どんな企業にも必要な稟議。やらなければいけないけれど、とにかく時間がかかる！
私が時間がかかる一番の原因は、作成に時間がかかるところです。時間がかかる稟議に嫌気がさしていました。
そんな面倒な稟議を会社で回していました。
正直、作成時間だけではなく稟議が回って承認、決裁がおりる。全てに時間がかかっている印象でした。
稟議書がどの承認者まで回ったのか、決裁がおりたのか、など色々な確認を自分で行う必要がありました。
ある時、私が提出した稟議書に不備があった。ということで資料などなどが戻ってきました。
修正点を確認しているときに、私は焦りました。
添付したはずの資料が足りない。
確かに添付したはずの資料。私が手書きで補足や説明を入れた書類なので覚えています。
一体全体、どこにあの書類があるのか検討がつきません。
資料が見つからなかったので、作り直しているとき私は考えていました。
私は自分の行動を振り返り、添付書類をクリップでとめていたので書類が落ちやすかったのが原因だったのでは？と思っていました。
対策を考えようと、検索をしていたところ私と似たような体験をした記事を読み気づきました。
重要書類が見つからずにヒヤッとした話 リンクしてほしいです！
添付資料をホチキスで止めるなど別の方法にすればよかった？違います、稟議を紙で回しているから紛失したのではないでしょうか。
そもそも、何故紙を使って稟議を回しているのか考えたこともありませんでした。
記事を読み、私の会社も稟議は紙ではなく、デジタルにして決裁がおりても良いのではないか。そう思い、私は上司に相談に行きました。
自分のミスの話をしつつ、稟議を紙でやっている事自体にリスクがあるのでは？と上司に相談。すると上司も同じことを感じていた事がわかりました。
その話を近くで聞いていた先輩達も話に加わり、紙であることのリスクについて話し合いました。
そして、上司が一言。
「よし！こうなったら会議にあげてくる」
そこからは、あれよあれよという間に話が進みました。
私の上司が凄い、ということもあったようですが、どうやら各部署でも稟議の進め方や形態について疑問の声が上がっていたそうです。
ただ、慣習になっていたのと現状を変える労力を考えると、尻込みしてしまっていたそうです。
実際にシステムの導入が開始されました。
手書きだと書き損じをすると最初からやり直しでしたが、修正も簡単。
稟議の作成の時間も半分くらいになった気がしています。
さらに稟議の決裁がおりるまでの時間も早くなりました。
期日が目で見てわかるのとアラートが上がるので、稟議を承認する人たちもすぐに確認してくれるようになりました。
今回のミスで、原因を考える時は前提から考えることを学べました。
稟議の決裁が早くおりるようになったので、その分仕事も早く回るので次は業務効率化を考えてみたいと思っています。
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