「また稟議書か…。」「承認までに何日もかかって、なかなか仕事が前に進まない。」
そんな声、現場から聞こえてきませんか？
特に百貨店のように部署が多く関係者が多い業務では、紙で行われる稟議決裁は時間も手間もかかるため、現場スタッフの大きな負担となってきました。重要な業務の合間に、何度も紙を回し、進捗を確認する…。これでは本来の仕事に集中するのが難しくなってしまいます。
そこで注目されたのが、「ワークフローのシステム化」です。
稟議決裁業務をデジタル化し、スムーズに流れる仕組みを作ることで、作業時間の短縮と業務の見える化が可能になりました。
本記事では、実際に稟議決裁システムを導入した背景と、導入によって得られた効果を交えながら、ワークフローを活用して業務効率を上げるためのヒントをご紹介します。
かつては、稟議書を印刷して上司のハンコをもらい、回覧し、承認されるまでに数日〜数週間かかることも珍しくありませんでした。しかし、稟議決裁システムを導入すれば、こうした「紙と人を待つムダな時間」を大幅に削減できます。
稟議決裁システムでは、必要事項を入力するだけでフォーマットに沿った稟議書が自動作成されます。あとはボタンを押すだけで関係者へ一斉に申請が送信されるので、申請者の負担も最小限。
「今どこで止まってる？」というストレスもなくなります。誰がどの段階で承認しているかがリアルタイムでわかるため、進捗状況の把握や催促もしやすくなります。
全てのデータがクラウドで管理されるため、紙もハンコも不要。出社しなくても稟議の確認・承認ができ、テレワークとの相性も抜群です。もちろん、過去の稟議内容も検索可能で、ナレッジの蓄積にもつながります。
最近では、AIが稟議書の内容をチェックし、抜け漏れや不備を自動で指摘してくれる機能も登場しています。
たとえば、「目的が不明確」「添付資料が抜けている」など、人が見逃しやすいポイントもAIがサポート。承認側の負担も減り、結果的に稟議全体のスピードと質が向上します。
承認状況の可視化：承認フローを画面上で確認できるため、無駄なやり取りが削減されます。
迅速な承認プロセス：オンラインでの承認により、物理的な書類の移動が不要に。
データ管理の効率化：承認済みの書類は電子データとして保管され、検索も容易。
スタッフの負担軽減：短時間で作業が完了し、生産性が向上。
進捗管理の向上：承認状況をリアルタイムで把握可能。
稟議決裁業務にかかる手間が劇的に削減され、スタッフ全員が本来の業務に集中できるようになりました。
稟議決裁システムの導入で業務効率が上がったものの、私たちは他にも多岐にわたる業務を抱えています。その中でも、百貨店の広告制作におけるコンテンツ作成は重要でありながら時間がかかる課題でした。
そこで、広告制作にChatGPTを導入。AIを活用して、創造的で効果的なアイデアを効率的に生み出す仕組みを取り入れました。
ChatGPTは、自然言語処理技術を駆使した高度なAIツールで、テーマやターゲットに応じてリアルタイムでクリエイティブな提案を行えます。この特徴を活かし、以下のような改善が実現しました。
効率的なアイデア生成：広告テーマを入力するだけで、多様なアイデアを瞬時に提案。
過去データの活用：顧客フィードバックや成功例を学習したAIが、ターゲットに合った広告戦略を提示。
情報収集の簡便化：トレンドや時事情報を迅速に取得し、それを反映した広告制作が可能。
スムーズなチーム連携：ChatGPTを通じたリアルタイムな意見交換で、コミュニケーションが円滑化。
結果として、従来時間のかかっていたアイデア出しが短縮され、より多くのリソースを戦略立案やコンテンツの質向上に充てることができました。
ワークフローとChatGPTの組み合わせは、業務全体に大きな変化をもたらしました。例えば、急な顧客からの注文が入った際も、稟議決裁システムを活用することで迅速に対応できるようになりました。また、スタッフ間の情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードが向上しました。これらの取り組みにより、以下のような成果が得られています。
業務プロセスの効率化、広告の質と効果の向上、スタッフのモチベーションアップ、継続的な改善で未来を創る。ワークフローの効果を最大化するためには、導入後も定期的な見直しと改善が欠かせません。
利用状況の確認：業務プロセスの課題を洗い出し、適切な改善案を実行する。
改善案の検証：新機能やプロセス変更前に十分な検証を行う。
フォローアップ：改善後も継続的に成果を確認し、さらなる最適化を図る。
ワークフローの進化は業務効率の向上だけでなく、スタッフや顧客の満足度向上にもつながります。
稟議決裁システムとChatGPTを活用することで、私たちは業務の効率化とクリエイティブの質向上を両立することができました。今後もこれらのツールを活用し、より良い業務フローを追求していきます。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
