医療メーカーの営業担当の業務として医療品の販売業務をメインで行っています。しかし、その他にも自社製品の操作方法を教える「立ち合い」を行う業務があり、より専門的な知識が求められる職場です。
社内業務では書類作成や稟議書の確認があり、特に書類作成に多くの時間を費やしています。書類が紙であるため、作成にも確認にも時間が掛かり問題になっていました。
そのため、「稟議決裁システム」の導入を提案した際、反対の声が上がりました。その理由は、コストがかかることと、書類の電子化ができないことでした。また、電子化することで情報漏洩のリスクが高まるとも指摘されました。
一方で、私は書類作成や承認に時間がかかっている状況を改善するために「稟議決裁システム」の導入を提案したのです。反対意見に対して、そのコストが回収できるほどに業務効率が改善されること、またセキュリティ面についても細心の注意を払い対策を講じることで情報漏洩のリスクを軽減できると説明したところ、導入が決まりました。
「稟議決裁システム」とは、会社内で決裁が必要とされる書類のやり取りを電子化するシステムのことです。稟議書や承認書などの書類を紙で回す従来のやり方に比べ、電子化することで承認プロセスをスムーズにし、効率化を図ることができます。
また、稟議書がどこにあるのか、誰が承認しているのかなどの情報を一元管理することができ、社内の透明性を高めることもできます。さらに、データのバックアップやセキュリティ面の強化など、情報管理の面でも安心できるシステムです。
稟議決裁システムの導入によるメリットは、以下の通りです。
1. 業務効率の向上：稟議書の作成や承認手続きをシステム上で行うことで、紙やメールでのやりとりにかかる時間を削減し、業務効率を向上させます。
2. 情報の透明性の確保：システム上で稟議書の進捗状況や承認者の確認ができるため、情報の透明性を確保し、ミスやトラブルの防止にもつながります。
3. セキュリティの安全性：紙ベースの稟議書では、盗難や紛失などのリスクがありますが、システム上では、アクセス制限やログの取得などが可能です。また、データの暗号化や定期的なバックアップも行われ、データの保護も確保されます。
ChatGPTを用いた稟議書作成方法の紹介
ChatGPTを利用することで、稟議書の作成時間を大幅に短縮することができます。また、自動生成された文章を修正することで、より正確かつ効果的な稟議書を作成することができます。
「ChatGTP」を活用した作成方法は下記になります。
1. ChatGPTにアクセスし、稟議書のテンプレートを選択します。
2. 稟議書の目的、概要、背景、提案内容、経費などの情報を入力します。
3. ChatGPTによる文章生成を利用し、必要な文章を自動生成させます。
4. 生成された文章を確認し、必要に応じて修正や追記を行います。
5. 最終的に生成された稟議書をダウンロードして、必要な場所に提出します。
稟議決裁システムの導入により、社内業務の効率化が実感できるようになりました。書類作成や確認に掛かっていた時間を大幅に削減でき、お客様への対応に専念することができるようになりました。
稟議書の進捗状況が画面上で確認できるため、スムーズな承認プロセスが実現され、業務の遅れも改善されました。
今後もワークフローシステムの導入により、業務効率化を推進していきたいと考えています。稟議書だけでなく、請求書や契約書などの書類についても、電子化によりスピーディーかつ正確な業務処理が可能になります。
また、稟議決裁システムを中心に、業務プロセス全体の見直しも進めていく予定です。業務フローを再構築し、よりスマートで効率的な業務運用を実現することで、社員のワークライフバランス向上にもつなげていきたいと考えています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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