経理を担当していて、伝票や申請書など様々な書類を手にしているのですが、必要な稟議をチェックしていると10件のうち1件は稟議の印の押し忘れを見つけます。
見つけたら、稟議書の作成者に返却してきちんと印をもらうように差し戻しになります。
作成者が決裁者の印をもらうまで書類を待たなくてはならないです。
そうなりますと、稟議が通るまで余計な時間が掛かってしまいます。
人間なのでうっかり、印を押したと思って次に回してしまうのでしょう。
うっかりで手間が増えてしまうのです。
稟議書がどこにあるのかがわかるのはまだ良い方です。
もし、稟議書をどこかで紛失してしまうと非常に面倒です。
紛失の原因を探して予防策を立てるのはもちろんですが、稟議書自体をもう一度、作り直さなくてはなりません。
作り直しのために準備も必要になります。
作り直したら再び決裁者の印をもらうために動き回らなければなりません。
稟議書がどこにあるのか不明になると探し回る時間が無駄になり、本来進めたい業務も滞ってしまいます。
そもそも、「紙」の稟議書だからどこにあるのかわからなくなり、紛失してしまうリスクがあるのです。
「紙」でなければデータが消えない限りは紛失のリスクは防げます。
「紙」を使わずにデータで稟議を通す方法はできないかと上司に相談をしましたらちょうどテレワークを始める事になったので、稟議システムがあるので使ってみたらどうかと教えて頂きました。
ワークフロー(AI稟議決裁)を導入する前までは伝票や申請書が最後まで稟議が通っていないと、伝票や申請書がどこにあるのか探し回っていました。
そこで決裁システムを導入すると誰が伝票や申請書を持っているのか一目瞭然。
どこまで決裁が進んでいるのか明確なので、予定よりも回るのが遅い場合はどこで止まっているのか見て担当者に声がけをすれば解決できます。
稟議書の行方不明、紛失による時間のロスが減った分、業務を進める時間を作れるようになりましたので正確かつ丁寧な業務を行いたいと思っています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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