私は新しい技術やシステムに対して適応が遅く、変化を受け入れるのに時間がかかるタイプです。新しいツールに触れると、その学習に費やす時間を他の仕事に充てたいと考え、変革には慎重になりがちです。しかし、ある日突然、業務効率化の一環として「稟議決裁システム（ワークフロー）」を導入するという連絡が入りました。紙の稟議は廃止され、今後はすべて電子化されるとのことです。確かに、ワークフローの導入で業務がスムーズになり、書類の紛失などのリスクも軽減できる点は理解していますが、それでも長年親しんだ紙の稟議を手放すのは簡単ではありません。
この決定により、紙の稟議を期限内に処理し終える必要が生じ、慌ただしい日々が続きました。移行期間中は、紙の稟議に関する細かい確認作業も増えました。ある日、部下が私に「お疲れ様です。少し息抜きにこちらを見てみませんか？」と声をかけてきました。画面を見ると、そこには新しい稟議決裁システムが映し出されていました。「これが新しいシステムですよ。どう思いますか？」と問われた私は、意外にもシンプルで使いやすそうな画面に少し驚きました。紙の稟議と同じようなフォーマットで、承認者のメモも確認できるようになっていたのです。
「こんなに簡単なのですか？」と尋ねると、部下は「会社の要望に合わせて、プロジェクトメンバーがカスタマイズしてくれたんです」と教えてくれました。それならば、実際に使ってみても問題なく機能するかもしれないと感じました。操作に慣れるまで少し時間はかかるかもしれませんが、この新しいシステムなら仕事が進めやすくなる可能性があります。
ついにレクチャーの日が来て、稟議決裁システムの使い方を学ぶ時間が訪れました。最初は不安もありましたが、画面を見ながら試行錯誤してみると、通知に従って稟議を確認し、添付資料を閲覧、内容の承認がスムーズに行えました。特に難しい設定や操作はなく、思っていた以上に簡単でした。操作の正確さを確認するためにサポートスタッフに尋ねたところ「正しい操作です」とのことだったため、安心感が生まれました。
新しい稟議決裁システムの本格稼働が始まってからは、チャット機能が特に役立っています。これまで申請者に直接確認する場面が多かった私にとって、この機能は業務の進捗確認を円滑にしてくれます。また、出張中の社員とも簡単にやり取りができるため、コミュニケーションがスピーディーになりました。さらに、レクチャー会を定期的に開催してくれるおかげで、疑問や操作に関する不安を解消できる場も設けられています。これによって他部署との交流も深まり、通常業務以外の情報共有も活発化しています。
新しいシステムに対する不安は杞憂に終わりました。紙の山で埋もれることもなくなり、インクで汚れる心配もありません。リマインダー機能によって期日を忘れることもなくなり、稟議の流れがより円滑に進むようになりました。この変化はプロジェクトメンバーの努力の賜物であり、稟議の電子化は大きな意味を持つと実感しています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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