私は新しいものになかなか馴染めないタイプです。
新しいツールやシステムに対しては抵抗感を持ち、理解に時間を要する傾向があります。時間をかけて理解するなら、その時間を他の仕事に充てたいと考える方です。
ある日、予想だにしない連絡がありました。「ワークフロー（稟議決裁システム）を導入し、業務の効率化とリスク軽減を図ります。紙の稟議は廃止となります」とのことです。
ワークフローを導入することで業務をスムーズかつ効率的に進めることや、書類の紛失などのリスクを軽減することは理解できます。
しかし、ワークフロー（稟議決裁システム）の名前だけでは具体的なイメージが湧きません。紙の稟議で問題ないのではないかと思ってしまいます。
私は決裁業務に携わっており、多くの稟議書が回ってきます。稟議の内容によって、どこに注目すべきかや承認者の信頼性に注意すべき点など、対応方法を微妙に変えています。稟議が必要なことは理解しているからこそ、リスクの発生を防ぐために慎重にチェックすべきです。
突然のワークフロー（稟議決裁システム）導入により、今までの紙の稟議を急いで処理することになりました。移行期間内に紙の処理を完了しなければならないということで、期日よりも早めに対応する必要が生じました。紙に押された印鑑には見慣れない数字がありましたので、これに気付き連絡する必要がありました。明日には返事がくるでしょう。
今日の業務を終え、部下から声をかけられました。
「お疲れ様です。息抜きにこの画面を見てみませんか？」と言われ、画面を覗いてみました。「これが稟議決裁システムです。どう思いますか？」と聞かれました。
思っていたのと少し違います。見せられた画面には、先ほど見ていた書類とほぼ同じものが表示されていました。
さらに、承認者が書いたメモのようなものも見えます。
「思っていたのと違いますね。もっと難しくて複雑なものだと思っていたのですが…」
「そうですよね。会社の要望に合わせて見た目も変えてもらいました。プロジェクトメンバーがカスタマイズしてくれたんです」と部下が答えました。
「これなら、紙でなくても大丈夫そうです。でも、使ってみないと何とも言えませんね」
「大丈夫です。この辺りは自分がサポートしますので、任せてください！」
部下が見せてくれた画面は、実際に見ていた書類とほぼ同じものでした。ただ、まだ操作していないので、本当に複雑な手続きや操作が必要なのではないかと不安になります。
ついにこの日がやってきました。私の部署にレクチャー会が回ってきました。うまく使えなければ、今後の稟議に時間がかかり業務に支障が出るのではないか、私の所で稟議が滞ってしまわないかという不安が頭をよぎりました。
レクチャーが始まり、実際の画面にログインしてテストの稟議を回してみることになりました。画面に通知が表示され、内容を確認しました。流れに沿って確認し、添付書類も簡単に閲覧できました。内容はダミーですが、問題ない内容でした。そして、ボタンを押して決裁が完了しました。
思っていたのと違います。もっとややこしく、設定などが必要なのではないかと思っていました。念のため、レクチャーしてくれたメンバーにやり方が正しいか確認しました。「正しく行われていますよ。TOPに戻ると決裁内容を確認できますので、心配ならそちらをチェックしてください」とのことです。こんなに簡単でいいのでしょうか。驚きましたが、本格運用に向けて私の気持ちは落ち着きました。
いよいよワークフロー(稟議決裁システム)が本格的に始動しました。レクチャーで学んだことをしっかりと活かしています。特に個人的に助かっているのが、チャット機能です。私は申請者と直接確認するタイプなので、ボタンひとつで簡単にチャットを送ることができて助かります。タイミングが良ければ、すぐに返信が返ってきて進捗が良いと感じます。外出先や出張中で返信が遅かった社員も、チャットで送れば隙間時間に簡単に返信できるようで、比較的当日に連絡がつくようになりました。また、定期的に使い方のレクチャー会も行ってくれています。実際にやってみてわからない事や操作の確認もできて、助かっています。思わぬ効果ですが、レクチャー会後に通常業務の話や他部署の話も聞くようになり、良い交流の場にもなっていると感じます。
心配していたことが杞憂だったようです。
デスクが紙で埋まらず、インクで袖が汚れないのが良いです。期日もリマインダーがあるので、忘れることもありません。プロジェクトメンバーが頑張ってくれた成果だと思いますが、紙の稟議からワークフロー(稟議決裁システム)に切り替えることは意味のある変化だったと感じました。
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