稟議システム選定で失敗しないコツ｜複雑なワークフローを生成AI×カスタマイズで効率化する方法

なぜ、既存の稟議システムではワークフローの運用が回らなくなるのか？

多くの企業がシステムの入れ替えを検討する際、最大の壁となるのが組織構造に起因するワークフローの複雑化です。

今回のインタビュー事例では、以前使用していたシステムのライセンス期限が迫る中、5〜8社もの製品を比較検討されました。
しかし、大きな課題がありました。それは複数のグループ会社や合併によって、稟議フローが極めて煩雑になっていたという点です。

一般的なパッケージ製品は、あらかじめ決まった型に業務を合わせることを求められます。
しかし、歴史ある企業や合併を繰り返した組織では、「A社は社長決裁だが、B社は役員会決裁が必要」といった独自のルールが根付いています。
これを無理に統一しようとすると現場が混乱し、結果としてシステムを入れたが誰も使わないという事態に陥るのです。

解決策は、生成AI活用と個別カスタマイズによる業務効率の向上

これからの稟議システムに求められるのは、ツールに人間が合わせるのではなく、自社の事情にシステムが寄り添う柔軟性です。
特に、生成AIをワークフローに組み込むことで、申請者・承認者双方の負担を劇的に軽減できます。

生成AI×カスタマイズ型のメリット

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【比較項目：柔軟性】
従来の汎用システム：規定のフローに合わせる必要あり
生成AI×カスタマイズ型：独自の煩雑なフローを再現可能

【比較項目：操作性】
従来の汎用システム：マニュアル読解が必要
生成AI×カスタマイズ型：直感的（UI/UX重視）

【比較項目：作成支援】
従来の汎用システム：手入力のみ
生成AI×カスタマイズ型：生成AIによる自動構成・添削

【比較項目：サポート】
従来の汎用システム：定型回答のみ
生成AI×カスタマイズ型：伴走型（共に作り上げる）
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生成AIによる具体的な効率化イメージ

例えば、不慣れな担当者が「新しいPCの購入稟議」を出すシーンを想像してください。

・Before：過去のフォーマットを探し出し、規程を確認しながら1時間かけて下書きを作成
・After：生成AIに「15万円のノートPCを5台、開発チーム用に購入したい」と入力するだけで、社内ルールに則った適切な理由添削や、必要な添付書類のチェックリストが数秒で提示される

このような生成AIによる作成支援と、価格に対して柔軟にカスタマイズへ応じてくれる伴走型ベンダーの存在が、運用の成功を左右します。

生成AI導入後に現れた、定量的効果と現場の生の声

実際にシステムを構築した現場からは、導入時の苦労を上回る成果が報告されています。

独自のワークフローを反映させるまでの調整には、ベンダー側もユーザー側も多大な労力を要しましたが、その結果、自社の業務に完全にフィットした仕様が完成しました。
実装後の現場の変化は劇的です。

　「UI（操作画面）が他社システムと比べて非常にユーザーフレンドリーです。特によく稟議を出す担当者は、細かい説明をしなくても、直感的に使いこなしてくれています」（インタビューより）

優れたインターフェースと生成AIのサポートがあれば、導入時の教育コスト（マニュアル作成や説明会）を大幅に削減でき、全社的な業務効率の底上げに直結します。

よくある質問

Q1：生成AIが作成した稟議書をそのまま承認しても大丈夫ですか？

A：いいえ。生成AIは、あくまで下書きの作成や内容の不備チェックを支援するパートナーです。
　　最終的には人が内容を精査し、責任を持って承認を行う運用ルールを推奨します。

Q2：特殊な社内ルールが多いのですが、生成AIで対応できますか？

A：可能です。社内の規定集や過去の稟議データを生成AIに学習させることで、その企業独自のルールに基づいたアドバイスが可能になります。
　　カスタマイズ性の高いシステムであれば、こうした自社専用AIとの連携もスムーズです。

まとめ

稟議システムの刷新は、単なるツール交換ではなく、組織の意思決定スピードを再定義するワークフローの再構築です。
自社の複雑な事情を理解し、生成AIという最新技術を味方につけることで、圧倒的な業務効率を実現できます。

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