稟議決裁における紙の使用は非効率的？デジタル化のメリット・デメリット

今回は、稟議決裁の紙運用がなぜ非効率なのか、そしてデジタル化のメリット・デメリットをわかりやすくご紹介します。

まだ紙で稟議を回してる？その非効率、気づいていますか？

紙の稟議書。机の上で止まり、ハンコ待ちのまま数日放置…
こんな経験、ありませんか？

・紙の稟議でありがちな「非効率あるある」
・決裁者が出張中 → 稟議が止まる
・印刷・捺印・回覧の手間が多い
・「誰の机にあるのか」が分からない
・承認履歴が紙の束に埋もれる
・ファイリングや保管が面倒

一言でいうと、遅い・分かりづらい・探しにくい。

稟議のデジタル化、メリットはこんなにある！

「面倒くさいからそのままで…」という気持ち、よく分かります。
でも、一度デジタル化してしまえば、むしろラクになるんです。

【メリット1】スピードアップ

紙： 稟議書を印刷して、各部署に順番で回すため1件の決裁に数日～1週間以上かかることも。
デジタル： クラウド上でリアルタイム承認。スマホやタブレットからもサッと承認可能。
→ 「急ぎの案件」でも当日中に処理できるケースが増えます。

【メリット2】見える化

承認フロー上の停滞ポイントが可視化されるため、マネジメント側も動きやすくなります。
特に多段階承認を必要とする大企業では、「誰のところで止まってる？」がすぐ分かるだけで大きな時短に。
過去の稟議内容をキーワードや条件で即検索でき、似たような申請をベースに作成することも可能。
「あの件、いつ・誰が承認した？」を一発で履歴確認。

【メリット3】履歴管理がラク

紙のファイリング、保管庫の維持、人力による書類管理が一切不要。
経理や監査対応もラクになり、法的な保管義務にもクラウド上で対応可能（※要対応サービスを選ぶこと）。

【メリット4】リモートワークにも対応

物理的な場所に縛られないので、在宅勤務中でも決裁が可能。
特に災害時やパンデミック時など、オフィスに行けない状況でも業務が止まらないのは大きな強みです。

とはいえ…デジタル化にも注意点アリ
どんなに便利でも、完璧なものはありません。

デジタル化にも「気をつけたいポイント」があります。

【デメリット1】導入コストや教育が必要

システムの選定や初期費用、導入後の教育コストがかかる。
一部の業務フローをカスタマイズする必要がある場合は、開発コストも発生することも。
※ただし、無料または低コストのサービスも多数あります（例：SmartHR、ジョブカンなど）。

【デメリット2】セキュリティ対策が必須

デジタル運用ゆえに不正アクセス・情報漏洩リスクはゼロではありません。

対策としては：
アクセス権限の適切な設定
二段階認証
信頼性のあるクラウドサービスの選定

紙の紛失や盗難リスクと比べても、適切に運用すればむしろ安全性が高いという見方もできます。

【デメリット3】「紙文化」が根強い場合は反発も

特に上層部が「紙とハンコ」にこだわる場合は説得に時間が必要。
「紙じゃないと不安」「目の前で承認しないと心配」など、心理的ハードルも存在。

→ この場合は段階的な導入や、並行運用からのスタートが有効です。

小さな一歩が、組織の未来を変える

稟議のデジタル化は、ただの業務効率化ではありません。
会社のスピード感・働きやすさ・変化への柔軟性を育てる第一歩です。

紙を捨てろとは言いません。
でも、「もう紙じゃなくてもいいかも？」と思えたら、
それが最初のサインです。

時代に合った稟議のカタチ、そろそろ考えてみませんか？