ型：シンプルな組織向き
柔軟なカスタマイズ型：合併・兼務など複雑な組織に完全フィット
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取材の中で、担当者様は導入時の苦労について正直に語ってくださいました。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）
例えば、申請画面の項目の並び順や、承認ボタンを押した後の画面遷移など、微細な部分まで徹底的に自社の文化に合わせる。
この細かいすり合わせの工程（苦労）を経たからこそ、システムが業務の邪魔をしないスムーズな運用が実現できたのです。
苦労してカスタマイズした効果は、導入直後の現場の立ち上がりに明確に表れました。
新しいシステムを入れると、通常は「使い方が分からない」という問い合わせが殺到し、情報システム部門が疲弊するものです。
しかし、今回はその混乱が最小限に抑えられました。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
具体的なイメージとしては、分厚い操作マニュアルを読み込まなくても、画面を見れば「次はここに入力すればいいんだな」と直感的にわかる状態です。
これは、システムを業務フローに完全にフィットさせたからこその結果と言えるでしょう。
システムは導入して終わりではありません。
組織が変われば、また新たな課題が生まれます。
担当者様はインタビューで今後の展望として、「AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」「実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も頼りにしている」と語っています。
これからシステム選定を行う方は、今の機能を満たしているかだけでなく、将来の変更に付き合ってくれるパートナーかという視点を持つことが大切です。
A：はい、可能です。
本事例のように、合併やグループ会社ごとの特殊なルールがある場合こそ、パッケージ製品ではなく、柔軟なカスタマイズが可能なベンダーを選ぶべきです。
まずは現状のフロー図を提示し、どこまで再現可能か相談することをお勧めします。
A：正直なところ、負担はあります。パッケージ製品をそのまま使うより、仕様決めの打ち合わせや確認作業は増えます。
しかし、導入時にその「苦労」をしておくことで、導入後の現場の混乱（問い合わせ対応や再教育の手間）を劇的に減らすことができます。
トータルのコストで見れば、結果的に安くつくケースも多いです。
複雑な組織構造を持つ企業の稟議システム刷新は、単なるツールの置き換えではありません。
・「有名だから」で選ばない（自社の複雑さに耐えられない可能性がある）
・導入時の調整の苦労を恐れない（そこが使いやすさの源泉になる）
・寄り添ってくれるベンダーをパートナーにする
この3点を意識することで、現場から「使いやすくなった」と感謝されるシステム導入が可能になります。
自社の特殊な事情に寄り添い、細かな調整にも付き合ってくれるパートナーをお探しの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
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