この記事では、複雑な稟議承認フローの電子化の課題と解決策を解説しています。特に、多様な条件に基づいて動的に変化する承認ルートをデジタル化する際の困難な点に焦点を当てており、カスタマイズ可能なシステムの導入によってこれらの問題がどのように解決されるかを詳しく紹介しています。具体的な事例を挙げつつ、複雑なフローに対応可能な稟議システムの重要性を強調し、最適なデジタル化の道のりを探る内容となっています。
DXの一環で稟議周りの電子化に取り組んでいますが、難問があります。
直列・並列の承認フローは全く問題ないのですが、場合によって特殊な経路になるものがあるのです。
仕入れの稟議を回そうとした場合、10万以上と以下とで稟議を回す先や数が変わる。
これくらいはまだ良いのです。
誰が承認したかによって、その先の稟議を回す経路が変わる。
稟議を通している段階で、ある一定の期日を超えると回す先が変わる。
こんなものがうちには存在します。
承認フローを通過する際の条件によって、その先のフローが変わっていくというヤバイヤツです。
フロー自体を見直せないか、と言う事も当然検討したのですが、実際調査してみると確かにそうせざるを得ない。
うちが特殊なのかも知れないですが、程度の差こそあれ複雑な経路を通る承認フローはどの会社にもあるものだと思います。
これが稟議決裁電子化の障害になっていました。
いくつか稟議承認システムを検討したのですが、フロー中で条件分岐するようなものはなく、単純なフローの稟議にだけ電子化できればとりあえずは良いかとあきらめていました。
こう言うシステムは通常、個社ごとのカスタマイズには応じてくれないものです。
ところが、独自のカスタマイズにも応じてくれると謳う稟議システムを見つけてしまいました。
早速相談してみると、通常の稟議については問題なく、紙で使っていた稟議書の形式もそのまま使えると言うことで、導入障壁が低い！
そして、うちの複雑な承認フローにもカスタマイズで対応可能との話をもらい、さっそく導入に向けて動き出しました。
開発が入るのでさすがにすぐ導入とはなりませんでしたが、かなりのスピードで開発が進み、約2ヶ月ほどで独自フローを組み込んだ稟議システムが完成しました。
元々のプログラムをパーツに分けて開発しているそうで、モジュールと言うそうですが、そのため柔軟なカスタマイズが可能で、開発も早いのだそうです。
実際のフローも想定通りに動き、紙でやっていた頃より労力も時間も10分の1になりました。
聞いたところによると、AIの開発も積極的に進めており、承認フローの中で効率の向上を図るためにAIが自動的に最適な経路を見つけてくれたり、AIチャットが稟議の通し方を詳細に説明してくれたりと夢が広がりそうな話もしていました。
また、将来的にはさらなる進展が期待され、良い物は着実に実装されていくとの方針。やはり開発に強い会社は違うなと実感しました。
DXを進める上で色々と使えそうな製品があるようなので、さらに相談してみようと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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