複雑な稟議承認フローを生成AIで効率化！グループ会社の課題を解決するワークフロー構築術

稟議承認が停滞する背景と現場のリアル

多くの企業がワークフロー刷新を検討する背景には、単なる老朽化ではない組織の歪みがあります。
例えば、合併によって「A社は30万円以上で課長承認だが、B社は10万円以上で部長承認が必要」といった、バラバラのルールが共存しているケースです。

今回のインタビュー事例でも、5〜8社ものシステムを比較検討されましたが、最大の壁はどの会社のシステムも、自社の煩雑なフローに統一することを強いてくる点にありました。
ライセンス期限というタイムリミットが迫る中、自社の複雑な事情を理解し、寄り添ってくれるパートナーが切実に求められていたのです。

解決策は、生成AI×柔軟なカスタマイズ

一般的なクラウド型システムは、運用の型が決まっているため、企業側が業務をシステムに合わせる必要があります。
しかし、それでは現場の反発を招き、形骸化してしまいます。
そこで重要になるのが、生成AIによる補助と柔軟なカスタマイズの併用です。

システム選定の比較

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【比較項目：ワークフロー構築】
一般的なパッケージ型：システム側の仕様に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社の複雑なフローを100%再現

【比較項目：承認の操作性】
一般的なパッケージ型：複雑なメニューから選択が必要
柔軟なカスタマイズ型：直感的に迷わず操作できるUI

【比較項目：生成AIの活用】
一般的なパッケージ型：汎用的なテキスト生成のみ
柔軟なカスタマイズ型：稟議の自動分類や承認ルートの最適化

【比較項目：サポート体制】
一般的なパッケージ型：セルフサービス・マニュアル対応
柔軟なカスタマイズ型：細かい調整まで伴走する手厚い支援
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選定の決め手となったのは、スペックの高さだけではなく、価格に対してどこまで自社の特殊事情に深く踏み込んでくれるかという姿勢でした。

導入後の劇的変化－生成AIが支える直感的な操作

「導入時は、当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、本当に苦労しました」と、インタビュー担当者は振り返ります。
しかし、その導入時の苦労があったからこそ、現場には劇的な変化が訪れました。

例えば、これまでどのカテゴリーで申請すべきか迷っていた担当者も、生成AIが申請内容を解析し、最適な承認ルートを自動提案することで、迷う時間がゼロになりました。
「特によく稟議を出す現場担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」という声が象徴するように、UI（ユーザーインターフェース）が親しみやすいことも、DX浸透の大きな要因です。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに承認ルールが異なる場合でも統合可能ですか？

A：はい、可能です。
　　生成AIが申請内容に基づいて、「どのグループ会社のどのルールを適用すべきか」を自動判別するフローを組むことで、混乱なく一元管理が行えます。

Q2：生成AIを導入することで、具体的にどう業務が楽になりますか？

A：稟議書の作成支援（下書き作成）や、過去の類似案件との照合、さらには承認者がチェックすべきポイントの要約など、入力から承認までの全工程で工数を削減できます。

まとめ

ワークフローの刷新は、単なるツールの置き換えではありません。
自社の文化を尊重しつつ、生成AIという新しい力を借りて現場が楽になる仕組みを再構築することです。

「自社のルールは特殊だから……」と諦める前に、貴社専用の柔軟な解決策を検討してみませんか？

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