ワークフローシステムで実現する真の業務効率化｜総務DX担当者が知るべき失敗しない選定基準

総務DXの壁－煩雑な稟議フローをどう効率化するか？

総務系のDX担当者がワークフローシステムの刷新を検討する際、最大の障害となるのが社内ルールの複雑さです。

例えば、「A社とB社の合併により、拠点ごとに承認ルートが異なる」、「特定の金額以上は、通常のフローに加えて法務部と社長室の並列承認が必要」といったケースです。
一般的なパッケージ製品では、こうした自社独自のしきたりに対応できず、結局システムの外でメールや紙が飛び交うことになり、業務効率化は遠のいてしまいます。

インタビュー事例でも、「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていた」という切実な課題がありました。
どの会社も同じ形に統一するのが難しい状況下では、システムに業務を合わせるのではなく、業務にシステムを合わせる柔軟性が不可欠です。

【比較】業務効率化を最大化するワークフローシステムの選び方

選定フェーズでは、つい機能の数や月額料金に目を奪われがちです。
しかし、総務DXを成功させるためには、自社の特殊事情にどこまで寄り添えるかを基準にするべきです。

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【比較項目：業務効率化の幅】
一般的なパッケージ型：定型業務の電子化のみ
柔軟なカスタマイズ型：複雑な承認分岐・例外処理にも対応

【比較項目：導入ハードル】
一般的なパッケージ型：業務をシステムに合わせる必要あり
柔軟なカスタマイズ型：システムの仕様を自社業務に合わせる

【比較項目：現場の定着率】
一般的なパッケージ型：分厚いマニュアル読解が必要
柔軟なカスタマイズ型：直感的なUIでトレーニング不要

【比較項目：将来性（拡張性）】
一般的なパッケージ型：機能追加に多額の費用と時間
柔軟なカスタマイズ型：AI活用や運用改善を継続的に相談可能
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5〜8社を比較検討した現場の声によれば、選定の決め手は価格以上に、当社の事情に寄り添ってくれる柔軟なカスタマイズ性があるかという点でした。

【実例】導入の苦労を乗り越え、現場の自走を促すまで

システム導入において、最もパワーが必要なのは実装フェーズです。
当社の独自フローをどう再現するかを詰め切る過程では、ベンダー側との密な連携が欠かせません。

　「導入時は自社仕様に合わせた調整が必要で、本当に苦労しました。しかし、その分だけ自社の業務に沿った形に整えることができ、今では非常にスムーズに運用できています。」（導入企業インタビューより）

こうした苦労の末に得られるのは、圧倒的な現場の定着です。
UI（操作画面）が優れていれば、詳しい説明をしなくても、簡単な共有だけで現場担当者が直感的に使いこなす、という理想的な状態が生まれます。
これこそが、総務担当者がマニュアル作成や問い合わせ対応に追われない、真の業務効率化です。

よくある質問

Q1：複雑な承認ルートをどこまで再現できますか？

A： 柔軟なカスタマイズが可能なシステムであれば、特例承認や条件分岐も含め、現状の運用を100%デジタル化し、業務効率化を図ることが可能です。

Q2：AIを搭載したワークフローシステムのメリットは？

A： 蓄積された過去の稟議データの参照や、入力不備の自動検知、さらにはチャットボットによる操作案内など、現場が迷わないためのサポートを強化できます。

まとめ

総務系DX担当者にとって、ワークフローシステムの導入はゴールではなく、社内の生産性を高めるスタートです。
現場が迷わず使える直感的なUIと、自社のわがままに応えてくれる柔軟なシステム選びこそが、全社的な業務効率化への近道です。

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