「稟議書が通らない」、「差し戻しが多い」という問題に対し、多くの企業は勉強会やマニュアル作成で対処しようとします。
しかし、インタビューに応じた担当者は、より根本的な課題に直面していました。
それは、企業の成長（合併やグループ化）に伴う、承認ルートの複雑化です。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要があった」、「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていた」、「どの会社も同じ形に統一するのが難しく、パッケージソフトの『標準仕様』には当てはまらなかった」（インタビューより）
このように、単に書き方を教えるだけでは解決できない、組織ごとの独自の文化・ルールが業務のボトルネックになっているケースが大半です。
無理やりルールを統一しようとすれば現場が反発し、個別の例外対応を認めれば管理が破綻する—このジレンマこそが、稟議業務DXの最大の壁です。
同社はこの課題を解決するため、システム更新のタイミングで5〜8社のベンダーを比較検討しました。
その中で見えてきたのは、機能が豊富でも自社の特殊な事情には対応できない、というパッケージ型システムの限界でした。
今回の事例で、なぜ「稟議決裁さくらさん」が選ばれたのか。
その違いを比較しました。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕ 既存の型に業務を合わせる必要あり（業務変更の負荷大）
柔軟なカスタマイズ型：◎ グループ会社ごとの独自ルール・例外に対応可能
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：△ 機能追加ごとに高額なオプション費用が発生
柔軟なカスタマイズ型：◎ 価格に対して柔軟に相談・調整が可能
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：✕ ツール提供のみで、設定や運用は自社任せ
柔軟なカスタマイズ型：◎ 「当社の事情に寄り添ってくれる」伴走型サポート
【比較項目：現場への定着】
一般的なパッケージ型：△ マニュアル熟読が必要
柔軟なカスタマイズ型：◎ 直感的なUIで、簡単な共有のみで運用開始
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インタビューにおいて、最終的な選定の決め手となったのは機能スペックだけではありませんでした。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
複雑な業務フローを持つ企業にとって、最も重要なスペックは「機能の多さ」ではなく、**「自社の面倒な事情を理解し、一緒に汗をかいてくれるか」**という点に尽きます。
システム導入は、契約して終わりではありません。
独自の複雑なフローをシステムに落とし込む過程では、多大な労力がかかりました。
インタビューでも、その苦労が正直に語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができました」（インタビューより）
この調整の苦労から逃げず、ベンダーと二人三脚で仕様を詰め切ったことが、結果として後の運用を劇的に楽にしました。
徹底的な調整を経てリリースされた新システムは、現場に以下のような変化をもたらしました。
●教育コストの削減（定性効果）
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」（インタビューより）
複雑なマニュアルを読ませる必要がなくなり、「システムに従って入力すれば正解になる」状態が実現しました。
●ユーザー体験の向上
「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っている」（インタビューより）
●持続可能な運用体制
「今後、社内で新しい課題が出たりAIの力が必要になった際も、その都度相談できる」（インタビューより）
一緒に作り上げた経験が、将来の拡張性への安心感につながっています。
A：はい、可能です。
本記事の事例のように、合併等でルールが混在している場合こそ、パッケージの標準機能ではなく、貴社の事情に合わせたカスタマイズが必要です。
まずは現状のフロー図をご提示ください。
A：正直に申し上げれば、調整の時間は必要です。
インタビューでも「多くの調整が必要で苦労した」とありますが、その初期投資を惜しまず丁寧に仕様を整えることで、導入後の現場への浸透スピードが格段に早くなり、結果としてトータルの業務効率は向上します。
A：過去の承認データの学習による、ミスの自動指摘や内容に応じた承認ルートの自動判別などが可能です。
まずは現場が使いやすい土台を作り、その上でAIによるアシスト機能を実装していくステップを推奨しています。
「稟議書が書けない」、「承認が回らない」この悩みの本質は、社員のスキル不足ではなく、現場の現実にシステムが追いついていないことにあります。
今回の事例のように、自社の複雑な事情に寄り添い、柔軟にカスタマイズしてくれるパートナーと組むことで、現場担当者は直感的な操作だけで正しい稟議を行えるようになります。
今の稟議フローに限界を感じているなら、まずは今の業務フローに寄り添ってくれるかという視点で、ベンダーに相談してみませんか？
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
