この記事は、複雑な承認フローを持つ企業が、稟議決裁システムをカスタマイズして導入する際の課題と解決策について解説しています。稟議承認フローの複雑さ、ペーパーレス化の必要性、システム保守・運用の問題点、そして解決法に焦点を当てています。稟議決裁システムの導入には費用や時間がかかることもありますが、組織全体の業務効率化やDX推進につながるメリットが期待できます。
弊社は中堅の製薬会社なのですが、コロナ渦によって需要が増えると同時に、決断のスピードも求められるようになりました。
そこで、稟議周りの非効率を早急に解決することが命題となっていました。
しかし、複雑な承認フローがあるため、これをシステムで実現することは容易ではありません。
今回は、この問題に対処するために必要な解決法について紹介したいと思います。
1つ目の問題点は上記にあるとおり、複雑な稟議承認フローです。
稟議決裁システムを導入する場合、通常の承認フローに対応できるシステムは存在しますが、特殊なフローに対応できるシステムはまだ少ないのが現状です。
この問題に対処するためには、自社の特殊な承認フローに合わせたカスタマイズが必要です。
そのため、開発者やIT部門との緊密な連携が必要不可欠です。
2つめは電子化の問題です。会社によっては、稟議決裁の際に用紙による文書を使用することが一般的ですが、システム化する上ではそれらを電子化する必要があります。
しかも、稟議決裁周りだけペーパーレスにするという事は出来ず、他の関連するさまざまなやりとりも全て電子化する必要があるため、一筋縄ではいかないのです。
しかし、これを実現することによって、業務効率化やコスト削減を実現できます。
3つ目の問題点は、システムの運用や保守の負担です。稟議決裁システムを導入した後も、システムの運用や保守を適切に行う必要があります。
そのため、運用や保守に必要なスキルや人材を確保することが重要です。
この問題に対処するためには、システムの運用・保守を担当するチームの設置や、外部のサポートサービスを利用することが有効です。
稟議決裁システムの導入は、複雑な承認フローに対応できるカスタマイズ性やペーパーレス化、システムの保守運用チームが必要です。
これらの取り組みによって、稟議決裁の効率化やコスト削減、情報共有や適切な管理の実現、そして会社全体のDX推進につながることが期待できます。
ただし、稟議決裁システムを導入するには、費用や時間がかかることもあります。
そのため、導入前にはROI（投資利益率）やTCO（総所有コスト）などをしっかりと評価し、経営陣との協議が必要です。
また、稟議決裁システムを導入する際には、社員の教育やトレーニングも必要です。システムの使い方やメリットについてしっかりと理解してもらうことが大切です。
そのためには、IT部門や専門業者と協力して、社員向けのトレーニングプログラムを策定することが必要です。
問題を解決するにはまだだいぶ時間がかかりそう。しかし、悠長なことは言っていられない。どう解決したら良いか…と悩んでいたのですが、複雑なシステムに対応するカスタマイズ性や保守運用を丸ごと解決してくれるものがありました。
それが稟議決裁さくらさんです。
既製品のソフトウェアですと、通常はカスタマイズなどは行ってもらえないのですが、稟議決裁さくらさんの場合は書くプログラムが個別にカスタマイズ出来るよう作られており、予めカスタマイズを想定した作りになっており、これで解決できたというわけです。
また、保守運用などを込みで引き受けてくれるので、こちらの手間が大幅に減り大変助かりました。
稟議決裁システムの導入にはまだ課題もありますが、長期的には会社全体の業務効率化やDX推進につながることが期待できます。
全体のペーパーレス・DXに取り組むきっかけになっていますので、今後も、社員やIT部門、専門業者と協力して、より効果的なシステムの導入に取り組んでいきたいと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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