不動産業界をはじめとする歴史ある企業において、稟議決裁システムの導入を阻む最大の要因は、単なるデジタルへの不慣れや紙文化だけではありません。
より深刻なのは、組織の変遷に伴って物理的に統一できないほど複雑化した承認フローが存在することです。
今回お話を伺った企業の担当者は、以前使用していたシステムのライセンス期限をきっかけに、新たなツールの選定を開始しました。
その際、5〜8社ものシステムを比較検討しましたが、即決できない深い悩みがありました。
「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社（システム）も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
一般的なSaaS型（クラウド型）のワークフローシステムは、標準化されたプロセスを低コストで提供することを得意としています。
しかし、それは裏を返せば、企業側がシステムに合わせて業務を変えなければならないことを意味します。
合併により異なる文化やルールが混在している組織において、業務フローを無理やり一つの型にはめようとすれば、現場は大混乱に陥ります。
この現場の事情と既製品のシステムのギャップこそが、多くの不動産企業がDXで躓くポイントです。
では、複雑な要件を持つ企業はどのような基準でシステムを選ぶべきなのでしょうか？
結論から言えば、機能の多さではなく、ベンダーの「カスタマイズへの柔軟性」と「伴走力」が決定打となります。
インタビュー企業が最終的に選定したのは、AIソリューション「AIさくらさん」などで知られるティファナ・ドットコムでした。
決め手となったのは、スペック表上の数値ではなく、担当者の姿勢でした。
「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
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【比較項目：導入アプローチ】
一般的なパッケージ型：業務をシステムに合わせて変更する必要がある
柔軟なカスタマイズ型：システムを自社の既存業務・文化に合わせて構築する
【比較項目：複雑な組織対応】
一般的なパッケージ型：限界があり、運用回避（Excel併用等）が発生しがち
柔軟なカスタマイズ型：合併や特殊なグループ間フローにも個別対応可能
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：機能提供のみ（「仕様です」で終了）
柔軟なカスタマイズ型：「自社の事情に寄り添い」、共に仕様を整える
【比較項目：導入時の負担】
一般的なパッケージ型：マニュアル整備などの社内教育コスト大
柔軟なカスタマイズ型：ベンダーとの調整コストはあるが、現場定着は早い
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このように、初期構築の手間を惜しまず自社仕様に調整できるパートナーを選ぶことが、結果として運用の安定化につながります。
稟議決裁システムの導入において、担当者が最も恐れるのは、導入したのに使われないことです。
いかに高機能でも、現場が操作に迷えば定着しません。
本事例の担当者は、導入時の苦労を隠さずにこう語っています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）
しかし、この「苦労して仕様を丁寧に整えた」プロセスがあったからこそ、導入後の成果は劇的でした。
スムーズな運用：自社の稟議業務に完全に沿った形であるため、業務の流れが止まらない
教育コストの削減：特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているという状態を実現
現場から挙がった評価で特に注目すべきは、UI（ユーザーインターフェース）に関する声です。
「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
DXに抵抗感を持つ従業員が多い場合でも、マニュアルを読まなくてもなんとなく使える画面設計であれば、心理的なハードルは大きく下がります。
無理やりシステムに合わせるのではなく、システム側を現場に寄せた結果、迷わず操作できる環境が整ったのです。
また、今後は「AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語るように、一度構築した信頼関係をベースに、さらなるAI活用や自動化へとステップアップできる点も、柔軟なベンダーと組む大きなメリットと言えるでしょう。
A：確かに初期投資額はパッケージ型より高くなる傾向があります。
しかし、業務フローを無理に変更する際の「現場の教育コスト」や「混乱による業務停滞の損失」を考慮すると、トータルコストでは最適化されるケースが多いです。
本事例でも、価格に対する柔軟性と費用対効果が評価されています。
A：「使い方がわからない」、「面倒くさい」というストレスを極力減らすことが重要です。
本記事の事例のように、現場の既存フローに合わせた仕様にし、かつ直感的に操作できるUIを備えたシステムを選定することで、特別なトレーニングなしでもスムーズに現場に浸透させることが可能です。
組織が大きくなればなるほど、稟議決裁フローは複雑化し、画一的なシステムでは対応できなくなります。
重要なのは、現在の業務フローを否定することなく、ITの力で自社に合わせてくれるパートナーを見つけることです。
今回のインタビュー事例のように、複雑な要件定義から逃げずに伴走し、将来的にはAI活用まで相談できる開発会社への相談が、失敗しないシステム刷新の第一歩です。
まずは自社の抱える、特殊な課題や複雑なフローを、実績のある専門家に相談してみてはいかがでしょうか？
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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