稟議は、多くの企業や組織で行われている重要な業務プロセスの一つです。しかし、稟議書や承認書を紙でやりとりするという方法は、手間や時間がかかり、誤字や書き漏れも起こりやすく、問題も多いものです。また、紙の書類を扱うことによるデータ漏洩や紛失のリスクも常に存在します。
特に下記の問題点が挙げられます。
時間的な負担：決裁者は多くの稟議書類を読み、承認するため、多忙なスケジュールになりがちです。特に、大規模な企業では、決裁者が承認する書類の数が多いため、時間的な負担が大きくなります。
書類管理の困難さ：書類を承認することが義務付けられているため、決裁者は書類を管理しなければなりません。書類の保管場所や書類を探す方法が分からないといった問題が起こります。
誤った判断をしてしまうこと：決裁者は、書類を読み、承認することが求められます。しかし、書類の内容が複雑であったり、決裁者が専門知識を持っていない分野であったりすると、誤った判断をしてしまうことがあります。誤った判断は、企業に損害をもたらすことがあるため、決裁者にとっては慎重な対応が必要です。
稟議決裁のペーパーレス化を進めるにあたって、選定のポイントには以下の3つが挙げられます。まずは安全性の確保です。重要な文書をオンライン上で扱うため、十分なセキュリティ対策が必要です。特に、認証やアクセス制限の機能が備わっているかどうかを確認する必要があります。
次に、利便性の高さも大切なポイントです。稟議・決裁の手続きがシンプルで、使いやすいシステムを選ぶことで、従業員の負担を軽減できます。また、スマートフォンやタブレット端末からアクセス可能なシステムも選択肢の一つとして検討すべきです。
最後に、コストの面でのメリットも重要です。ペーパーレス化により、印刷コストや紙代、郵送費などのコストを大幅に削減できるため、投資対効果を十分に検討する必要があります。また、システム導入にあたっては、初期費用や運用費用なども考慮して、総合的にコスト面を評価することが重要です。以上のポイントを踏まえて、選定にあたっては慎重な判断が必要です。
自分の会社もペーパーレス化するべきか悩んでいる方は一度こちらをご覧ください。
稟議決裁システムの導入方法については、メリットとデメリットを知ることが大切です。
1. 業務プロセスの効率化：業務の自動化やスピードアップが可能となり、人的ミスを減らすことができます。
2. 情報の共有化：複数人で作業する際に、情報の共有がしやすくなります。
3. 進捗状況の可視化：各段階の進捗状況が把握できるため、問題点を把握しやすくなります。
4. コスト削減：業務の自動化により、人件費や書類印刷などのコストを削減できます。
5. 業務改善の実現：進捗状況の可視化やデータの蓄積・分析により、業務改善の具体的な施策が見えてくることがあります。
1. システム導入コスト：システムの導入費用がかかる場合があります。
2. システム構築期間：システムの構築期間が長くなる場合があり、業務に影響を及ぼすことがあります。
3. システムのカスタマイズ：必要な機能がシステムにない場合、カスタマイズする必要があります。
4. システム運用コスト：システムの運用には、管理・保守などのコストがかかります。
5. システム利用者の教育：システムを使用するためには、利用者の教育が必要となる場合があります。
次に企業に合った稟議決裁システムを選定することが重要です。
システムの機能や利便性、セキュリティ対策、コストなどを考慮して、複数のシステムを比較検討しましょう。
また、システムの導入にあたっては、利用者のトレーニングや運用管理体制の整備も必要です。最適な稟議決裁システムを選定し、効率的な業務プロセスの実現に取り組みましょう。
最後に、システム導入前の準備、システム導入後のトレーニングや運用ルールの策定などを行い、スムーズな導入を図ることが求められます。
導入手順については、具体的には下記になります。
・システムのインストールや設定
・ユーザー登録や権限設定
・既存の書類データの移行
トレーニングについては下記になります。
・稟議決裁システムの操作方法
・運用ルールを指導
・システムの利用方法の習得
そして、稟議決裁システムの運用に当たっては、システムを正しく利用するための運用ルールの策定が必要であり、運用に関するトラブルを未然に防ぐことが求められます。
ペーパーレス化のポイントについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
稟議決裁システムを導入するとしても、人の手で行うには多大な時間と準備が必要になります。しかし、そんなに時間を掛けられる企業は多くありません。
株式会社ティファナ・ドットコムで提供している「稟議決裁さくらさん」は、ワークフロー設定や書類フォーマットなど、導入時に必要な設定は全てAIが設定いたします。
その他にも、それぞれの企業に合わせてワークフローや書類をカスタマイズすることが可能です。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
