稟議決裁システムを導入する際には、いくつかの問題に直面することがありますが、その中でも最も重要なことは、フローの見直しだと考えています。
弊社の今の複雑なフロー自体をカスタマイズで実現できるらしいのですが、そもそもなぜこんなに複雑なのかという根本的な部分の見直しをやるとより効果が高まります。
稟議決裁システム導入を機に、従来の手順やプロセスに縛られずに、業務フローを見直すことができます。
これによって、稟議決裁システム導入効果もより一層高まり、業務プロセスを最大限効率化できるはずです。
しかし、フローの見直しは正直大変です。
過去の経緯から洗い、そうなっている理由とそれを簡略化しつつ、要件を満たす代替案の策定。
その変更承認を得るために現行の面倒な稟議を回すのに骨が折れましたが、やる意味はありました。
また、社内への情報共有も必要です。
新しいシステムに慣れるため、新しいフローを使ってもらう為には、社内の理解が必要です。
そのためには、社員が自身の業務プロセスを見直すことも求められます。業務プロセスの見直しには、トレーニングやワークショップの実施、社員の意見やフィードバックを受け入れることが必要です。
稟議決裁システムの導入によって、業務プロセスの見直しとともに、多くのメリットが生まれます。
例えば、申請書類の電子化によって、管理業務の煩雑さを解消し、生産性を向上させることができます。
また、稟議決裁システムの導入によって、業務プロセスの効率化が可能になり、生産性の向上にもつながります。
システムの導入には課題もあります。
特に、社員のITリテラシー向上が大きな課題となります。
社員がシステムに対して不安を抱いている場合には、適切なサポートを提供することが重要です。
以上が、稟議決裁システムを導入する際に一番重要なことと、導入する際の問題です。
フローの見直しによって、業務プロセスの効率化が実現されますが、社員のITリテラシー向上には時間がかかりますし、業務プロセスの見直しで生じる課題も存在します。
よくあるのは、1つのプロセスを変えると、関連する他のプロセスが立ちゆかなくなると言う問題。
しかしこれは、プロセスを全て電子化することで、具体的な問題点を顕在化でき、何をどう改善すれば良いのかも即座にわかる様になります。
稟議決裁システムの導入によって、業務プロセスの効率化だけでなく、情報の共有化や情報の精度向上にもつながり、業務改善のスピードがあがります。
また、申請書類の電子化によって、紙の書類を扱う手間やコストも削減できます。
1つ注意点として、導入後もシステムのメンテナンスやアップデートを継続的に行う必要があり、コストもかかります。
よって、大きく全体を一気に変えようとするよりも、小規模に始めることをおすすめします。
実際にそのシステムが自社に合うかどうかも分かりませんので、まずは使って試してみる。
これが稟議決裁導入の近道になると思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
