――自動車部品工場・佐藤班長の現場改革ストーリー
「また今日も稟議が進んでない…」
自動車部品工場で班長を務める佐藤さん（40代）は、毎月のようにそう嘆いていました。
部品の発注や新設備の導入には必ず稟議書が必要。しかも、そのほとんどが紙ベース。どの上司の机で止まっているのかも分からず、進捗確認のためにフロアを何度も行き来する日々でした。
書類作成にかかる時間、確認の手間、そして何より「今どこで止まっているか分からない」ストレス。気づけば定時を過ぎ、現場が静まり返る中でひとり残業。そんな生活が続いていたといいます。
「このままじゃ、現場が回らない」
ある日、佐藤さんは思い切って課長に提案します。
――「紙の稟議、やめませんか？」
最初は渋い顔をしていた課長も、佐藤さんの切実な訴えと、実際の作業時間の記録を見て態度が一変。調査の末、導入が決まったのがAIを活用したワークフローシステムでした。
このシステムの最大の魅力は、画面のレイアウトがまるで紙の稟議書そっくりな点にあります。実際に導入した佐藤さんのチームでは、「紙と同じ感覚で操作できるから、マニュアルを読むまでもなかった」と話すほど。特にアナログ派の上司やベテラン社員にもすんなりと受け入れられ、導入初日から現場にスムーズに溶け込みました。
進捗状況はリアルタイムで可視化されており、誰がどこで止めているのかが一目で把握できます。「誰かの机の上で稟議が止まっていた…」というよくあるトラブルは皆無に。承認者に催促したい時も、チャット機能で即座に連絡できるため、メールを送ったり、電話をかけたりといった時間も削減されました。
さらに、承認履歴や稟議フローはすべて自動で記録され、監査対応や社内報告にもそのまま活用可能。これまでExcelや手帳で管理していた非効率な工程が一掃されました。
導入から3か月。佐藤さんのチームでは、稟議処理にかかる時間が従来の半分以下に。平均して1件あたり3日かかっていた承認プロセスが、わずか1日以内で完結するようになりました。その結果、月間で20時間以上の残業削減を実現。申請側・承認側双方の心理的負担が減ったことで、チーム全体の雰囲気も大きく変化しました。
「以前は、誰もがどこかイライラしていた。でも今は、皆が自分の業務に集中できている。それが一番大きいですね」
と佐藤さんは語ります。
現在、佐藤さんは次のフェーズとして、AIによる稟議書の自動作成機能をテスト運用中です。過去の稟議書データをもとに、よく使う文言や項目を自動でサジェスト。さらに、申請内容に応じて最適な承認フローをAIが提案する機能も視野に入れています。
たとえば、経費精算のような定型的な申請は、AIが内容を読み取り、自動で承認ルートをセットアップ。担当者は確認して「送信」ボタンを押すだけ。こうした仕組みが普及すれば、今後は稟議の属人化やミスの削減にもつながるでしょう。
「仕事を効率化するというのは、楽をすることではなく、本当に重要な業務に集中できる環境を整えることです」
と佐藤さん。いまや「稟議決裁さくらさん」は、チームにとってなくてはならない存在となっています。
稟議のデジタル化は、ただ便利なだけの話ではありません。現場のストレスと時間を減らし、よりよい働き方を実現する大きな一歩です。
「残業が減って、家族との時間が増えた。それが一番うれしいです」――佐藤さんの言葉が、すべてを物語っています。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
