私は自動車部品工場で働いており、班長を務めています。
最近、班長に昇格したので部下の指導や品質の担保、月1回の報告など頭を使う作業が増えてきました。
毎日たくさんの問題が上がる中で、一番頭を悩ませているのがワークフローです。
私の工場ではどの部品を何個購入するか、新しい機械を導入するかなどを班長が考え、稟議を申請する必要があるのですが、これがまた大変。
紙の稟議を回しており、1つの稟議書を書くだけで1日が終わっていくのです。
私が早く決裁をもらえなければ、止まってしまうプロジェクトもあります。納期もきまっているので、毎日残業です。
やっとの思いで完成させた稟議もなかなか回りません。
社長の決裁まで必要なのですが、期日通りにいった試しがありません。紙の稟議のため、提出してしまうとどこで止まっているのかが、私にはまるで分からないのです。
主任に確認すると「決裁したよ」と一言。
係長に確認すると「3日前に課長の机に置いといたよ！」と一言。
急いで確認しに行くと、なんと課長の机の上に置きっぱなしになっているではありませんか。
しかも課長は3日前から長期出張にでており、戻ってくるのが1週間後…。
これでは時間がいくらあっても足りません。
そうです。ワークフローの1番の問題は、「回らない」ことなのです。
一度手元から離れてしまうと、進捗がまったく見えてきません。
必然的に直接聞きに行かなければいけないのですが、そんな暇もなく「きっと稟議を回してくれているはず！」と信じるしかない状況が続いていました。
なんとか時間を作って確認に行くと、大体期日通りに進んでいないことが多くて落胆したことを覚えています。
係長や課長は出張も多いので、一層稟議が回らないことが多いのです。
どうにかならないものだろうか…。
これだとどれだけ時間が合っても足りず、最近は他の仕事が進まなくなってきており、残業時間も増えてきました。
なんとかするしかない。
私は意を決して、課長に相談してみました。
課長は根っからのアナログ人間です。
これまで何度かデジタル化しようという話は出たのですが、今までのやり方が合っている、機械は分からないと、うやむやにされてきました。
相談に行ったところ、課長も今のままでの稟議では良くないと感じていたそうですが、デジタルに切り替える踏ん切りがついていない様子。
どうにか説得を行い、一度導入してみようという話になりました。
何か良いワークフローシステムがないかと探していた時に出会ったのが、ティファナの「稟議決裁さくらさん」。
課長から「画面の見た目は絶対に紙と同じが良い」ともらっており、相談したところ「もちろん、可能です！」と頼もしい返事が。
画面を見せていただいたのですが紙と変わらない見た目になっていて、これには課長も開いた口が塞がらないようでした。
実画面を見たことにより、課長の中でシステムの概念が変化したようで、そこから本格導入までの動きはスムーズでした。
稟議をシステム化したことにより、一番良かったことは私だけでなく全社員の残業時間が激減したことです！
記載項目が明確になったことで、作成する時間も短くなったため、本来やるべきだったメインの仕事に集中して取り組むことができるようになりました。
また進捗が一目で分かるので、わざわざ聞きに行くという時間もなくなったのです。必要があればチャットもできるので、自席にいながら稟議を回すことができるように！
稟議に時間がかからなくなったおかげで、後輩への教育や指導に時間を割くことができるようになりました！
そのため、全体の作業効率がぐっと上がり全社員の残業時間も減ったのです。
ワークフローをアナログからデジタルにするだけで、こんなにもメリットがあるのかと驚愕しています。
今後はさらなる効率化と革新を目指すために、AIなどの最先端ツールの活用を検討していくことも考えられたらと思っています。AIは、稟議の自動化や意思決定の支援、予測分析、および業務プロセスの最適化など、さまざまな分野で革新的な機能を提供してるようです。例えば、AIを活用した自動化ツールを導入することで、稟議書の作成や承認プロセスを自動化し、人間の手作業を大幅に削減することが可能です。また、AIによるデータ解析や予測分析を活用することで、生産計画の最適化や在庫管理の改善、さらには品質管理の向上などが期待できます。
アナログ人間だった課長も、今ではお手の物。ボタン1つで承認や差し戻しができるため、楽々稟議を回せる、と上機嫌です。
全体の士気も上がり、現在動いている大きなプロジェクトも上手くいきそうです。
もう、ワークフローシステムを手放せそうにありません！
澁谷さくら（AIさくらさん）
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