遂に弊社もペーパーレス！一体何から始めたらいいの？

「紙の書類、多すぎない？」  
「ファイル探すの、毎回手間…」  
「ペーパーレスにしたいけど、何から始めたらいいの？」  
そんなあなたのために、初めてのペーパーレス化をサポート！  難しく考えず、まずはできることから始めてみましょう。

まずは現状チェック！紙を使っている場面を洗い出そう

ペーパーレス化の第一歩は、 「どこで紙を使っているのか」を明確にすること。  
まずは社内でどんな書類が日常的に使われているのかリストアップしましょう。

✅ 日報や報告書 – 紙に手書きして提出？これ、オンラインで記録できるかも。  
✅ 申請書や稟議書 – いちいち印刷してハンコをもらうのは手間では？  
✅ 契約書や請求書 – 電子契約を導入すればスムーズ＆コスト削減！  
✅会議資料 – 毎回大量に印刷して配るより、デジタルで共有しませんか？  

「これ、デジタルで代用できるんじゃ？」と感じたものがあれば、そこから改善スタート！

デジタルツールを導入してみる

紙の代わりになる便利なツールはたくさんあります。  
業務に合ったものを選んで、少しずつデジタル化を進めましょう。

📌 クラウドストレージ（Google Drive, Dropbox, OneDriveなど）
→ 資料の保管・共有が簡単に！フォルダを整理すれば、検索性もアップ。  
📌 電子決裁システム（DocuSign, Adobe Signなど）
→ 申請や契約がオンラインで完結！リモートワークでもスムーズに承認可能。  
📌 ワークフロー管理ツール（kintone, ジョブカン, SmartHRなど）
→ 稟議書や勤怠管理をペーパーレス化。紙の回覧待ちをなくして時短に！  
📌 チャットツール（Slack, Microsoft Teams, Chatworkなど）
→ メールよりスピーディーなやりとりが可能。紙の回覧板とはおさらば！  

最初からすべてを変えるのではなく、「これなら試せそう」と思うものから導入してみるのがポイント。

 無理のないルールを決める

ペーパーレス化を成功させるには、 「まずはここから」というルールを決めることが大事。  
いきなり「紙禁止！」とすると混乱するので、少しずつ進めていきましょう。


🚀 「まずは会議資料をデジタル化しよう」
🚀 「経費精算の申請はオンラインで」
🚀 「契約書は電子契約に変更」

このように 小さなルールから始めるのが成功のコツ！  
また、ペーパーレス化を進めるにあたって、こんな あるあるな課題にも気を付けておきましょう。

💡「デジタル化したのに、結局紙に出力している」
→ 紙の出力が必要な場面を減らす工夫が必要。PDFでの閲覧や電子署名を活用！  
💡 「上司が紙派で、デジタル化に消極的」
→ まずは「ハイブリッド方式」で並行運用しながら、少しずつ慣れてもらうのが◎。  
💡 「ファイルの保存ルールがバラバラ」
→ どこに何を保存するか決めておかないと、結局探しにくくなるので注意！  

みんなで慣れていこう

ペーパーレス化は、 「慣れるまでが勝負」！  
最初は戸惑うこともあるけど、やってみると意外と快適です。

📢 現場の意見を聞くことが大事！
「このツール、使いにくい…」「ここの紙は残した方がいいかも？」  
現場の声を拾いながら、柔軟にルールを調整すると、スムーズに定着します。  
📢 「デジタル化のメリット」を実感してもらう
「検索が早くなった！」「承認がスムーズになった！」  
小さな成功体験を積み重ねると、みんなの意識も変わっていきます。
📢 定期的にルールを見直す
導入して終わりではなく、実際に運用してみて「もっと効率化できるポイント」が見つかるかも。  
ペーパーレスのメリットを最大限活かせるよう、定期的な見直しも忘れずに！


ペーパーレス化を成功させるには、  
✅ まずは「どこで紙を使っているのか」現状を把握！  
✅ 使いやすいデジタルツールを少しずつ導入！  
✅ 無理のないルールを決めて、現場の負担を減らす！  
✅ みんなで慣れるための工夫をする！  

最初の一歩を踏み出せば、業務の効率もアップ！  
「遂にウチもペーパーレス！」と胸を張れる日もすぐそこです✨