広告業界特有のプロジェクトごとの特殊な商流や、グループ会社・合併によるルールの不一致が、画一的なシステム導入を阻む最大の要因です。
一般的な企業であれば、「Aさんが申請し、課長Bさんが承認する」という一本道で済むかもしれません。
しかし、広告業界の現場はそう単純ではありません。
【具体例】
・案件ごとの流動性： クライアント直案件か、代理店経由かによってマージン率や承認ルートが変わる
・外注の複雑さ： 1つのプロジェクトで、制作会社、キャスティング会社、撮影スタジオなど数十社への発注が発生し、それぞれ支払方法が異なる
このような環境に加え、今回インタビューにご協力いただいた企業様のように「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しい」というケースでは、一般的なSaaS型のワークフローシステムをそのまま導入しようとしても、機能が足りないか運用ルールを変える負担が大きすぎるかのどちらかになりがちです。
単にライセンスが切れるからという理由だけでシステムの入れ替えを行うと、現場の特殊な事情を無視したシステムが出来上がり、結果として稟議を通すための根回しという見えない業務が増えてしまうのです。
高額なフルスクラッチ開発ではなく、コストを抑えつつ自社独自のフローをシステム側で再現できる柔軟なパートナー選びが重要です。
システム選定において、インタビュー対象者様は5〜8社ほどを比較検討されました。
その中で重視されたのは、機能の多さではなく自社の事情への寄り添いでした。
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【比較項目：導入アプローチ】
一般的なパッケージ型：業務フローをシステムに合わせて変更させる（現場負担大）
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情・独自フローにシステムを寄せる（現場負担小）
【比較項目：現場の反応】
一般的なパッケージ型：「前のやり方と違う」と混乱し、定着に時間がかかる
柔軟なカスタマイズ型：独自の仕様に合わせているため、導入後の運用がスムーズ
【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能の豊富さ、ブランド知名度
柔軟なカスタマイズ型：価格に対する柔軟性と、企業への寄り添い
【比較項目：導入時の苦労】
一般的なパッケージ型：できないこと（機能制限）への諦め
柔軟なカスタマイズ型：独自フローに合わせるための仕様調整の徹底
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特筆すべきは、導入が決して楽だったわけではない点です。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダー（ティファナ・ドットコムさん）も本当に苦労しました」（インタビューより）
インタビューでもこう語られている通り、自社に合わせるカスタマイズには、詳細な仕様詰めという苦労が伴います。
しかし、ここでベンダー任せにせず、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるパートナーと膝を突き合わせて調整しきったからこそ、後のスムーズな運用が実現しました。
安易に導入できるツールは、安易に使われなくなるリスクも孕んでいます。
細かな調整に付き合ってくれるパートナー選びこそが、成功の分かれ道と言えるでしょう。
多機能でも使い方が難しければ使われません。
多忙な現場担当者が迷わず操作できるユーザーフレンドリーなUIが、システム定着の速度を劇的に高めます。
広告業界の現場担当者は、撮影現場やクライアント先を飛び回り、分刻みのスケジュールで動いています。
そんな彼らに「新しいシステムのマニュアルを熟読してほしい」と求めても、それは無理な相談です。
今回の事例で成功した大きな要因は、実装後のユーザーの立ち上がりが早かったことにあります。
「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
このように、説明会を開かずとも見ればわかるレベルのUI/UXを実現できたことで、現場のストレスを最小限に抑えることができました。
稟議システムへの入力が面倒だから後回しにするというタイムラグがなくなれば、結果として決裁スピードが上がり、プロジェクト全体の進行もスムーズになります。
A：はい、要件定義と調整には相応の時間を要します。
パッケージをそのまま導入するより時間はかかりますが、今回の事例でも独自のフローに合わせるために多くの調整が必要でした。
しかし、その導入時の苦労を経ることで、運用開始後のトラブルや現場の混乱を防ぐことができます。急がば回れの精神が重要です。
A：可能です。導入して終わり、ではないパートナーを選びましょう。
組織変更や新しいビジネスモデルの登場により、稟議ルールは変化し続けます。
インタビューでも「企業ごとの文化に合わせて相談しながら育てていく」、「AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」とあるように、変化に合わせてシステムを育てていける関係性を築くことが、長期的な成功の秘訣です。
広告業界の稟議課題は、単に高機能なツールを導入するだけでは解決しません。
自社の複雑な文化や商流に合わせて、システムの方を育てていくという視点が必要です。
・パッケージに業務を合わせるのではなく、業務にシステムを合わせる
・寄り添いと柔軟なカスタマイズが可能なパートナーを選ぶ
・現場がマニュアルなしで使えるUIにこだわる
これらを実現した時、稟議システムは単なる管理ツールから、現場のビジネスを加速させる強力な武器へと変わります。
自社の事情に本当に寄り添ってくれるパートナーをお探しの方は、ぜひ一度ご相談ください。
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