多くの企業がシステムの入れ替えを検討するきっかけは、ライセンス期限やサーバーの保守終了です。
しかし、いざ新しいツールを探し始めると、現場は機能スペック以上の深い課題に直面します。
それは、自社の業務フローが複雑すぎて、一般的なツールの『型』にはまらないという現実です。
特に、M&Aによる合併を経ている企業や複数のグループ会社を抱える企業の場合、以下のような課題が標準化の壁となります。
・ルールの不統一：会社ごとに決裁権限や文化が異なり、一つのパッケージに合わせようとすると現場から反発が起きる
・例外処理の多さ：「この案件はA社の役員承認も必要」といった条件分岐が複雑で、安価なSaaSでは設定できない
今回の取材対象企業様も、まさにこの壁にぶつかりました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づいたタイミングで検討を始めましたが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
単にペーパーレス化するだけならどのツールでも可能です。
しかし、組織の文化まで含めた複雑さを解決できるツールでなければ、導入後に運用が破綻してしまうのです。
では、複雑な要件を持つ企業はどのような基準でツールを選ぶべきでしょうか？
実際に5〜8社を比較検討した結果、見えてきたのは「機能の多さ」ではなく「ベンダーの姿勢」の重要性でした。
比較検討の際、多くの担当者が迷うポイントを整理しました。
比較項目：標準化の難易度
一般的なパッケージ型：業務をツールに合わせる必要あり（負荷大）
柔軟なカスタマイズ型：現状のフローに合わせて調整可能
比較項目：カスタマイズ性
一般的なパッケージ型：低い（設定変更のみ）
柔軟なカスタマイズ型：高い（価格に対して柔軟に対応）
比較項目：導入サポート
一般的なパッケージ型：マニュアル提供・メール対応のみが多い
柔軟なカスタマイズ型：企業の事情に寄り添い泥臭く調整
比較項目：運用後の変更
一般的なパッケージ型：ユーザー自身で設定
柔軟なカスタマイズ型：相談しながら現場に合わせて育成
今回の事例で最終的に選定されたのは、「稟議決裁さくらさん」でした。
決め手となったのは、「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象」と「ここなら当社の事情に寄り添ってくれる」という実感です。
一般的なツールベンダーは「仕様外です」と断るケースが多い中、複雑な事情（合併によるフローの乱立など）を理解し、「どうすれば実現できるか」を共に考えてくれるパートナーを選ぶことが、結果として最短の解決策となります。
柔軟なカスタマイズができるとはいえ、導入は決して楽な道のりではありません。
しかし、その苦しみを乗り越えた先には、劇的な業務効率化が待っていました。
インタビューでは、導入時のリアルな苦労が語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）
独自のフローをシステムに落とし込む作業は、詳細な要件定義を必要とします。
しかし、ベンダーと共に汗をかき、自社業務に完全にフィットさせたシステムを作り上げたことで、運用開始後のトラブルは激減しました。
その効果は、現場ユーザーの反応に如実に現れています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（インタビューより）
現場に即したUI（ユーザーインターフェース）を構築したことで、以下のようなメリットが生まれています。
・説明コストの削減：複雑なマニュアルを読み込まなくても、直感的に操作できる
・迷わない操作性：「他社システムと比べてユーザーフレンドリー」であるため、申請ミスや差し戻しが減る
・将来への拡張性：今後AIの力が必要になった際も、信頼できるパートナーとして相談できる基盤ができた
A：初期投資は発生しますが、長期的な運用コストで回収可能です。
安価なツールを選んでも、業務フローに合わず現場が混乱したり、システム外でのメール調整が発生したりすれば、見えない人件費（運用コスト）が膨れ上がります。
事例のように価格に対して柔軟に応じてくれるベンダーを選べば、トータルコストは適正化されます。
A：拡張性のあるベンダーを選べば可能です。
組織変更や新たな課題は必ず発生します。
売り切り型のツールではなく、インタビューにあるように「今後も必要に応じて相談しながら育てていける」、「AIの力が必要になればサポートを頼める」パートナー関係を築けるベンダーを選定することが重要です。
ワークフローツールの入れ替えは、単なるソフトの更新ではありません。
会社の意思決定プロセスそのものを再構築する重要なプロジェクトです。
「うちは特殊だからパッケージが合わない」と諦めず、その特殊さに寄り添い、共に汗をかいてくれるパートナーを見つけることが成功への近道です。
複雑な承認フローにお悩みの方は、柔軟なカスタマイズと手厚いサポートに定評のあるベンダーへ、一度相談してみてはいかがでしょうか？
「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから >>
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
