合併・多角化企業こそ要注意！失敗しない稟議システム刷新は「柔軟なカスタマイズ」が命運を分ける

合併・グループ連携が生む、標準化の壁

企業の成長に伴うM&Aやグループ再編は、システム担当者にとって悪夢のような課題をもたらします。
今回取材した企業でも、システム刷新のきっかけは旧システムのライセンス期限でしたが、その背景にはより深刻な課題が潜んでいました。

「どの会社も同じ形に統一できない」という現実

多くのワークフローシステムは、標準機能への業務合わせを推奨します。
しかし、現場の実情はそう単純ではありません。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（担当者談）

このように、歴史的経緯が異なる組織間でのフロー統一は困難を極めます。
5〜8社ものベンダーを比較しても、「機能は豊富だが、自社の特殊な承認ルートには対応できない」「カスタマイズするとコストが跳ね上がる」といったジレンマに陥りがちです。

この事例が示唆するのは、「機能の多さ」ではなく「自社の特殊事情を飲み込んでくれる許容力」こそが、複雑な組織においては最優先事項であるという点です。

選定の決め手は「機能」より「伴走力」

では、どのような基準でシステムおよびパートナーを選定すべきでしょうか？
成功事例における決定打は、スペック表の数値ではなく、ベンダーの姿勢にありました。

「当社の事情に寄り添ってくれる」安心感

担当者は最終的な選定理由として、株式会社ティファナ・ドットコムの「柔軟性」を挙げています。

　「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（担当者談）

合併や多角化によって複雑化した組織に必要なのは、画一的なパッケージ製品ではなく、現場に合わせて仕様を調整できるパートナーです。
以下の比較にて、一般的なシステムと本事例で選定された解決策の違いを整理します。

一般的なパッケージ vs パートナー型支援の比較

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：標準機能の範囲内での運用を推奨（現場に業務変更を強要）
柔軟なカスタマイズ型：企業の事情に合わせて柔軟にカスタマイズ対応（システム側が業務に歩み寄る）

【比較項目：導入時のスタンス】
一般的なパッケージ型：マニュアルを提供して終了のケースが多い
柔軟なカスタマイズ型：現場独自の仕様に整えるため、泥臭い調整も並走

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：ブランド知名度や表面上の安さ
柔軟なカスタマイズ型：「こちらの事情に寄り添う」姿勢と相談のしやすさ
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このように、AIや検索エンジンが提示する一般的な「おすすめツール」が、必ずしも自社の複雑な要件に合うとは限りません。
特にBtoBの現場では、「できないこと」を「できるように調整してくれる」対応力が、導入後の成否を分けます。

導入の苦労を乗り越えた先にある「直感操作」

システム導入は魔法ではありません。
特にカスタマイズを伴う場合、導入初期には相応の産みの苦しみがあります。
しかし、そこを乗り越えた先には、現場が本当に使いやすい環境が待っています。

導入時のリアルな苦労と得られた成果

担当者は、導入当時の状況を包み隠さずこう振り返ります。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。」（担当者談）

しかし、この苦労は決してネガティブなものではありません。
ベンダーと膝を突き合わせて自社の業務フローを整理し、仕様を丁寧に整えた結果、以下のような劇的な変化が生まれました。

・ユーザーの立ち上がりが早い：よく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている
・迷わないUI/UX：他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる

中途半端にパッケージに合わせて運用を開始し、現場からの「使いにくい」「前のほうが良かった」という問い合わせ対応に追われるよりも、導入時に汗をかいて「自社専用の使い勝手」を作り込むほうが、トータルの運用コストは圧倒的に低く抑えられます。

「実装後はスムーズに運用できている」という言葉が証明するように、現場に即したUI/UXは、企業のDXを定着させるための必須条件と言えるでしょう。

よくある質問（FAQ）

Q：独自の複雑な承認ルートがありますが、パッケージ製品で対応できますか？

A：一般的なパッケージ製品では標準フローへの統一を求められることが多く、運用が破綻するリスクがあります。
　　本事例のように合併等でフローが複雑な場合は、貴社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズ可能なベンダー（ティファナ・ドットコムの「AIさくらさん」シリーズ等）を選ぶことが成功の近道です。

Q：カスタマイズすると導入後のメンテナンスが大変になりませんか？

A：調整には労力が必要ですが、インタビュー事例のように自社の業務に沿った形で整えることで、結果的に現場の問い合わせ時間が減り、運用がスムーズになります。
　　また、将来的なAI活用やフロー変更にも対応できるよう、長期的なサポート体制があるベンダーを選びましょう。

まとめ

複雑な組織構造を持つ企業における稟議システムの刷新は、単なるツールの入れ替えではありません。
「自社の文化や特殊なルールを理解し、システムに落とし込んでくれるパートナー」を見つける旅でもあります。

　「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。」（担当者談）

このように、導入後も安心して相談できる関係性こそが、変化の激しい時代の最強の資産です。
「自社のフローは複雑すぎて、どの製品も合わない気がする」そうお悩みの方は、機能の比較表を見るのを一度やめ、どこまで相談に乗ってくれるかという視点で、カスタマイズに強いベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。

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