会社の方針でペーパーレス化を推し進めることになった。という人もいれば、社内からペーパーレス化の声があがりやることになった。そんな人もいると思います。
違いはあれども、同じペーパーレス化を進めることになったことには変わりません。
どうせやるならスムーズに終わらせたいですよね。
実際には他の業務を抱えながらペーパーレス化を進めるので、担当者だけではなく申請・承認を行う人たちにも無理なくできるようにすることが大事です。
最初に行っていただきたいのは、今使っている稟議やワークフローを見える化することです。
実はここが一番と言って良いほど重要です！
まずは、実情を把握することで様々なことがわかるようになります。
とある申請は決まったフローであるものの、稟議書類の改定がされず各申請者が優しさで必要な項目を追加しており、初めて申請する人はそれを知らずに困ってしまう、なんてこともおきていたりします。
また、別の稟議に統合できるけれど、昔の慣習がそのままになっている稟議が見つかったりすることもあります。
他にも添付書類が無駄に多い、必須の資料の内容が古い、などなど改めて自分の会社の稟議を見直すとそもそもお手入れをする必要があることがわかります。
すでにある稟議の承認フローをそのまま使っても勿論問題はおきません。
ただ、本当にその承認フローで良いのでしょうか。ぜひ疑っていただきたい！
稟議を作ったときには、安心安全のために石橋を叩いて渡るような承認フローにすることがあります。
その時はとても心配だったかもしれませんが、社員も慣れて問題なくできるようになったので承認者を1人分減らすことなども視野に入れても良いかもしれません。
また、ペーパレス化することで実はそこまで承認フローを踏む必要がない場合も出てきます。
すでに使われて運用されている稟議の見直しを行うのは、なかなか大変です。
ぜひ、この機会に要不要や現在の会社の状況に合わせた稟議にしましょう。
ここまでやり切れたら、勝利は近いです。
ペーパーレス化を進める担当者の方向けになりますが、最後にご紹介するのは「やりたいことは相談する」ということです。
大事なのは誰に相談するか、というところですね。
それは、ペーパーレス化をしてくれるパートナーの会社への相談です。
稟議は本当に各会社でやり方・回し方・言葉の使い方が違います。
やりたい事・やるべき事はしっかり相談しましょう。
できると思っていたけど、実は違った。なんてことがおきないように、聞いておくことがおススメです。
ペーパーレス化をするときに、色々な準備が必要なのは確かです。
その中でも今回あげた３つを中心に考えることで、稟議のペーパーレス化が見えてきます。
お任せするパートナー選びもこの辺りを相談できたり、柔軟に考えてくれる方がより良いですね。
今回の記事でペーパーレス化を進める第一歩となれば、幸いです！
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