稟議のペーパーレス化が進まない壁を突破！現場に稟議決裁システムが即定着した理由とは

稟議システム統一の壁、合併やグループ会社ごとの独自ルール

ペーパーレス化が進まない最大の理由は、単なる紙文化への執着ではありません。
多くの企業において、組織改編や合併によって複雑化した承認ルートこそが、システム導入を阻む大きな壁となっています。

今回お話を伺った企業様も、まさにこの課題に直面していました。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

一般的なパッケージ型システム（SaaS）は、「A課長→B部長→決裁」のようなシンプルなフローには強いですが、「条件によってルートが分岐する」、「グループ会社ごとに決裁権限が異なる」といった複雑な要件には対応しきれないケースが多々あります。
無理にシステムに業務を合わせようとすれば、現場の反発を招き、結局「紙の方が早い」という結論に戻ってしまいがちです。

安易な妥協をせず、寄り添ってくれるベンダーを選ぶ

システム選定において、機能表の「〇✕」の数だけで比較するのは危険です。
今回の事例では、5〜8社という多くの製品を比較検討した結果、価格と柔軟性（カスタマイズ力）のバランスが最終的な決定打となりました。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）

独自の業務フローを持つ企業にとって最も重要なのは、自社の事情（複雑なルール）を理解し、システム側に落とし込んでくれるパートナーの存在です。

稟議システム選定における比較

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【比較項目：価格感】
一般的なパッケージ型：安価だが、カスタマイズが高価もしくは不可
柔軟なカスタマイズ型：比較的高価だが、柔軟に相談可能

【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：低い（業務をシステムに合わせる必要がある）
柔軟なカスタマイズ型：高い（企業の事情に合わせて調整可能）

【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：画一的なサポート対応
柔軟なカスタマイズ型：事情に寄り添い、共に解決策を探る

【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：オプション追加や運用回避が必要
柔軟なカスタマイズ型：独自の分岐やルールを実装可能
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苦労して調整した分、現場は直感的に使いこなせる

システム導入は、入れて終わりではありません。
むしろ、導入時の仕様調整こそが最大の山場です。

本事例でも、導入初期には「当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダー側も本当に苦労した」（インタビューより）という率直な振り返りがありました。
しかし、その苦労をしてでも自社の業務に沿った形に丁寧に整えたことが、結果として現場へのスムーズな定着を生み出しています。

現場で起きた変化

【導入前（Before）】複雑なルールを覚える必要があり、申請ミスや差し戻しが多発。操作に迷う時間が長い。
【導入後（After）】「実装後はユーザーの立ち上がりが早い」、「簡単な共有だけで直感的に使いこなせている」

　「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

マニュアルを読み込まなくても直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）は、DX推進における強力な武器となります。
「使いやすい」という実感こそが、新しいシステムへの抵抗感を払拭するのです。

よくある質問

Q1：独自のかなり複雑な承認ルートでもシステム化できますか？

A：可能です。
　　本事例のように、合併などで複雑化したフローであっても、ベンダーと綿密に調整しカスタマイズを行うことで運用に乗せることができます。
　　重要なのは、安易にパッケージの標準機能だけで解決しようとせず、柔軟な開発力を持つベンダーを選ぶことです。

Q2：導入後のサポートやAI機能の活用は可能ですか？

A：継続的な相談とアップデートが重要です。
　　業務フローは生き物であり、企業の成長とともに変化します。
　　事例企業も「AIの力が必要になる場面があれば、その都度相談したい」と語っており、導入後も伴走してくれるサポート体制があるかどうかが成功の鍵を握ります。

【まとめ】システムは導入して終わりではなく、育てていくもの

稟議のペーパーレス化を成功させるためには、以下の3点が重要です。

1．自社の複雑なフローから目を背けず、対応できるベンダーを選ぶこと
2．導入時の調整（カスタマイズ）を惜しまず、現場が使いやすい形に整えること
3．導入後もAI活用などの変化に合わせて、システムを育てていくこと

　「実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています。」（インタビューより）

このように信頼できるパートナーと二人三脚で進めることが、ペーパーレス化を単なるスローガンで終わらせないための最短ルートです。

今回導入された「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>