生成AIで加速する稟議決裁ワークフロー｜5〜8社比較で選んだ柔軟なカスタマイズの実例

【システム刷新の背景】5〜8社比較で見えた共通化の壁

多くの企業がライセンス期限や老朽化を機にシステム刷新を検討しますが、最大の障壁は自社独自のルールです。

今回の実例でも、ライセンス期限が迫る中で5〜8社のシステムを徹底比較しました。
しかし、合併やグループ会社化を繰り返してきた組織では、各社ごとに承認ルートや決裁権限が異なり、パッケージ製品の標準機能に、自社の業務を合わせるのが不可能という現実に直面したのです。

【具体的な課題】
・A社は「3名承認」だが、B社は「5名＋合議が必要」といった不一致
・合併前の旧慣習が残る特殊な稟議フォームの存在
・どの会社も同じ形に統一することの物理的な難しさ

こうした現場の事情に寄り添い、柔軟にカスタマイズできるパートナー選びが、プロジェクトの第一歩となります。

生成AIとカスタマイズがもたらす、稟議ワークフローの変革

選定の決め手となったのは、価格以上の柔軟性と直感的な操作性です。
特に、将来的な生成AIとの連携を見据えたワークフロー構築は、業務効率を劇的に変えます。

生成AIによる作成・承認プロセスの最適化

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【項目：書類作成】
従来の課題：過去の事例を探し、手入力で数時間かかる
生成AI導入後の変化：「〇〇の購入」と入力するだけで、過去データから下書きを自動生成

【項目：内容確認】
従来の課題：形式不備や規程違反のチェックが目視
生成AI導入後の変化：生成AIが社内規程と照らし合わせ、不備をリアルタイムで指摘

【項目：承認判断】
従来の課題：膨大な添付資料を読み込む負担が大きい
生成AI導入後の変化：生成AIが要点を3行で要約し、承認判断を迅速化
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導入時の苦労が現場の使いやすさを生む

導入プロセスでは、独自のワークフローを再現するために、開発側と現場が膝を突き合わせて細かな調整を繰り返しました。
この導入時の苦労を経て構築されたシステムは、現場にとってマニュアル不要で、直感的に使えるツールへと進化します。
実際、導入後は簡単な共有だけで、頻繁に稟議を出す担当者がすぐに使いこなせるほど、UIの親和性が高まりました。

【導入後の定量的効果】立ち上がりの速さと安心感

システムを刷新したことで、導入直後から以下のような具体的な変化が現れています。

・リードタイムの短縮：複雑なルートが自動判別されるため、承認ルートの差し戻しや停滞が激減
・心理的ハードルの低下：使いにくいシステムという不満がなくなり、現場から迷わず操作できるという評価を獲得
・将来への拡張性：一度、自社の業務に即した基盤（データ）を整えたことで、今後生成AIによる自動要約や自動起案を実装する準備が整った

実際にシステムを共につくり上げた経験があるからこそ、新しい課題（AI活用など）が出てきた際も、安心して相談できる信頼関係が、運用の継続性を支えています。

よくある質問

Q1：生成AIをワークフローに組み込むメリットは何ですか？

A：最大のメリットは、起案者の負担軽減と承認速度の向上です。
　　生成AIが過去の承認パターンを学習し、適切な表現や項目を提案することで、人は最終確認のみに集中できるようになります。

Q2：グループ会社ごとにルールがバラバラでも導入できますか？

A：はい。
　　本事例のように、最初から統一を目指すのではなく、各社の事情に寄り添った柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶことで、スムーズな移行が可能です。

まとめ

稟議決裁の効率化は、単なるツールの導入ではなく、自社独自のワークフローをどれだけ尊重し、生成AIなどの最新技術をいかに組み込むかで決まります。
複雑な承認プロセスにお悩みの方は、ぜひ一度、柔軟なカスタマイズが可能な当社のソリューションをご相談ください。

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