保育園の継続をするためには定期的な書類や稟議書の手続きが必要になります。書式や必要事項を確認し、担当者に相談しながら作成を行います。しかし、想像以上に時間が掛かり、提出期限が目の前の事も少なくありません。スタッフも慣れていない作業のため、細かなミスが目立ち、書類の差し戻しもありました。
また、従来の紙の書類で提出するため、印刷や配送の手続きも必要になり、スタッフへの負担は計り知れません。
以上、保育園で稟議決裁を行うときの苦労点をまとめると3つあります。
1. 稟議書の作成や承認の進行状況を把握するのが難しいこと。
2. 稟議書の確認・承認に関する意思疎通が取りづらいこと。
3. 紙の書類を用いた場合、保育園スタッフの手間と時間がかかること。
このような課題を解決するために、ある保育園では稟議決裁システムを導入しました。初めは費用が掛かり、反対の声も上がっていましたが、システムのメリットを知り、保育園への導入が決まりました。
「稟議決裁システム」とは、申請や承認、管理などの業務プロセスを効率的に行えるようにするために開発されたシステムです。具体的には、稟議書を電子化して、ワークフローに基づいた自動的な手続きを行うことができます。これにより、書類作成や確認、承認、保存、検索などの作業が、手軽に、正確に、スピーディに行えるようになります。
また、稟議決裁システムは、各段階での承認者の決裁状況を把握することができるため、申請者や管理者は、ステータスの確認や追跡が簡単にできます。そのため、どこで何が起きているのかを把握し、円滑な業務の進行を図ることができます。
稟議決裁システムのもう一つの大きなメリットは、稟議書の進捗管理が容易になることです。従来の紙ベースの稟議書では、承認済みの段階で文書が更新され、手元の書類と照合して進捗を確認する必要がありました。
稟議決裁システムを利用することで、進捗状況はリアルタイムに確認することができます。また、稟議書の内容が分かりやすく、明確になることで、承認者とのやり取りがスムーズになるという利点もあります。
さらに、稟議書の承認履歴をシステム上で一元管理することで、承認プロセスにおいて不正な操作が行われることを防止することができます。これにより、稟議書の進行に関するトラブルを未然に防ぐことができ、業務の効率化にも繋がります。
また、セキュリティ面においても、稟議決裁システムは高い安全性を確保しています。書類の漏洩や紛失、改ざんといったリスクが少なくなり、情報漏えいに対する対策にもなります。
稟議書には機密性の高い情報が含まれることがありますが、稟議決裁システムでは、アクセス権限を細かく設定することができるため、情報漏えいのリスクを低減することができます。このように、稟議決裁システムを利用することで、業務効率の向上だけでなく、セキュリティ面でもメリットがあると言えます。
稟議決裁システムの導入により、保育園の運営に大きな変化が生じました。稟議書の作成・承認にかかっていた時間が短縮され、職員は子供たちへの対応に専念できるようになりました。また、システム上での確認・承認状況の可視化により、職員同士の情報共有もスムーズに行えるようになり、運営の効率化が進みました。
今後は、稟議決裁システムをより活用し、さらなる運営の改善を目指したいと考えています。例えば、稟議書の作成を自動化するツールの導入や、システム上での資料共有機能の拡充など、より効率的な業務の実現に向けた取り組みを検討しています。また、職員の業務負荷軽減にもつながるため、今後は他の業務でもワークフローシステムツールの導入を検討していく予定です。
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