稟議はどの会社でも行っていますよね。
業務効率化、DX推進などで稟議も電子化を迫られています。
ただ各会社でやり方や書類の形、承認の通し方など様々違います。
時間も労力もかかるだろうからそれに見合った結果は出るのかも心配ですよね。
そんなお悩みにお答えします。
稟議の電子化を進めるうえで、ぜひ覚えておいていただきたい点です。
現状で稟議を進めていくなかで、ミスが発生することは誰にだって起きる事です。
人間が行っているのでヒューマンエラーが起きることが想定されます。
だからこそ、手順やチェックなどのミスが起こらないような準備や段取りが重要になってきます。
皆さんも、稟議書類を申請したり承認したりするときにチェックや見直しを行っていますよね。
さて、その観点で考えると「稟議が上手く進まない、手戻りが多い、時間がかかって仕方ない」というのは個人のやり方やチェックの仕方が悪いだけでしょうか。
勿論その側面もあるかもしれませんが、そもそも会社として仕組みに問題はありませんか？
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原因を考えた結果1つの答えにたどり着いたようです。
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紙の稟議だからこそ起きる可能性があることです。
同じような事が自分に起きたらと想像しただけで、ゾッとしてしまいますね。
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昇進や部署の移動で手順が変わったり、初めての業務が増えますよね。
初めての業務の中には勿論稟議も入ってきます。
うっかり忘れてた、では済まないこともでてきてしまうかもしれません。
3つの事例をご紹介しましたが、他にも思い当たることが思い浮かんだのではないでしょうか。
稟議の種類によっては、電子化するために会社全体を巻き込んで対応する必要があるかと思います。
その労力を考えると変えることに尻込みしてしまいますが、本当にそれでいいのでしょうか。
一時的には時間がかかることかもしれませんが、その後は今までかけていた時間や労力が減少すると考えてみてください。そう考えるといち早く始めることで効果が増えることになります。
つまり、稟議を電子化するのは早く始めることが吉、と言うことですね。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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