医療機器メーカーの営業担当者は、医療品の販売に加えて製品操作の指導も行うため、高度な専門知識が求められます。しかし、社内では書類作成や稟議書の確認に多くの時間が費やされており、これが業務の効率を低下させる一因となっていました。この状況を改善するため、私は稟議決裁システムの導入を提案しました。
このシステムは、書類を電子化し、業務のペーパーレス化を図ることで、業務の効率化とコスト削減を実現できるというものです。しかし、導入コストや書類の電子化への懸念、さらに情報漏洩リスクが反対意見として挙がりました。これに対して、私はテレワークが拡大する中でペーパーレス化が重要であり、システム導入による効率化がコスト回収につながることを説明し、セキュリティ対策も万全に行うことを強調しました。結果的に、システム導入が決定し、書類作成や承認業務の効率化が図られ、ペーパーレス化に対するニーズにも応えられるようになりました。
テレワークの普及に伴い、ペーパーレス化がより注目を集めています。ペーパーレス化とは、紙の書類を電子的に管理し、業務効率を向上させると同時に環境保護にも貢献するものです。紙の文書は管理が煩雑で、保管や検索にも手間がかかりますが、電子管理によりこれらのプロセスが簡略化され、効率化が進みます。特にテレワーク環境では、いつでもどこでも書類にアクセスできる点が大きな利点です。
「稟議決裁システム」とは、企業内の重要な書類の承認プロセスを電子的に進めるシステムです。このシステムを導入することで、紙で行っていた稟議書や承認書のやり取りが効率化されます。また、稟議書の進捗や承認者が一元管理されるため、社内の透明性が向上し、業務の遅延も防ぐことが可能です。
さらに、情報セキュリティの面でも、アクセス制限やログの取得、データ暗号化といった対策が講じられており、医療メーカーなど機密情報を扱う企業にとっても安心して利用できる環境が整っています。これにより、機密情報の安全性が確保され、業務のスムーズな運用が実現されます。
業務効率の向上が大きなメリットになります。システム上で稟議書の作成や承認手続きを行うことで、紙やメールでのやりとりにかかる時間を削減し、業務の効率化が図られます。
また、情報の透明性向上も期待ができます。稟議書の進捗や承認者の確認がシステム上でできるため、ミスやトラブルを未然に防止し、情報の透明性を確保します。
さらにセキュリティの強化もできるようになります。紙ベースの稟議書では、紛失や盗難のリスクがありましたが、システム導入により、アクセス制限やログ取得、データ暗号化など、セキュリティ対策が施されているため、機密情報を安全に管理することができます。
ChatGPTを使用することで、稟議書の作成時間を大幅に短縮できます。ChatGPTを使った稟議書作成の手順は次の通りです。
1.ChatGPTにアクセスし、稟議書テンプレートを選択
2.稟議書の目的や背景、提案内容を入力
3.ChatGPTにより文章を自動生成
4.生成された文章を確認・修正し、稟議書を完成させる
5.完成した稟議書をダウンロードし、必要な部署に提出
これにより、書類作成の効率が大幅に向上します。
稟議決裁システム導入後、社内の業務効率が大きく向上しました。これまで書類作成や確認にかかっていた時間が大幅に削減され、お客様への対応により多くの時間を割けるようになりました。また、稟議書の進捗状況を画面上で確認できるため、スムーズな承認プロセスが実現し、業務の遅延も改善されました。
今後もワークフロー全体の見直しを行い、さらに効率的な業務運用を目指していきます。稟議書だけでなく、請求書や契約書の電子化も進めることで、業務の迅速化や正確性の向上を図り、社員のワークライフバランス向上にも寄与していく予定です。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
