機器の購入や外部との契約面、人材の採用など幅広い場面で行われている稟議決裁。
稟議決裁の承認は、ビジネスにおいて欠かせない手続きの一つとなっています。
しかしながら、稟議決裁を紙で行う場合と、デジタル化した場合の承認の違いはどのようなものでしょうか。
この記事では、稟議決裁を紙で行う際とデジタル化した際の承認の違いについてまとめてます。
稟議決裁を紙で行う際の承認には、書類を用いて行います。
まず、稟議書を作成し、承認すべき上司や役員に提出します。
提出された書類は、承認者が手元に届き、内容を確認します。その後、承認するかどうかを判断し、必要な場合は返答や意見を記載した上で、書類を再度申請者に返します。
申請者は、承認者の意見を確認し、再度修正を加えた上で再度提出することがあります。
このプロセスは手作業であり、書類のやり取りや決裁にかかる時間がかかるため、業務の遅延や停滞が発生することがあります。
紙で稟議決裁を行う際の承認の最大の課題は、承認者が不在の場合に業務が進まないことです。承認者が出張に出たりしているなどすぐに対応できない場合には、手続きが進まず、稟議決裁の処理が遅延することがあります。
また、書類に手書きで意見を書くことによる読み取りの不明瞭さや、書類の紛失などのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
以上のように、稟議決裁を紙で行う際の承認には、手作業が必要であるため時間がかかるだけでなく、承認者の不在により業務が進まないという課題があります。
デジタル化した稟議決裁の承認は、紙で行う場合と異なり、オンライン上で申請者と承認者がやり取りを行います。まず、稟議書を作成し、システム上にアップロードします。
その後、承認すべき上司や役員に通知が送信され、システム上で稟議書の内容を確認します。承認するかどうかを判断し、必要な場合は返答や意見を記載することができます。
システムにより、承認者の不在による遅延や手続きの抜け漏れを防ぐことができます。
また、稟議書の修正や承認状況の確認もオンライン上で行うことができ、スムーズな業務運営が可能になります。
デジタル化した稟議決裁の承認には、以下のようなメリットがあります。
まず、承認者の不在による業務の遅延を防止することができます。システム上でのやり取りなので、承認者が不在でも稟議決裁の処理が可能になります。
また、稟議書の修正や承認状況の確認がオンライン上で簡単に行えるため、業務のスピードアップにつながります。
さらに、書類の紛失やヒューマンエラーのリスクも低減されます。データがシステム上に保存されているため、書類の紛失や責任の所在が不明瞭になることはありません。
以上のように、デジタル化した稟議決裁の承認には、承認者の不在による業務の遅延を防止することや、業務のスピードアップにつながるメリットがあります。
また、紙で行う場合に発生するリスクも低減されるため、業務運営の改善につながると言えます。
今後、業務プロセスのデジタル化が進む中で、稟議決裁のデジタル化もますます重要になってくるでしょう。
稟議決裁のデジタル化は、業務のスピードアップにつながり、リスクの低減にもつながるため、積極的に取り入れることが求められます。
しかし、デジタル化により、個人情報漏洩などのセキュリティ上のリスクも考えられるため、注意が必要です。
適切なセキュリティ対策を講じつつ、スムーズな業務運営を実現するためにも、稟議決裁のデジタル化に取り組んでいくことが大切です。
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