経理業務を担当している際、伝票や申請書など様々な書類を手にすることがあります。
しかし、必要な稟議をチェックしていると、10件のうち1件は稟議の印の押し忘れを見つけることがあります。
このような場合、見つけた印の押し忘れを修正するために差し戻しとなります。作成者が決裁者の印をもらうまで書類を待たなければなりません。その結果、稟議が通るまで余計な時間がかかってしまいます。
人間である以上、うっかりミスによって印を押し忘れてしまうことがあります。このようなうっかりミスが発生すると手間が増えてしまいます。
また、紛失による時間の無駄もあります。稟議書がどこにあるのか把握できればまだましな方ですが、もし稟議書がどこかで紛失してしまうと非常に面倒なことになります。紛失の原因を探して予防策を立てるのはもちろんですが、稟議書自体をもう一度作り直さなければなりません。作り直しのためには準備も必要です。作り直したら再び決裁者の印をもらうために動き回らなければなりません。
このような問題を解決するためには、「紙」の稟議書を止める必要があります。なぜなら、「紙」の稟議書はどこにあるのかわからなくなり、紛失してしまうリスクがあるからです。そこで、データを活用した稟議書の通過方法を検討しました。上司に相談すると、ちょうどテレワークを始めることになったため、稟議決裁システムの導入が提案されました。
稟議決裁システムの導入により、稟議書の行方不明がなくなりました。これまでは伝票や申請書が最後まで稟議が通っているか不明であり、探し回る時間が無駄になっていました。しかし、稟議決裁システムを導入することで、どのステージにおいて稟議が進んでいるのか一目瞭然となりました。また、遅れが生じている場合も、どこで止まっているのか確認し、担当者に対して迅速な対応を取ることができます。
稟議書の行方不明や紛失による時間のロスが減少したことで、業務をスムーズに進める時間を確保できるようになりました。これにより、より正確かつ丁寧な業務を行うことができるようになりました。
業務軽減のためには、紙の書類ではなくデータを活用したシステムの導入が有効です。稟議決裁システムの活用により、効率的な業務遂行が可能となります。このような改善策を取り入れることで、経理業務の効率化と業務時間の最適化が実現できるでしょう。
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