百貨店における稟議決裁業務は、その中でも非常に負担の大きい業務でした。
稟議書の作成や承認に時間がかかり、スタッフの負担が増え、本来の業務に集中できない状況でした。
そこで、会社は稟議決裁システムの導入を決定しました。
稟議決裁システムとは、稟議書の作成や承認などの業務をオンライン上で行うことができるシステムです。
紙での書類のやり取りが不要になり、電子データで管理されるため、作業効率が格段にアップしました。
実際にシステムを使ってみると、稟議書の作成に必要な情報を入力するだけで、ボタン1つで稟議書を作成することができるので簡単に作成できました。
その他、「稟議決裁システム」でできることは下記になります。
・稟議書の承認状況を画面上で確認可能であり、不要なやりとりや確認作業を省くことができる。
・稟議書の承認をオンライン上で行うため、物理的な書類の持ち運びが不要で時間と手間が省ける。
・承認済みの稟議書は電子データで管理されるため、保管や検索が容易になる。
・スタッフの負担が減り、作業時間が短縮され、生産性が向上する。
・承認状況の確認が容易になり、稟議書の進捗管理がスムーズに行える。
今まで面倒や大変だと感じていた作業が、一気に解決することができたのです！
稟議決裁システムの導入によって、稟議書の作成や承認にかかる時間が大幅に短縮されましたが、私たちの仕事は稟議決裁業務だけではありません。
私たちはお客様とのコミュニケーションやスタッフの教育など、多岐に渡る業務に取り組んでいます。
その中でも、百貨店の広告制作において、アイデア出しはチームの創造力と共感力が求められる重要なステップです。
私たちは様々な情報を広告やお知らせとして発信するために日々コンテンツを作成しています。しかし、コンテンツ作成には多くの時間や労力が必要であり、稟議決裁業務にも時間を割くために、なかなか作成に取り組むことができませんでした。
そこで、私たちはChatGPTという自然言語処理技術を活用することで、コンテンツ作成の効率化に取り組むことにしました。
ChatGPTは、高度な自然言語処理技術を駆使した言語モデルであり、様々なトピックや質問に対して人間のような応答を生成することができます。この特性を活かし、百貨店の広告制作においても活用されるようになりました。
具体的には、チームメンバーはChatGPTに広告のテーマやターゲットを伝えると、それに基づいたクリエイティブなアイデアをリアルタイムで生成してもらうことができます。これにより、多様な視点や斬新なアイデアが迅速に提案され、広告制作の時短化に繋がっています。
ChatGPTは過去の広告データや顧客のフィードバックを学習しているため、その洞察に基づいた効果的な広告アイデアを提案することができます。これにより、よりターゲットに合った広告メッセージやアプローチが生み出され、広告効果の向上につながっています。
ChatGPTを活用することで、膨大な情報やトレンドの把握も容易になります。時事の話題や消費者の嗜好の変化など、広告制作に必要な情報を迅速に取得し、それを活かしたアイデア出しを行うことができます。さらに、チームメンバー同士やクライアントとのコミュニケーションもスムーズになります。ChatGPTを介することで、アイデアのやり取りや意見交換がリアルタイムで行えるため、意思疎通の課題が軽減され、チーム全体の連携が促進されます。
ChatGPTは常に学習と進化を続けており、過去の成功事例やトレンド分析から新たなインサイトを導き出すことも可能です。広告業界の変化に即座に対応し、競争力のある広告戦略を立案するために、ChatGPTは貴重なツールとなっています。
百貨店の広告制作におけるChatGPTの導入は、アイデア出しの時短化や創造性の向上に大きく貢献しています。チームメンバーはより多くの時間をアイデアの洗練や戦略的な構築に割くことができ、広告のクオリティや効果も向上しています。
このように、稟議決裁システムの導入とChatGPTの活用によって、私たちは業務の効率化に取り組み、より多くの時間をスタッフ教育やお客様とのコミュニケーションなど、より価値の高い業務に充てることができるようになりました。
ワークフローを導入して業務改善を実現した私たちは、今後も改善を続けていくことが大切です。
1つ目のポイントは、ワークフローの利用状況を定期的に確認することです。
ワークフローの利用率や利用状況を把握することで、業務プロセスの課題点や改善点が見えてくるはずです。
その上で、改善点を洗い出し、改善案を立てていくことが必要です。
2つ目のポイントは、ワークフローの改善案を実行する前に、検証を行うことです。
例えば、新しい機能を追加する際には、その機能がユーザーにとって本当に必要なものかどうか、またシステム全体への影響はないかなど、慎重な検証が必要です。
改善案を実行する前に検証を怠ると、本来の目的とは逆の結果をもたらす可能性があります。
3つ目のポイントは、ワークフローの改善案を実行した後も、定期的なフォローアップを行うことです。
改善案を実行した後も、その成果が持続的かどうか、また新たな課題点が出てきていないかを確認することが必要です。
そうすることで、継続的な業務改善が実現できるようになります。
ワークフローは、業務プロセスの効率化や品質向上に役立つ重要なツールです。
しかし、導入しただけで終わりではありません。
定期的な改善とフォローアップを行い、より良い業務プロセスの実現に取り組むことが求められます。
ワークフローを導入して業務改善ができたことは大きな喜びでした。
その後も改善を続けることで、より効率的な業務を実現できたエピソードがあります。
ある日、弊社の顧客から緊急の注文が入りました。
注文内容は複雑で、従来の手作業では受注に時間が掛かり、対応に遅れが生じることが多かったのです。
しかし、稟議決裁システムの導入によって、稟議書の承認プロセスがスムーズになり、顧客の注文に迅速に対応することができました。
また、ワークフローを活用した業務改善によって、スタッフ間でのコミュニケーションがより円滑になりました。
稟議決裁システムの導入により、承認フローが明確になり、誰がどの段階で承認したかを確認できるようになったため、スタッフ間での情報共有がスムーズになりました。
これにより、従来よりも迅速な意思決定ができるようになり、業務のスピードアップに繋がったのです。
このように、ワークフローを活用した業務改善は、私たちの仕事の質を高め、スタッフのモチベーションアップにも繋がりました。
今後も、改善を続け、より良い業務フローを実現していきたいと思います。
稟議決裁システムは、業務効率化を実現する上で重要な役割を果たします。しかし、種々の稟議決裁システムが市場に存在するため、どのシステムを選択すべきか悩む人も多いでしょう。そこで、おすすめの稟議決裁システムについて紹介します。
1. Create!Webフロー
直感的な承認ルート設計が可能な、簡単操作のワークフローシステム。ExcelやWord、PDFのインポートも可能で、世代管理もできる。クラウド版とパッケージ版から選べる。
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2. ジョブカンワークフロー
導入実績15万社、有料利用ユーザー数250万を超えるワークフローシステム。使いやすさに定評があり、豊富な申請書テンプレートと簡単操作でカスタマイズ可能。承認経路も自動分岐できるため、ミスや負担を軽減。経費精算と併せて利用すれば、最大月額300円/ユーザーで利用ができる。
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3. 稟議決裁さくらさん
ChatGPTを搭載した稟議決裁システムで御社独自の稟議承認フローも実現可能。AIが稟議の傾向から問題点を発見し、提案。進捗状況の管理や期日のリマインドも自動で行う。デザインも簡単で一目で稟議の状況がわかる。AIに聞けばすぐに稟議書が見つかり、いつでも簡単にデータの確認が可能。
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澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
