私は広告代理店で営業担当をしています。私が直面していた問題は、広告枠の申請に関する書類や稟議書が多く、稟議が下りず、スケジュールに余裕がなくなることでした。
広告枠を進めるためには、書類や稟議書の提出が必須であり、その手続きがなかなか進まないことが多く、スケジュールに余裕がない状況が生じることがありました。
このままでは業務が滞ってしまう状況を変えるために、「稟議決裁システム」を導入することにしました。
稟議決裁システムとは、企業などで必要とされる申請や承認のプロセスを、電子的に管理するシステムです。
こちらを導入した結果、広告枠の申請にかかる時間が大幅に短縮することができました。
オンライン上で申請・承認ができるため、書類の提出や管理が容易になりました。承認の進捗状況がリアルタイムで確認でき、申請者や関係者はいつでも最新の状況を把握することができます。
また、稟議決裁システムには専門のスタッフがいるため、分からないところがあればすぐに対応してもらえることも大きなメリットでした。
さらに、稟議決裁システムを導入したことにより、ペーパーレス化が進み、業務効率が向上しました。
以前は書類については印刷し、提出先に配達するという手間がありましたが、今では稟議決裁システム上でやり取りをすることで、手間を省くことができました。
また、書類の紛失や破損といったトラブルもなくなり、安心して業務を進めることができます。
ペーパーレス化は、コスト面でも大きなメリットがあります。
稟議書作成に必要な用紙や印刷費用、封筒代、切手代などが不要になるため、経費削減につながります。また、稟議書の保管にかかるコストも削減できます。
ChatGPTは、人工知能の一種であり、大量のテキストデータを学習して、自然言語処理による文章の生成や解析が可能となる技術です。
こちらを活用することで、業務の自動化やコンテンツの作成をスピーディに行うことができるようになります。
具体的には、ChatGPTを用いることで、自動化された文章の作成や、顧客対応の自動化が可能となります。
たとえば、顧客からの問い合わせに対する自動応答をChatGPTに任せることで、時間と手間を大幅に削減することができます。
また、広告枠の紹介やセールスに注力するために、チラシやパンフレット、ポスターなどのコンテンツ作成もChatGPTを使うことによって、短時間で作成することができます。
稟議決裁システムを導入した結果、広告枠の申請にかかる時間が大幅に短縮することができました。
稟議書や書類の提出・承認作業がスムーズに行えるようになったため、余計な時間を削減し、営業の対応や企画立案などの業務に集中できるようになりました。
今後、デジタル化の進展とともに、ペーパーレス化は今後ますます必要不可欠となり、稟議決裁システムをはじめとする様々なデジタルツールの導入が進んでいくことが予想されます。AIが搭載されているサービスも増えてきているので、自社に合うサービスはどんなものなのかを調査するのもおススメします。
「稟議決裁システム」を使用し、さらなる業務の効率化を行っていきます。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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