稟議書作成に苦労するなら、ワークフロー導入で解決を！保険会社社員が実践した、快適な業務スタイル

稟議書作成の手間を削減！ワークフローとChatGPTで業務効率化

稟議書作成にかかる時間を削減したい…
私は保険会社に勤める社員で、毎回稟議書を作成するのに多くの時間を費やしていました。

稟議書の作成は、多くの企業で欠かせない業務ですが、そのプロセスには手間と時間がかかります。私も以前は、書類の作成や修正、承認までに何日もかかることが当たり前でした。

しかし、新たにワークフローシステムを導入したことで、この状況が大きく改善されました。ワークフローシステムは、稟議の作成から決裁までの流れをデジタル化し、ペーパーレスで管理できるシステムです。書類のやり取りをオンライン化することで、承認プロセスがスムーズになり、作業時間の短縮につながりました。

稟議書作成の効率化に成功！ワークフロー導入のメリット

ワークフローシステムを導入したことで、社内の業務フローが最適化されました。

・ ペーパーレス化で管理がスムーズに
・ 承認の進捗状況がリアルタイムで把握可能
 ・書類の紛失やミスを防ぎ、業務の正確性が向上

以前は紙の稟議書を郵送や手渡しで回覧し、承認印をもらう必要がありました。しかし、ワークフローを導入したことで、承認者にはデジタル文書が自動で送られ、ワンクリックで承認できるようになりました。

その結果、稟議の処理時間が大幅に短縮され、意思決定のスピードも向上しました。これにより、業務の停滞がなくなり、より迅速にプロジェクトを進めることができるようになりました。

ChatGPTが稟議書をチェック！文章の質も向上

稟議書を作成する際、「この表現で問題ないか？」「誤字脱字はないか？」と何度も見直す時間がかかっていました。しかし、この問題を解決してくれたのがChatGPTでした。

実際にChatGPTを活用してみると、以下のようなメリットを感じました。

・ 誤字脱字や表現ミスを指摘してくれる
・ 文章の書き方を改善し、より伝わりやすい表現に
・ 専門用語や業界用語の適切な使用をサポート

特に、稟議書に必要な正式な言い回しや論理的な構成を提案してくれるので、作成時間が大幅に短縮されました。また、ChatGPTを活用することで文章のスキルアップにもつながりました。

今では、稟議書作成にかかるストレスが減り、よりスムーズに業務を進められるようになりました。

新しい業務スタイルで仕事のやりがいが向上

ワークフローを導入したことで、業務全体の効率が上がり、お客様対応に充てる時間が増えたことが、私にとって大きな変化でした。

以前は、書類作成に時間を取られ、お客様からの問い合わせにも十分に対応できないことがありました。しかし、ワークフローの導入によって余裕が生まれ、お客様とのコミュニケーションを強化できるようになりました。

さらに、社内のコミュニケーションもスムーズになりました。以前は「書類の承認が進んでいるか」を確認するために、何度も同僚に連絡する必要がありました。しかし、ワークフローシステム上でリアルタイムに進捗を確認できるようになり、社内のやり取りも減少。お互いに業務に集中できる環境が整いました。

テクノロジーを活用した業務最適化へ

ワークフローとChatGPTを活用することで、稟議書の作成や承認プロセスが大幅に改善され、業務の効率化を実現できました。

・ ワークフローシステムの導入でペーパーレス化＆業務効率化
・ChatGPTの活用で文章作成の質向上＆時間短縮
・業務の自動化でお客様対応や戦略的な業務に集中できる環境へ

これからも、テクノロジーを積極的に活用し、よりスマートな業務プロセスの実現を目指していきたいと思います。