ワークフローシステムで脱ハンコを成功させる秘訣とは？複雑な稟議フローを打破した導入実例

脱ハンコの理想と現実－なぜ、ワークフローシステム導入だけでは解決しないのか？

ハンコ廃止は、単に物理的な印鑑をなくすことではありません。
多くの企業が直面するのは、長年積み上げてきた独自の承認ルールをどうデジタル化するかという壁です。

例えば、以下のようなケースで脱ハンコが停滞しがちです。

・合併によるルールの混在：A社は課長承認が必要だが、合併したB社は部長からで良い、といった矛盾
・例外処理の多さ：「金額が100万円以上の時だけ、この役員にも通知したい」といった細かい条件分岐

今回インタビューをさせていただいた企業では、ライセンス期限が迫る中でシステム刷新を検討しましたが、5〜8社を比較しても自社の複雑すぎるフローをそのまま再現できるシステムがなかなか見つからないという課題に直面しました。
一般論としての効率化ではなく、自社の実情にどこまで寄り添えるかが、脱ハンコ完遂の分かれ道となります。

比較して分かった、自社に合うワークフローシステムの選び方

システム選定時、多くの企業は「有名な製品だから」、「多機能だから」という理由で選びがちです。
しかし、脱ハンコを確実に成功させるには、以下の視点での比較が欠かせません。

--------------------------------
【選定の軸：柔軟性】
一般的なパッケージ型：システムの型に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：独自の複雑なフローにシステムを合わせられる

【選定の軸：カスタマイズ】
一般的なパッケージ型：オプション費用が高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟にカスタマイズ相談ができる

【選定の軸：サポート体制】
一般的なパッケージ型：定型的なマニュアル提供のみ
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情を理解し、共に構築する伴走型

【選定の軸：UI（操作性）】
一般的なパッケージ型：多機能ゆえに操作が複雑
柔軟なカスタマイズ型：説明不要で、直感的に使える画面設計
--------------------------------

今回インタビューをさせていただいた企業では、結果として「ワークフローさくらさん」を導入することにしました。
選定の基準として、価格面だけでなく、当社の煩雑な事情に寄り添い、柔軟に対応してくれそうかという信頼感を最重視しました。

現場への定着を阻む、立ち上がりの苦労をどう超えるか

ワークフローシステムで脱ハンコを進める際、最もパワーが必要なのは構築フェーズです。

本事例でも、導入時は独自フローの調整に次ぐ調整で、ユーザー側もベンダー側も非常に苦労しました。
しかし、ここで妥協せずに自社の業務に徹底的に仕様を合わせることにこだわった結果、運用開始後に劇的な変化が訪れました。

・マニュアルを読み込む時間がゼロに：簡単な共有だけで、現場の担当者がシステムを直感的に使いこなせる
・承認スピードの向上：「どこにハンコをもらいに行けばいいか」と迷う時間がなくなり、UI（ユーザーインターフェース）が親切なため、ITに詳しくない層でも迷わず操作が完結

導入時に苦労してでも、現場が使いやすい形に整えることこそが、結果として社員教育のコストを最小化し、脱ハンコを定着させる近道となります。

よくある質問

Q1：複雑な承認ルートがあるのですが、そのまま脱ハンコできますか？

A：可能です。
　　ただし、パッケージの型にはめるのではなく、本事例のように柔軟なカスタマイズに応じるベンダーを選定し、構築時にしっかりと仕様を詰め切ることが条件となります。

Q2：社員がシステムを使いこなせるか不安なのですが、トレーニングは必要ですか？

A：基本的には必要ですが、UIが優れたシステムなら簡単な共有のみで運用可能です。
　　本事例でも、現場のユーザーは直感的な操作感により、すぐに立ち上がることができました。

【まとめ】脱ハンコは育てるもの－AI活用で見据える次のステップ

脱ハンコは、システムを入れて終わりではありません。
現場の新しい課題に合わせて、システムを育てていく姿勢が重要です。

今後は、ワークフローにAI（ChatGPT等）を掛け合わせることで、承認プロセスのさらなる自動化や、書類作成の支援なども期待されています。
まずは自社に寄り添うパートナーと共に、確実な脱ハンコの第一歩を踏み出してみませんか。

「ワークフローさくらさん」について、詳しくはこちらから　>>