この前、主任に昇進してから知ったことがあります。
稟議書の決裁を回すことが思った以上に、時間と労力が掛かる作業だったことに...
私は金融会社に勤めており、主に取引会社への融資、金融商品や保険の販売など、様々な業務を行っています。どれもお金を取り扱うこともあり、1つの案件に対して時間が掛かることは多いです。
その業務の中で、部下から上がってきた稟議書を確認するのですが、取引先が多い分、稟議書の確認の依頼数も増えていきます。
だからと言って、まとめて稟議書は確認できないため、1つ1つ注意しながら見ていき、必要な情報が記載されているか、この稟議書に対して決裁しても良いか判断しなければなりませんでした。
初めは自身の業務の合間に、稟議書を確認しては、次に承認者のところまで受け渡しをしたり、内容に間違いがあれば申請者に差し戻すことをしていました。ですが、他の業務とも重なってしまい、日中の業務内には終わらせることができず深夜まで残業する日々が続きました。
その影響は日中にも出ており、疲れも取れずにミスをしてしまうことが何度もありました。
想像以上に稟議書の確認の多さと進まないことに、「時間が足りなくて、いつまでも終わらない....」と溜息が漏れました。
当時、社内ではあと少しで契約が完了できる、大きなプロジェクトが動いていました。
稟議書さえ決裁が通れば、全て終わる...!と思っていた矢先に、あることを告げられたのです。
「例のプロジェクト何だけど、なんか稟議が下りてないらしいんだよね」
それを聞いた途端、真っ青になりました。
もしかしたら、私のデスクに山積みになった書類の中に例のプロジェクトに関わる稟議書が埋まっているかもしれない...それは会社にとっても一大事な事です。
急いで自分のところに来ていた書類を全て確認しました。
しかし、探してもない、ない...、もしかしたら、無くしてしまった..！？
と冷や汗が止まらずに焦っていたところ、「例のプロジェクトの稟議書だけど、一部内容の確認が入っていて部長の方で止めていたらしいよ」と他の社員から聞かされました。
稟議書を自分の所で止めていなかったことに胸をなでおろしましたが、もし本当に自分が止めてしまっていたらどうなっていたのかと、恐ろしい気持ちになりました。
その後、無事プロジェクトの契約が完了したらしいのですが、そこで浮き彫りになった稟議書の確認が遅いことについて、会社の問題として取り上げられました。
その問題を解決するために、あるシステムが早々に導入されました。
以前、問題に上がっていた点としては、稟議書の確認に時間が掛かり過ぎていることと、稟議書を確認し、回すときの手間が多い事が上がっていました。
いくつかの稟議決裁システムを調べていたところ、1つの会社に出会いました。
ティファナが提供している「稟議決裁さくらさん」という稟議決裁システムです。
稟議決裁システムを導入するのも、結局は時間や手間が掛かってしまい、上手く進まないと噂では聞いていたのですが、そこの稟議決裁システムは、基本となる承認経路（ワークフロー）と書類の形式を渡すだけでいいともらいました。
承認経路とは、稟議書の作成や提出から、最終的な決裁までの一連の承認手順の流れのことを指します。承認経路は、会社や組織の規模や業務内容、決裁の対象となる金額や内容によって異なります。
他の稟議決裁システムでは、自分たちで書類を登録したり、編集しなければならないのに、全部任せてしまっていいのですか？という質問に、ティファナの担当の方は「もちろんです！後はお任せください！」と答えてくれました。
そこからの導入は早く、実際に稟議決裁システムが稼働し始めたころ、稟議書の承認の速さを目の当たりにしました！
電子なのでパソコンでもスマホでも確認できるので、場所を選びません。また、自分が担当になった時は通知が来るので、見逃しもなくスムーズに確認ができます。
差し戻しするときはコメントを記載するか、専用のチャット画面から申請者に向けて質問するので、認識の違いも生まれにくく、以前よりも確認の時間が1/10にも減りました。
稟議決裁システムは、企業や組織の意思決定プロセスを効率化するためのシステムであり、「ペーパーレス化」が大きなキーワードとなります。
稟議書の作成や提出、承認経路の管理を電子化することで、紙による手書きの書類を使う必要がなくなり、時間とコストの削減につながります。
また、承認経路の進捗状況をリアルタイムに把握できるため、進行中の案件を追跡することが容易になります。
稟議決裁システムを導入したおかげで、稟議書の確認漏れが格段に少なくなったことも助かっているのですが、何よりも稟議書の確認で時間に追われていた分が無くなり、自分の業務にも集中できるようになったのです。
以前は積み上げられた書類を見ながら、どれが優先的に見なくてはいけないものなのかと把握するのも大変でしたが、電子化された稟議書は期日が近いものから並べてくれます。
探すことなく通知がきた分だけ確認すればよい今は、ストレスもなく快適です。
正直、ワークフロー（稟議決裁システム）を導入した事で、こんなにも大きく結果を変えるとは思っていませんでした。本当に導入して良かったと心から思いました。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
