システムの入れ替え検討時、多くの担当者が機能の多さに目を奪われがちです。
しかし、現場が抱える真の課題はもっと泥臭い部分にあります。
今回取材した事例において、システム見直しのきっかけは、以前使っていたシステムのライセンス期限切れでした。
しかし、いざ検討を始めると、単なる更新では済まない組織特有の課題が浮き彫りになりました。
インタビューでは、システム選定時の苦悩について以下のように語られています。
「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
保育園や福祉施設の運営において、組織変更や合併は珍しいことではありません。
しかし、そのたびに旧組織と新組織のルールが混在し、承認経路がごちゃごちゃになってしまいます。
一般的なクラウド型のワークフローシステムは標準仕様が決まっており、「御社の運用をシステムに合わせてください」と求められるケースが大半です。
しかし、現場の慣習を無視した強制的なシステム化は、職員の反発を招き、DX失敗の大きな要因となります。
このような、標準化できない複雑な要件を満たすため、担当者は5〜8社ものシステムベンダーを比較検討しました。
そこで最重要視されたのは、機能カタログの〇✕表ではなく、自社の複雑な事情を汲み取ってくれるか、というパートナーとしての姿勢でした。
多くのベンダーが画一的なパッケージ提案をする中で、選定の決め手となったのは柔軟なカスタマイズとコストバランスでした。
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【比較項目：対応フロー】
一般的なパッケージ型システム：定型のみ（業務を合わせる必要あり）
柔軟なカスタマイズ型システム：複雑・特殊な分岐も柔軟に実装可能
【比較項目：UI/UX】
一般的なパッケージ型システム：管理者目線の設計が多い
柔軟なカスタマイズ型システム：現場（ユーザー）目線の直感操作
【比較項目：導入支援】
一般的なパッケージ型システム：マニュアル提供のみの場合が多い
柔軟なカスタマイズ型システム：自社業務に沿った丁寧な仕様調整
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型システム：カスタマイズすると高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型システム：価格に対して柔軟に対応
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担当者は選定理由について、こう振り返ります。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）
実際、導入時には独自のフローに合わせるために多くの調整が必要となり、企業側もベンダー側も苦労したといいます。
しかし、安易に妥協せず、膝を突き合わせて仕様を整えたプロセスこそが、後のスムーズな運用を生み出す土台となりました。
システム導入で最も恐れるべきは、高機能すぎて現場が使いこなせず、結局紙やメールに戻ってしまうことです。
特に保育や介護の現場では、PC操作に不慣れな職員も多く、操作の難易度は死活問題です。
しかし、本事例ではその懸念が見事に払拭されました。
特筆すべきは、実装後のユーザーの立ち上がりの早さです。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
ここから読み取れる定量的なメリットは以下の通りです。
教育コストの極小化：簡単な共有だけで済むため、大規模な操作説明会や分厚いマニュアル作成の時間がほぼゼロ
心理的ハードルの低下：他社システムと比べて、迷わず操作できるというUI設計により、新しいツールへの拒否反応を防ぐ
導入はゴールではありません。
インタビューでは、今後の展望についても語られています。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。」（インタビューより）
一度作って終わりではなく、組織の変化に合わせて相談できるパートナーを得たことが、今回の入れ替えにおける最大の成果と言えるでしょう。
A：はい、可能です。
本記事の事例のように、グループ会社間でのルールの違いや、合併による複雑なフローであっても、ティファナ・ドットコムのような柔軟なベンダーであれば、現状をヒアリングした上で最適な形にカスタマイズ・実装することが可能です。
A：ご安心ください。
今回の事例でも、特別な研修なしで簡単な共有だけで運用が定着しています。
管理者目線ではなく、現場ユーザー目線で設計された直感的なUIが、スムーズな導入を支援します。
保育園や福祉施設のDXにおいて重要なのは、有名ツールを導入することではなく、現場の複雑な事情にフィットし、誰もが使えるシステムを選ぶことです。
「今のシステム更新時期が迫っている」、「組織改編で業務フローが限界を迎えている」という担当者様は、まずは自社の特殊な事情をありのまま相談できるベンダーに問い合わせてみてはいかがでしょうか。
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