広告業界の複雑な稟議を止めない － 合併・多角化組織におけるシステム刷新の成功法則

なぜ普通の稟議システムでは現場が止まるのか？

広告業界や多角化経営を行う企業において、稟議システムの刷新は単なるツールの入れ替えではありません。
そこには、組織構造ならではの深い問題が存在します。

5〜8社比較しても、どこも合わないという現実

システム刷新のきっかけとして多いのは既存システムのライセンス切れですが、いざ次のツールを探し始めると、多くの企業が壁にぶつかります。
今回取材した企業の担当者は、当時の苦悩をこう語ります。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

合併・グループ経営が生むフローの複雑化

一般的なワークフローシステムは、「申請→課長→部長→決裁」といった標準的なルートには強いものの、以下のような広告業界・グループ企業特有の事情には対応しきれないケースが多々あります。

・案件ごとに承認ルートが分岐する（金額、クライアント、媒体種別など）
・A社とB社が合併したが、稟議規定はまだ統合されておらず、別々のルールが混在している
・親会社への報告ルートが必要なケースと、子会社内で完結するケースが入り乱れる

こうした現場独自の事情を無視して、標準機能だけの安価なSaaSを導入すれば、現場は大混乱に陥り、結果として稟議が止まってしまいます。

解決策は機能ではなく、寄り添う柔軟性で選ぶ

では、複雑な組織構造を持つ企業は、何を基準にシステムを選ぶべきなのでしょうか？
答えは機能やスペックではなく、自社の事情に合わせてくれる柔軟性（カスタマイズ性）です。

【比較】一般的なワークフローシステムと柔軟なカスタマイズ開発

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比較項目：複雑な承認ルート
一般的なパッケージ型：ツール側の仕様に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：特殊ルールに合わせてシステム側を調整可能

比較項目：導入時の負担
一般的なパッケージ型：マニュアル提供のみ、設定は企業任せ
柔軟なカスタマイズ型：仕様策定に伴走・調整してくれる

比較項目：画面・操作性
一般的なパッケージ型：管理者目線の画一的なUI
柔軟なカスタマイズ型：現場が迷わないユーザーフレンドリーな独自UIを構築

比較項目：コスト感
一般的なパッケージ型：安価だが、独自機能の追加は不可
柔軟なカスタマイズ型：予算・価格に対して柔軟にカスタマイズ対応が可能
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選定の決め手は、事情に寄り添ってくれるか

今回の事例で採用されたのは、「稟議決裁さくらさん」でした。
数あるシステムやベンダーの中から選ばれた決定的な理由は、機能の多さではなく姿勢でした。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）

広告業界のように変化が激しく、特殊な商習慣がある場合、パッケージを売って終わりのベンダーではなく、自社の面倒な事情を理解し、一緒に取り組んでくれるパートナーを選ぶことが、失敗しないための最重要ポイントです。

導入の苦労を越えて得られた、直感的な操作感

システム導入は魔法ではありません。
特に複雑な要件定義には、相応の苦労が伴います。

しかし、そこを乗り越えた先には、驚くほどスムーズな運用が待っていました。

隠さずに言います、導入は本当に苦労しました

成功事例の多くは「導入してすぐに楽になった」と語られがちですが、現実はもっと泥臭いものです。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）

この「苦労してでも自社業務に沿わせた」というプロセスこそが、後の運用定着率を左右します。

教育コストほぼゼロ？ 現場が迷わないという成果

苦労して調整した結果、現場にはどのような変化が起きたのでしょうか？
特筆すべきは、ITツールに不慣れな社員でもすぐに使いこなせたという点です。

・ユーザーの立ち上がりが早い：実装直後から大きな混乱なく稼働
・直感的な操作：よく稟議を出す担当者が、簡単な共有だけですぐに使いこなした

　「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）

機能が豊富でも、画面が複雑でマニュアルを読み込まないと使えないシステムは、忙しい広告現場では定着しません。
何も考えずに使えるレベルまでUIが最適化されていることが、業務効率化の最大の成果と言えるでしょう。

よくある質問

Q1：導入後に社内ルールや組織図が変わった場合、修正は大変ですか？

A：柔軟性の高いベンダーであれば問題ありません。
　　実際に今回の事例でも、「稟議は企業ごとに細かなルールや文化がある」という前提のもと、今後も必要に応じて相談しながらシステムを育てていく方針をとっています。
　　変化の激しい業界こそ、構築後のサポート体制が手厚いベンダーを選ぶべきです。

Q2：AI活用などは将来的に可能ですか？

A：可能です。
　　インタビュー対象者も、「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度相談したい」と語っています。
　　例えば、過去の稟議データをAIが分析し、承認率を高めるためのサジェストを行うといった拡張も、技術力のあるベンダーであれば相談可能です。

まとめ

合併やグループ再編を経た企業のシステム刷新は、パッケージ製品の標準には収まりません。

5社以上比較しても、自社の運用にフィットする製品がない。
現場のフローが複雑すぎて、統一が難しい。

もし今、あなたがこのような壁に直面しているなら、必要なのは高機能なツールではなく、貴社の事情を理解し、柔軟にカスタマイズしてくれるパートナーです。
まずは、現状の複雑なフローをそのまま相談できるベンダーに、話を持ちかけてみてはいかがでしょうか？

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