多くの企業がシステム刷新を検討するきっかけは既存システムのライセンス切れですが、今回取材した事例では、より深刻な構造的な課題が潜んでいました。
一般的なSaaS型ワークフローは、標準機能に業務を合わせるというスタンスが主流です。
しかし、歴史ある企業や多角化経営を行う企業において、現場ごとの細かいルールや文化を無視して一律のシステムを強制することは、現場の反発を招き、結果として「使われないシステム」を生むリスクがあります。
この企業が抱えていたのは、単なるツールの老朽化ではなく、組織の複雑さにツールが追いつかないというリアルな痛みでした。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
このように、合併やグループ化を経た企業では、「A社とB社で承認ルートが全く違う」、「特殊な条件分岐が必要」といった事情が必ず発生します。
これを無視してパッケージ製品を導入しようとすると、業務が回らなくなるのです。
5〜8社を比較検討した結果、彼らが選んだのは「稟議決裁さくらさん」でした。
決め手となったのは、価格とカスタマイズ性のバランス、そして何よりも当社の事情に寄り添ってくれるという安心感でした。
以下は、一般的なパッケージ型システムと、今回採用された柔軟なカスタマイズ型システム（稟議決裁さくらさん）対応の比較です。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕ 標準仕様への統一が必須
柔軟なカスタマイズ型：◎ 企業独自のルールに合わせて構築可能
【比較項目：導入時の負担】
一般的なパッケージ型：△ 設定は楽だが、業務フロー変更の負担大
柔軟なカスタマイズ型：△ 仕様調整に工数はかかるが、業務適合度が高い
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：低コストだが従量課金で膨らむ場合あり
柔軟なカスタマイズ型：予算内で柔軟なカスタマイズに対応
【比較項目：サポート体制】
一般的なパッケージ型：マニュアル提供のみが多い
柔軟なカスタマイズ型：当社の事情に寄り添う伴走型支援
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しかし、成功事例だからといって、全てが最初から順風満帆だったわけではありません。
インタビューでは、導入時の苦労も語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
システム会社に丸投げするのではなく、担当者とベンダーが膝を突き合わせ、複雑なパズルを解くように仕様を整えたからこそ、現場の実態に即した使えるシステムが完成したのです。
導入時の苦労とは裏腹に、リリース後の現場への浸透は驚くほどスムーズでした。
その理由は、徹底して現場の使い勝手に合わせて作り込まれたUIにあります。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
システム移行時に最もコストがかかるのは、操作説明会や分厚いマニュアル作成などの教育コストです。
しかし本事例では、他社システムと比較してもユーザーフレンドリーな設計になっており、迷わず操作できるという点が、忙しい現場担当者にとって最大のベネフィットとなりました。
また、今後は「稟議決裁さくらさん」を提供しているティファナ・ドットコムの強みを活かし、さらなるAIの活用も見据えています。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています」（インタビューより）
一度作り上げて終わりではなく、組織の変化に合わせてAIも活用しながらシステムを育てていく視点が、DX成功の秘訣と言えるでしょう。
A：要件によりますが、本事例のように「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれる」ベンダーも存在します。
初期費用だけでなく、業務効率化による人件費削減効果も含めたトータルコストで比較検討することをお勧めします。
A：可能です。
インタビューでも「今後も必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていきたい」とあるように、作って終わりのパッケージ製品とは異なり、継続的な改修相談ができるパートナー選びが重要です。
複雑な組織構造を持つ企業にとって、ワークフローシステムの刷新は単なるツールの入れ替えではありません。
本事例が証明するように、成功の鍵は安易な標準化ではなく、自社の複雑さに寄り添ってくれるパートナー選びにあります。
・合併やグループ統合で稟議フローが混乱している
・パッケージ製品では現場の運用に合わない
・AI活用も含め、長く相談できるベンダーを探している
もしこのような課題をお持ちであれば、本事例で採用された「稟議決裁さくらさん」のような、柔軟なカスタマイズと手厚いサポートに定評のあるソリューションを検討してみてはいかがでしょうか。
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