近年、多くの企業が稟議決裁のペーパーレス化を進めています。従来の紙ベースの稟議では、書類作成・印刷・承認者への回覧・保管といった手間がかかり、業務のスピードを妨げる要因となっていました。
デジタル化することで、業務の効率向上、コスト削減、環境負荷の軽減など、さまざまなメリットを享受できます。
電子署名を導入することで、紙の書類に手書きで署名する手間を省き、法的効力を保ちながら迅速に承認を完了できます。これにより、承認プロセスが短縮され、決裁の遅延を防ぐことができます。
クラウド上で稟議を管理すれば、複数の承認者が同時にアクセス可能となり、物理的な移動や書類の受け渡しが不要になります。
また、どこからでも稟議の進捗状況を確認できるため、テレワーク環境でもスムーズに承認作業を進めることが可能です。
これまでのように書類を印刷・回覧する手間がなくなり、申請から承認までの時間が大幅に短縮されます。
また、ワークフローの自動化により、決裁フローの標準化が進み、人的ミスも減少します。
ペーパーレス化により、紙やインクのコストを削減できるだけでなく、保管スペースも不要になります。
さらに、企業の環境負荷の削減にも貢献でき、CSR（企業の社会的責任）活動の一環としても有効です。
紙の書類では、紛失や盗難のリスクがありますが、デジタル化された稟議決裁システムではアクセス管理や暗号化が可能となり、より安全に情報を保護できます。
AI技術の発展により、ChatGPTのようなAIツールを活用することで、さらに業務の効率化が図れます。
ChatGPTを活用すれば、稟議書の雛形を自動作成したり、文書の誤字脱字をチェックしたりすることができます。
これにより、文書作成の時間を短縮し、正確な稟議書を作成できます。
ChatGPTは、質問応答やディスカッションのサポートにも活用できます。承認者が持つ疑問を迅速に解決することで、決裁プロセスのスピードアップにつながります。
AIが稟議の進捗をリアルタイムで把握し、承認待ちの案件や期限が迫っている案件を通知することで、決裁遅延を防ぎます。
また、長文の稟議書の要点を自動でまとめることで、承認者の負担も軽減されます。
企業ごとに稟議決裁のフローや承認権限は異なるため、業務に最適化されたカスタマイズが重要です。
システムのカスタマイズにより、承認者の決裁権限を細かく設定でき、スムーズな稟議フローを実現できます。
例えば、金額の大きい案件は役員承認が必要だが、小規模な案件は部門長で完結するなど、案件ごとに適切なフローを設定できます。
業務内容に応じて、必要な情報を追加・変更できるため、より実務に適した稟議決裁システムを構築できます。
例えば、外食チェーン店なら「店舗ごとの売上データ」や「原材料の発注記録」といった情報を連携させることで、意思決定をより迅速かつ的確に行うことが可能になります。
カスタマイズを行うことで、会計システムや在庫管理システムと稟議決裁システムを連携させることができます。
これにより、決裁情報を即時に他の業務へ反映させ、業務の一元管理が可能になります。
稟議決裁のペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、環境負荷の軽減といった多くのメリットをもたらします。
さらに、カスタマイズによって企業のニーズに合わせたシステムを構築することで、よりスムーズな稟議決裁が可能になります。
デジタル化により、データの蓄積・分析が容易になり、経営戦略の意思決定にも活用できるようになります。
また、ChatGPTやAIの活用によって、稟議書作成の時間短縮や承認プロセスのスピードアップが実現可能です。
ただし、導入にあたってはセキュリティ対策やプライバシー保護の徹底が不可欠です。
サービスごとのメリット・デメリットを比較し、企業の実態に合ったシステムを選択することが重要です。
業務の効率化とスムーズな意思決定のために、稟議決裁のペーパーレス化とカスタマイズを積極的に進めていきましょう。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
