うちの複雑な承認フローを実現できる稟議システムなんて存在しないと思っていた

稟議決裁システムのカスタマイズ導入とDX推進

本記事では、複雑な承認フローを持つ企業が稟議決裁システムを導入する際の課題と解決策について解説します。
稟議承認フローの複雑さ、ペーパーレス化の重要性、システムの運用・保守の問題点、そしてそれらを解決する方法に焦点を当てます。
稟議決裁システムの導入にはコストや時間がかかることもありますが、業務の効率化やDX推進につながる大きなメリットが期待できます。

迅速な意思決定が求められる現場

弊社は中堅の製薬会社ですが、コロナ禍を機に需要が増え、決裁のスピード向上が求められるようになりました。
特に、稟議に関する非効率なプロセスを改善することが喫緊の課題でしたが、複雑な承認フローをシステムで再現するのは容易ではありません。
今回は、こうした問題を解決するための具体的な方法をご紹介します。

課題①：複雑な稟議承認フロー

稟議決裁システムは一般的な承認フローに対応するものが多いものの、特殊な承認フローを持つ企業にとってはカスタマイズが不可欠です。
そのため、システム導入時にはIT部門や開発チームと連携し、自社の承認フローに適した設定を施す必要があります。

課題②：ペーパーレス化のハードル

稟議決裁の電子化を進めるには、関連するやり取り全体をデジタル化しなければなりません。
部分的なペーパーレス化ではなく、社内の文書管理やワークフロー全体を電子化する必要があり、この移行プロセスが大きな課題となります。
しかし、これを実現できれば業務の効率化だけでなく、コスト削減や環境負荷の軽減といったメリットも期待できます。

課題③：システムの運用・保守の負担

稟議決裁システムを導入して終わりではなく、安定した運用や適切な保守が求められます。
そのためには、システム管理を担う人材の確保や、外部サポートの活用を検討する必要があります。
特に、トラブル時の対応や定期的なアップデートが必要になるため、運用体制の整備が欠かせません。

解決策：カスタマイズ可能な稟議決裁システムの活用

稟議決裁システムの導入には、承認フローへの適応性、ペーパーレス化、システムの運用・保守のしやすさが重要です。
これらの課題を解決するために活用したのが 「稟議決裁さくらさん」 でした。

通常のソフトウェアではカスタマイズが難しいことが多いですが、稟議決裁さくらさんはカスタマイズを前提に設計されており、特殊な承認フローにも柔軟に対応可能です。
さらに、導入後の保守や運用もサポートしてもらえるため、IT部門の負担を大幅に軽減できました。

DX推進と業務効率化の加速へ

稟議決裁システムの導入には課題もありますが、最終的には組織全体の業務効率化やDX推進につながります。
ペーパーレス化の実現とともに、データの一元管理や迅速な意思決定を可能にすることで、企業の競争力を向上させることができます。

今後もIT部門や専門業者と連携し、より効果的なシステム導入を進めていきたいと考えています。