私はある企業で広報業務を担当しています。
最近、私たちの会社ではワークフローシステムが導入されました。
このシステムを使い始めたことで、私の業務効率が大幅にアップしました！
今回は、ワークフローシステムの導入によって私が実感したメリットと変化についてお話しします。
私たちが導入したワークフローシステムの最大のメリットは、作業プロセスの自動化による作業時間の大幅な削減です。
導入前は、書類やメールでのやりとりが主で、私たち各部署の担当者が手動で承認書類を集め、確認・修正を行うことで業務が進んでいました。
そのため、業務が煩雑で時間を要することが多く、ヒューマンエラーも発生することがありました。
しかし、ワークフローシステムを導入したことで、承認の自動化や連絡先の登録、資料の添付など、多くの作業を自動化することができました。
特に、承認プロセスの自動化は、以前と比べて格段にスムーズになり、時間が大幅に削減されました。
営業部門では契約書の承認プロセスをワークフローシステムに組み込んだそうです。
これにより、承認依頼の送信から承認までのプロセスが自動化され、承認者の承認や修正依頼を簡単に行うことができるようになったと喜んでいました。
導入前は、契約書の承認書類を回覧するために複数のメールを送信し、回収する必要がありましたが、打合せなどで十分に時間がとれず後回しになってしまうことが多かったそうです。
ワークフローシステムの導入により、承認プロセスが大幅に簡素化され、作業時間が削減されたそうです。
ワークフローシステムは、社員の負荷軽減にも役立っています。
以前は、承認や修正依頼のために多くのメールのやり取りが必要でしたが、ワークフローを使うことで自動化されます。
これにより、私を含め多くの社員がより多くの作業に集中することができるようになり、ストレスも軽減されました。
ワークフローシステムは、業務の品質向上にもつながると感じました。
以前は、書類やメールのやり取りによるヒューマンエラーが発生することがありましたが、ワークフローシステムを使うことで、自動化された作業プロセスによりヒューマンエラーを減らすことができました。
さらに業務効率をさらにあげるために、ChatGPTなども実験的に利用してみたりしています。
また、個人的に感じたことですが、ワークフローシステムはチーム内のコミュニケーションをスムーズにすることもできるのではと感じています。
以前は、承認者とのやりとりや、作業の進捗報告など、メールでのやり取りが主でしたが、ワークフローを使うことで、作業の進捗状況や修正依頼などを簡単に共有することができるようになったからです。
ワークフローシステムの導入によって私の業務効率は大幅にアップしました。
進捗状況の可視化や作業プロセスの自動化によって、ストレスの軽減や作業品質の向上にもつながりました。
ワークフローシステムは、今後も私たちの業務の中で重要な役割を担うことになるでしょう！
澁谷さくら（AIさくらさん）
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