なぜ、多くの企業が今、アナログな運用から脱却し、システム化を急ぐのでしょうか？
そこには「物理的な壁」と「構造的な壁」が存在します。
テレワークが普及した現在、従来の紙とハンコの運用は業務停滞の主因です。
・課長が出張中でハンコがもらえず、1週間案件が止まった
・過去の類似案件の稟議書を探すのに、書庫で1時間かかった
こうした、探す時間・待つ時間の積み重ねは、組織全体のスピードを著しく低下させます。
より深刻なのが、企業の成長に伴うルールの複雑化です。
今回インタビューを行った企業様も、まさにこの壁に直面していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
企業ごとに異なるフォーマットや承認ルート（例：A社は課長決裁、B社は部長決裁が必要など）が混在する場合、一般的なパッケージ型のシステムでは対応しきれないケースが多々あります。
システム導入には、教育コストがかかる・定着しない、といった懸念がつきものです。
しかし、適切なパートナーを選べば、そのデメリットは解消可能です。
以下は、一般的なパッケージ型システムと、今回の導入された柔軟なカスタマイズ型システムの比較です。
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【比較項目：業務効率化】
一般的なパッケージ型：◎ スピードは上がるが、入力作業が面倒になりがち
柔軟なカスタマイズ型：◎ 実装後の立ち上がりが早く、スムーズに運用可能
【比較項目：課題の可視化】
一般的なパッケージ型：〇 プロセスは見えるが、自社ルールをシステムに合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：◎ 導入時の調整で、自社の独自フロー自体を整理・仕様化
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：〇 比較的安価だが、高機能なものは高額になりやすい
柔軟なカスタマイズ型：△ 高額だが、価格に対しても柔軟にカスタマイズ可能
【比較項目：教育・定着】
一般的なパッケージ型：✕ 操作が複雑で、分厚いマニュアルと説明会が必要
柔軟なカスタマイズ型：〇 UIがユーザーフレンドリーで、簡単な共有だけで直感的に使いこなる
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もちろん、システム化のメリットは効率化だけではありません。
紙運用では紛失や持ち出しのリスクがありますが、システム上で権限設定を行えば、「誰がいつ閲覧・承認したか」のログが残り、ガバナンス（内部統制）が大幅に強化されます。
特に機密情報を含む稟議書において、セキュリティ確保は必須条件です。
市場には多機能なワークフローシステムが溢れていますが、機能の多さだけで選ぶと失敗します。
特に複雑な承認ルートを持つ企業の場合、重要なのはこちらの事情を聞いてくれるかという点です。
今回の事例企業様が、最終的に「ワークフローさくらさん」を選定した決め手も、まさにこの点でした。
「『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）
パッケージ製品に業務を合わせるのではなく、業務にシステムを合わせることができる柔軟性こそが、長期的な運用成功の秘訣です。
システム導入は契約して終わりではありません。
むしろ、そこからの仕様調整こそが本番です。
インタビューでは、導入時のリアルな苦労についても語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができました。」（インタビューより）
この事前の泥臭い調整を避けて安易なツールを導入すると、現場で混乱が起き、「使いにくい」と放置されるシステムになってしまいます。
徹底的に自社業務に合わせて作り込んだからこそ、結果としてマニュアル不要の使いやすさが実現しました。
「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
ワークフローのシステム化検討時によくある質問をまとめました。
A：はい、可能です。
ただし、一般的なクラウド型（SaaS）の標準機能では対応しきれない場合があります。
本事例のように、カスタマイズに強く、現状のフローをヒアリングして実装してくれるベンダーを選ぶことが重要です。
A：初期投資は必要ですが、「承認待ち時間の短縮」「ペーパーレス化」「検索工数の削減」により、中長期的には大きなコストメリットが出ます。
本事例のように価格面で相談に乗ってくれるパートナーを探すのも一つの手です。
A：可能です。
インタビューでも「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語られています。
一度システム化してデータを蓄積することで、将来的なAIによるチェック自動化などの効率化へ繋げやすくなります。
ワークフローの効率化を成功させるためには、単に高機能なシステムを入れるのではなく、自社の文化や複雑なルールを理解し、一緒に協力してくれるパートナーを選ぶことが最も重要です。
「自社の承認フローは複雑すぎてシステム化できないのでは？」と諦める前に、まずは柔軟なカスタマイズ実績を持つベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
