私は保険会社に勤める社員で、毎回稟議書を作成するのに多くの時間を費やしていました。
稟議書作成は、多くの企業で必要不可欠な業務ですが、そのプロセスには多大な時間と労力が必要です。私も以前は稟議書作成に多くの時間を費やしていました。
ある時、新しいシステムを導入することで稟議書作成の苦悩から脱却できました。
その新しいシステムとは、稟議決裁システムでした。このシステムは、ペーパーレス化によって書類の管理を効率化し、また、承認プロセスをスムーズにすることができます。
私はこのシステムを知り、会社に導入を提案しました。
そして、導入された稟議決裁システムは社内の業務に大きな変革をもたらしました。
稟議決裁システムの導入によって、会社での業務プロセスが最適化されました。
書類のペーパーレス化はもちろんのこと、承認の進捗状況の把握や、時間の短縮や作業の正確性を高めることができました。
これは、ワークフローを導入することで得られるメリットの一例です。
ワークフローは、業務プロセスの自動化や見える化を可能にし、作業時間の削減やヒューマンエラーの軽減に繋がります。
例えば、契約書の承認プロセスでは、従来は書類を郵送や手渡しで回し、それぞれの担当者が承認印を押していました。
しかし、ワークフローを導入することで、承認者には書類がデジタルで届き、承認するだけで完了するようになります。
これによって、契約書の承認プロセスが迅速かつ正確になり、取引のスピードアップにつながるとともに、業務効率も向上しました。
稟議書を書くたびに「この文言は適切か？」「誤字脱字がないか？」といったことで、時間を費やすことが多くありましたが、こちらの問題は「ChatGTP」が解決してくれました。
「ChatGTP」を使ってみると、自分が気づかなかった文章ミスを見つけてくれたり、文章の書き方の改善点を教えてくれました。
特に、稟議書でよく使う専門用語や業界用語にも対応しているので、非常に助かりました。
以前よりも稟議書作成にかける時間が大幅に短縮できたことで、仕事のストレスも軽減されました。コスト削減するツールとして効果があったと感じています。
また、「ChatGTP」を使うことで、文章のスキルアップにもつながったと感じています。言い回しや自分は普段使わない言い回しや文章を短くわかりやすい形にするポイントなどがわかるようになってきました。
今では、稟議書作成にストレスを感じることはなくなり、仕事にも前向きに取り組めるようになりました。
ワークフローの導入によって稟議書の確認・承認に掛けていた時間が大幅に短縮され、お客様対応に使えるようになったことで、私の仕事にもやりがいが生まれました。
例えば、以前は時間の制約からお客様からの問い合わせには十分に対応できず、電話に出るのも躊躇していました。しかし、ワークフローの導入によって余裕が生まれ、お客様と直接やり取りすることができるようになりました。
お客様との会話を通して、彼らが抱える問題や不安について理解を深めることができ、それに対して的確なアドバイスや解決策を提供することができるようになりました。
お客様からの「ありがとう」という言葉を頂くことができるようになり、仕事のやりがいを感じるようになりました。
また、ワークフローの導入によって、同僚とのコミュニケーションが円滑になりました。
以前は書類の承認や検討が進んでいるかどうかが把握しきれず、確認するために同僚に直接声をかけることがありました。
しかし、ワークフローの画面上で進捗状況が確認できるようになったことで、同僚とのコミュニケーションが減り、それぞれが自分の仕事に集中できるようになりました。
ワークフローの導入によって生まれた新しい業務スタイルが、私にとって仕事にやりがいを感じています。
今後も、テクノロジーを活用した業務プロセスの最適化に取り組んでいきたいと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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