【成功事例】稟議決裁システム導入に反対？医療メーカーでの導入事例

更新日：

2024-01-06

公開日：

2023-03-07

医療メーカーの営業担当が業務に集中できず、ペーパーレス化への賛同も得られない状況から一転。稟議書の確認や書類作成にかかる時間を解決するため、提案した「稟議決裁システム」が会社に導入され、業務効率が改善されました。稟議決裁システムは、ビジネスシーンでの活用が注目されています。

紙の稟議・承認フローを電子化します

意思決定を劇的にスピードアップしたい大手企業向けの稟議決裁システム

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問題点の指摘 - 「稟議決裁システム」導入に反対意見が出るまでの経緯

‍医療メーカーの営業担当は、医療品の販売業務をメインに行っていますが、自社製品の操作方法を教える「立ち合い」も行っており、高度な知識が求められる環境です。しかし、社内業務では書類作成や稟議書の確認などがあり、特に書類作成に多くの時間を費やすことが問題となっていました。
そこで、私は「稟議決裁システム」の導入を提案しました。このシステムを導入することで、書類を電子化し、ペーパーレス化を図ることができます。また、業務効率が改善されることで、導入コストを回収できると考えました。
しかし、反対意見もありました。導入コストの負担や、書類の電子化ができないという懸念が挙がりました。また、情報漏洩のリスクが高まる可能性も指摘されました。
私はこれに対して、テレワークが増加しペーパーレス化の需要が高まっている現状を説明しました。また、システム導入に伴う業務効率の改善がコスト回収につながることや、情報漏洩対策を細心の注意を払って行うことでリスクを軽減できることを説明しました。
結果的に、私の提案が採用され、稟議決裁システムの導入が決定しました。これにより、社内の書類作成や承認業務の効率化が図られ、テレワーク時におけるペーパーレス化のニーズにも応えることができました。

テレワークで「ペーパーレス化」への声が上がっている

上記の内容であったように、テレワークが普及するにつれ、「ペーパーレス化」が注目を集めています。ペーパーレス化とは、紙の文書を電子的に管理することで、業務効率の向上や環境保護につながるとされています。
テレワークによるペーパーレス化のメリットは、まず業務効率の向上です。紙の文書は管理や保管に手間がかかりますが、電子的に管理することで検索や共有が容易になります。また、書類を携帯する必要もなく、スマートフォンやパソコンでいつでもどこでもアクセスできるため、業務の迅速化につながります。

「稟議決裁システム」とは？- ワークフローシステム導入について

「稟議決裁システム」は、会社内で重要な決裁が必要な書類のプロセスを進化させるために導入された画期的なシステムです。このシステムの導入により、これまでの紙を使用した稟議書や承認書のやり取りに比べ、スムーズで効率的な承認プロセスを確立することが可能です。
さらに、稟議書の位置や承認者の明確な情報は、このシステムによって一元管理されます。これにより、社内の透明性が向上し、各メンバーは業務の進捗状況を簡単に把握できるようになります。
情報管理の面でも、データのバックアップやセキュリティの強化がしっかりと施されています。アクセス制限やログの取得など、機密性の高い環境においても信頼性の高い対策が講じられています。これにより、医療メーカーの環境においても、機密情報の安全性を確保することができます。

稟議決裁システム導入のメリット

稟議決裁システムの導入によるメリットは、以下の通りです。

業務効率向上・品質向上・セキュリティ強化

1.　業務効率の向上：稟議書の作成や承認手続きをシステム上で行うことで、紙やメールでのやりとりにかかる時間を削減し、業務効率を向上させます。
2.　情報の透明性の確保：システム上で稟議書の進捗状況や承認者の確認ができるため、情報の透明性を確保し、ミスやトラブルの防止にもつながります。
3.　セキュリティの安全性：紙ベースの稟議書では、盗難や紛失などのリスクがありますが、システム上では、アクセス制限やログの取得などが可能です。また、データの暗号化や定期的なバックアップも行われ、データの保護も確保されます。

ChatGPTを用いた稟議書作成方法の紹介

ChatGPTを利用することで、稟議書の作成時間を大幅に短縮することができます。また、自動生成された文章を修正することで、より正確かつ効果的な稟議書を作成することができます。
「ChatGTP」を活用した作成方法は下記になります。
1.　ChatGPTにアクセスし、稟議書のテンプレートを選択します。
2.　稟議書の目的、概要、背景、提案内容、経費などの情報を入力します。
3.　ChatGPTによる文章生成を利用し、必要な文章を自動生成させます。
4.　生成された文章を確認し、必要に応じて修正や追記を行います。
5.　最終的に生成された稟議書をダウンロードして、必要な場所に提出します。

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導入後の変化と今後の展望

稟議決裁システムの導入により、社内業務の効率化が実感できるようになりました。書類作成や確認に掛かっていた時間を大幅に削減でき、お客様への対応に専念することができるようになりました。
稟議書の進捗状況が画面上で確認できるため、スムーズな承認プロセスが実現され、業務の遅れも改善されました。
今後もワークフローシステムの導入により、業務効率化を推進していきたいと考えています。稟議書だけでなく、請求書や契約書などの書類についても、電子化によりスピーディーかつ正確な業務処理が可能になります。
また、稟議決裁システムを中心に、業務プロセス全体の見直しも進めていく予定です。業務フローを再構築し、よりスマートで効率的な業務運用を実現することで、社員のワークライフバランス向上にもつなげていきたいと考えています。