機器の購入や契約締結、人材採用など、多岐にわたる場面で行われる稟議決裁。
ビジネスにおいて重要な承認プロセスですが、紙で行う方法とデジタル化した方法ではどのような違いがあるのでしょうか？
この記事では、稟議決裁を紙で行う場合とデジタル化した場合の特徴を比較し、それぞれのメリットと課題について解説します。
紙を使った稟議決裁の流れは次の通りです。
稟議書を作成し、承認者に提出する。
承認者が内容を確認後、承認または意見を記載し申請者に返却する。
必要に応じて修正を行い、再提出する。
このプロセスはすべて手作業で進められるため、やり取りに時間がかかり、業務の停滞を招くことがあります。
紙での稟議決裁では、承認者が不在の場合、手続きが進まず処理が遅れるリスクがあります。出張や長期休暇などで即時対応が難しいと、業務全体の遅延を引き起こす可能性があります。
紙書類の紛失や、手書き意見の判読困難といったヒューマンエラーが発生しやすい点も課題です。また、紙資料の保管や管理にはコストがかかる場合があります。
デジタル稟議では、専用システムやオンラインプラットフォームを活用し、稟議書の作成・承認プロセスを電子的に進めます。これにより、紙ベースの稟議に比べ、以下のような利点があります：
承認者が不在の場合でも、システムを通じてどこからでも承認作業が可能になります。これにより、業務の停滞を防ぎ、スムーズな進行が実現します。
稟議書の作成や修正、承認状況の確認がオンライン上で完結します。これにより、手続きのスピードが大幅に向上し、業務効率化が図れます。
紙の紛失や意見の判読ミスといったアナログ特有の課題がなくなります。データはシステム上に安全に保存され、責任の所在も明確です。
電子稟議システムでは、アクセス制限やデータ暗号化などのセキュリティ対策が施されており、情報漏洩や不正アクセスのリスクが低減します。
稟議決裁をデジタル化する際には、次のポイントを押さえることで、さらに効果的な運用が可能になります。
システム導入時には、個人情報保護や不正アクセス防止のため、適切なセキュリティ機能を確認することが重要です。
AIツールを活用することで、稟議書の自動作成や承認プロセスの効率化が可能になります。例えば、自然言語処理による稟議内容の分析や自動承認提案などが挙げられます。また、AIによるセキュリティ監視機能を導入すれば、リスク検知と対応が迅速に行えます。
稟議決裁をデジタル化することで、業務プロセスのスピードアップ、リスクの低減、そしてより効率的な業務運営が実現します。一方で、セキュリティリスクを軽視せず、十分な対策を講じることが求められます。
これからのビジネス環境に適応し、よりスムーズな業務運営を実現するためにも、デジタル稟議の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
AIさくらさん（澁谷さくら）
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