稟議書のペーパーレス化とChatGPT導入で効率アップ！広告代理店の業務改善事例

広告業界における業務の課題

広告代理店で営業を担当している私が直面していた問題は、広告枠の申請手続きの煩雑さでした。
稟議書や申請書類の提出が必須であり、紙ベースの手続きでは承認に時間がかかり、スケジュールが逼迫することが多々ありました。

このままでは業務が滞ると考え、「稟議決裁システム」の導入を決定しました。

ワークフローの最適化！稟議決裁システム導入の効果

1. 申請・承認プロセスのスピードアップ

稟議決裁システムとは、企業の申請や承認のプロセスを電子化し、オンラインで管理できるシステムです。

導入後、広告枠の申請にかかる時間が大幅に短縮されました。
申請書類を印刷・配達する手間がなくなり、ワークフローがリアルタイムで可視化されたことで、進捗状況をすぐに把握できるようになりました。

また、承認待ちの案件がどこで止まっているのか一目でわかるため、無駄な確認作業が減少し、業務全体の効率が向上しました。

2. 業務サポートの充実

システム導入後は、専門のサポートスタッフがいるため、操作やトラブル時の対応もスムーズになりました。
問い合わせがあればすぐに解決できる環境が整い、システムの運用もスムーズに進めることができました。

ペーパーレス化のメリット

1. 業務効率化の向上

以前は稟議書類を印刷・郵送していましたが、現在はオンラインで申請・承認が完結するため、大幅な時間短縮につながっています。
さらに、書類の紛失や破損のリスクがゼロになり、業務の安全性と正確性が向上しました。

2. コスト削減

紙の書類を使用しないため、印刷費・用紙代・封筒・郵送費などのコストが不要になりました。
また、紙の保管スペースも必要なくなり、オフィスの整理整頓がしやすくなるという副次的なメリットも得られました。

3. 環境負荷の低減

ペーパーレス化を進めることで、紙の使用量が削減され、環境に配慮した業務運営が可能になりました。
企業としての社会的責任（CSR）の観点からも、持続可能なビジネスの実現に貢献できます。

さらなる業務効率化に向けて！ChatGPTの活用

1. 稟議書作成の自動化

ChatGPTを活用すれば、稟議書の雛形を自動生成し、必要な情報を入力するだけで簡単に作成が可能です。
また、文書の誤字脱字チェックや、より適切な表現への改善提案も行ってくれるため、短時間で質の高い稟議書を作成できます。

2. 顧客対応の効率化

ChatGPTを導入することで、顧客からの問い合わせ対応を自動化できます。
FAQ対応や定型的な返信をAIに任せることで、人的リソースを削減しながら対応スピードを向上させることができます。

3. コンテンツ制作の時間短縮

広告業界では、チラシ・パンフレット・ポスターなどのコンテンツ制作が不可欠ですが、ChatGPTを活用することで、キャッチコピーの生成や文章作成がスムーズになります。
これにより、クリエイティブ業務により多くの時間を割けるようになりました。

ワークフローの最適化で、さらなる業務改善へ

稟議決裁システムを導入したことで、広告枠の申請にかかる時間が大幅に短縮され、業務が円滑に進むようになりました。
また、ペーパーレス化によってコスト削減・業務効率化・環境負荷低減といったメリットも得られました。

デジタル化が進む今後、ペーパーレス化はますます重要になります。
さらに、AIや最新のワークフローシステムを活用し、自社に最適なツールを導入することで、業務の生産性を最大化することが可能です。

広告業界においても、稟議決裁システムとデジタルツールの活用を進め、さらなる業務の効率化を目指していきます。