稟議書は、ただ「書けばいい」文書ではありません。重要なのは、上司や決裁者が内容を一読して「承認したくなるような構成」に整えることです。限られた時間で判断されるからこそ、情報を簡潔かつ的確に整理するスキルが問われます。最近ではAIや稟議決裁システムを取り入れることで、作業時間を削減しつつ、通りやすい稟議書を作成することも可能です。
稟議書とは、会社内での意思決定をサポートする正式な文書で、上司や部門長、場合によっては役員の承認を得るために使用されます。新しい企画の立ち上げや予算の申請、設備導入、人員の増加など、多くのビジネスシーンで使われています。
稟議書は「提案の筋道を立てて説得する文書」であり、情報の羅列ではなく「納得できる根拠と明確な意図」が求められるのです。
初めての稟議書作成でも、以下の5つのステップを押さえるだけで大丈夫です。
誰が読んでも一目で内容が分かるよう、具体的で簡潔なタイトルに
例：「社内チャット導入の提案」「新製品販売促進キャンペーン実施について」
なぜこの稟議を起案したのか？現状の問題点や課題を整理
例：「競合との差別化が困難」「営業支援ツールが不足」など
この稟議が承認されるとどんな良いことが起きるかを具体的に
例：「業務効率が月20％向上」「売上見込みが年間150万円アップ」など
提案する具体的な方法、手段、スケジュールを提示
例：「3か月以内に導入完了予定」「トレーニングは外部講師を活用」など
必要なコストや人数、設備などを明示
例：「導入費：120万円／運用費：月2万円」「担当者：2名体制」など
稟議書は読む人の時間を奪わない工夫が必要です。以下の点を事前に確認しましょう。
・要点を絞る：不要な情報や前提知識に頼らず、必要なことだけを的確に記載
・裏付けデータを添える：経営判断には「信頼できる数字」が必須。外部調査や実績数値を添付
・読みやすいレイアウト：見出しや箇条書きを活用し、1項目につき3〜4行以内に収めると◎
・添付資料の準備：詳細資料は別紙で補足。稟議書自体は「概要説明」に徹するのが鉄則
紙やExcelでの稟議書管理に時間を取られていませんか？ 近年はクラウド型の稟議決裁システムとAIを組み合わせることで、以下のような効率化が実現できます。
・電子化と自動化：テンプレート入力や提出処理をシステム上で完結
・承認フローの可視化：進捗・承認者の状況をリアルタイムで確認でき、リマインドも自動
・AIによる例文提案・内容チェック：文法ミス、説得力不足を自動で指摘＆修正提案
・履歴の保存と再利用：過去稟議のコピペ活用が可能。新人でも短時間で作成できる
「初めての稟議書」は誰でも緊張するものですが、構成とツールを押さえれば、決して難しいものではありません。特にAIや決裁システムを活用することで、文章構成の悩みや承認プロセスの手間を大幅に軽減できます。新しい働き方として「紙に書く」から「仕組みで回す」時代に変わる今、AIは頼れる相棒になってくれるでしょう。
Q1. 稟議書のテンプレートはどこで入手できますか？
A1. 社内の共有フォルダや稟議決裁システム内に用意されていることが多いです。まずは上司や総務に確認しましょう。
Q2. 稟議書をAIで作成するとは具体的にどういうこと？
A2. 内容入力の補助、文章チェック、類似事例の検索・提案などをAIが支援することで、作成時間を短縮できます。
Q3. 稟議書は誰が作るべきですか？
A3. 一般的には提案者本人またはプロジェクト責任者が作成しますが、サポート役がつくケースもあります。
執筆者・監修者情報
執筆： 株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修： AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
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