これまでの販促企画の流れは、業務において大きな課題点がありました。
まず、業者に見積りを依頼し、稟議で承認を得るために、決まった手順に従って時間をかけて進める必要があります。
そのため、稟議書を提出してから承認が得られるまでに数日かかることがよくあり、プロジェクトスケジュールの遅れやコスト増大が発生することがありました。
また、稟議が通らない場合は、再度見積もり依頼からやり直すことになり、時間の無駄が生じることもありました。
そのため、この課題点を解決できないかと調べたところ「稟議決裁システム」というものを知りました。
まずはワークフローを導入することで、稟議の自動化を目指しました。
ワークフローとは、業務プロセスを自動化し、承認フローの自動化などを実現するためのシステムです。
稟議書の作成から承認までの流れが自動化され、承認の進捗も画面上で確認できるため、稟議書の作成や承認にかかる手間が以前よりも減りました。
稟議書が電子化されたことにより、どの場所でも確認できるようになったため、稟議が通りやすくなり、プロジェクトスケジュールの遅れやコスト増大を軽減することができました。
これにより、人為的ミスの軽減や業務の効率化につながり、スピード感をもって業務を進めることができるようになりました。
また、システム上で情報が一元管理されることで、販促活動全体の可視化が可能になりました。どの段階でどのような費用がかかっているかが一目でわかり、さらなる改善の余地が見つけやすくなりました。
このように「稟議決裁システム」の導入により、販促企画のワークフローを大幅に改善することができたと実感することができました。
システムを使うことで大幅に業務改善できると確信した私は、さらに稟議書の作成に「ChatGTP」を使う事にしました。
以前は稟議書の作成に時間がかかり、承認が返ってくるのを待つ間に別の仕事に取り掛かっていたため、作業効率が悪く、ワークフローがうまく回っていませんでした。
しかし、「ChatGPT」を使うことで、自動的に文章が生成され、簡単に稟議書を作成できるようになります。
稟議書が作成できた後は、メンバー全員が進捗をリアルタイムで確認できるため、稟議書の進捗状況を常に把握することができました。
また、稟議書の承認が済んだ後は、すぐに発注ができるため、以前よりも業務の進捗が早くなりました。
「ChatGPT」のおかげで、作業効率が改善され、余計な待ち時間が省かれるようになりました。稟議書の作成に時間をかける必要がなくなったため、メンバーがより多くの業務に取り組むことができるようになりました。
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ワークフローを効率化することは、ビジネスにおいて重要な課題の一つです。
しかし、取り組む際にはいくつかの注意点があります。まず、ワークフローを分析し、ボトルネックを特定することが重要です。
次に、効率化するためにどのようなツールやシステムを使用するかを決定し、従業員に十分なトレーニングを提供する必要があります。ただし、ツールやシステムに過剰に依存することは避け、人間の判断力と能力も考慮する必要があります。
また、ワークフローを改善するためには、定期的な評価と改善のプロセスを設け、その成果を分析し維持することが重要です。
最後に、ワークフローの改善は、企業文化や従業員のモチベーションを向上させることにもつながるため、チーム全員が参加できるようにすることが望ましいです。
以上のように、「稟議決裁システム」の導入により、業務改善を実現しました。
業者とのやりとりの効率化やセキュリティの向上により、業務の精度とスピードが向上しました。
また、システム上で管理される情報は、複数の担当者で共有できます。
担当者が交代した場合でも、履歴を辿ることで過去のやりとりを確認し、スムーズな引き継ぎができます。
こうして共有できる情報量が増えたことで、業務プロセス全体の改善につながりました。
今後も「稟議決裁システム」を使用した業務改善を行っていきたいと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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