稟議はどの会社でも行っていますよね。
業務効率化、DX推進などで稟議も電子化を迫られています。
ただ各会社でやり方や書類の形、承認の通し方など様々違います。
時間も労力もかかるだろうからそれに見合った結果は出るのかも心配ですよね。
そんなお悩みにお答えします。
稟議の電子化を進めるうえで、ぜひ覚えておいていただきたい点です。
現状で稟議を進めていくなかで、ミスが発生することは誰にだって起きる事です。
人間が行っているのでヒューマンエラーが起きることが想定されます。
だからこそ、手順やチェックなどのミスが起こらないような準備や段取りが重要になってきます。
皆さんも、稟議書類を申請したり承認したりするときにチェックや見直しを行っていますよね。
さて、その観点で考えると「稟議が上手く進まない、手戻りが多い、時間がかかって仕方ない」というのは個人のやり方やチェックの仕方が悪いだけでしょうか。
勿論その側面もあるかもしれませんが、そもそも会社として仕組みに問題はありませんか？
予定していた仕事が終わらない理由が分かった
仕事のスケジュールが思った通りに行かないのは、中々辛いですよね。
原因を考えた結果1つの答えにたどり着いたようです。
「ワークフローシステム」で重要書類を効率的に管理！見つからずにヒヤッとした経験から学んだこと
紙の稟議だからこそ起きる可能性があることです。
同じような事が自分に起きたらと想像しただけで、ゾッとしてしまいますね。
稟議書決裁の時間短縮を実現！夢のシステムが登場！
昇進や部署の移動で手順が変わったり、初めての業務が増えますよね。
初めての業務の中には勿論稟議も入ってきます。
うっかり忘れてた、では済まないこともでてきてしまうかもしれません。
電子化におけるセキュリティ対策は非常に重要です。セキュリティを確保するためのいくつかの課題をご紹介します。
電子化された稟議書類や関連データを暗号化することで、不正アクセスや情報漏洩を防ぎます。データが暗号化されていれば、不正な第三者がデータを盗み見ても、その内容を読むことができません。従って、データの暗号化は情報セキュリティを確保する上で不可欠な手段です。
電子化された稟議データへのアクセスを制御し、機密性を確保するために、適切なアクセス制御と認証システムを導入します。これにより、必要な権限を持つユーザーだけがデータにアクセスできるようになります。また、強力な認証手段（例：多要素認証）を使用することで、不正アクセスを防ぎます。
データの取り扱いに関するセキュリティポリシーを策定し、従業員に教育することが重要です。従業員がセキュリティポリシーを遵守し、セキュリティ意識を高めることで、情報漏洩やセキュリティインシデントのリスクを軽減できます。
システムやアプリケーションのセキュリティを定期的に監査し、脆弱性評価を行うことで、セキュリティの問題を早期に発見し修正することができます。また、外部のセキュリティ専門家によるペネトレーションテストや脆弱性診断を活用することも効果的です。
電子化されたデータのバックアップを定期的に作成し、災害発生時に備えます。バックアップデータの暗号化と安全な保管を行うことで、データの損失や破壊からの復旧を迅速かつ効果的に行うことができます。
これらのセキュリティ対策を適切に実施することで、電子化された稟議プロセスのセキュリティを確保し、機密性と信頼性を高めることができます。
3つの事例をご紹介しましたが、他にも思い当たることが思い浮かんだのではないでしょうか。
稟議の種類によっては、電子化するために会社全体を巻き込んで対応する必要があるかと思います。
その労力を考えると変えることに尻込みしてしまいますが、本当にそれでいいのでしょうか。
一時的には時間がかかることかもしれませんが、その後は今までかけていた時間や労力が減少すると考えてみてください。そう考えるといち早く始めることで効果が増えることになります。
つまり、稟議を電子化するのは早く始めることが吉、と言うことですね。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
