稟議決裁とは、企業で行われる意思決定プロセスのひとつです。
これまでは稟議書を紙で作成し、承認者に提出する必要があったため、多くの手間や時間がかかり、担当者は疲弊していました。
しかし、近年ではデジタル化が進み、稟議決裁もデジタルで行えるようになってきました。本記事では、稟議決裁のデジタル化について解説します。
稟議決裁を紙で行う場合、稟議書を作成し、承認者に提出するために多くの手間と時間がかかります。
稟議書は一般的に、会社名、部署名、提出者名、決裁対象、決裁理由、予算内訳、予算申請の期限などの情報を含む必要があります。
これらの情報は手書きで記入する必要があるため、煩雑であると同時に誤りが生じる可能性があります。
さらに、稟議書を提出するためには、手渡し、郵送、FAXなどの方法があります。手渡しの場合は、提出先が別の部署にある場合、移動に時間がかかります。郵送の場合は、書類の紛失や郵送中の遅延などのリスクがあります。また、FAXの場合は、スキャンやFAX送信などの作業が必要であり、手間がかかります。
その上、紙で稟議決裁を行う場合は、コストもかかります。稟議書には、用紙代やインク代が必要です。用紙代は、1枚あたり数十円から数百円になる場合があります。インク代は、プリンターの種類によって異なりますが、印刷回数が増えるほどコストがかかります。これらのコストは、一度の稟議決裁に限定されるものではなく、毎月何回も行う必要がある場合は、大きな出費となります。
稟議決裁をデジタル化することで、稟議書を作成し、承認者に提出する手間と時間を大幅に削減することができます。デジタル化された稟議書は、オンライン上で作成することができ、必要な情報をテキストボックスに入力するだけで簡単に作成できます。手書きで記入する必要がなくなるため、煩雑な作業が省けるだけでなく、誤りが生じる可能性も低くなります。
さらに、デジタル化された稟議書は、オンライン上で承認者に直接提出することができます。これにより、手渡し、郵送、FAXなどの手続きが不要になり、時間と手間を大幅に削減することができます。また、オンライン上で承認者からの返信を確認することができるため、承認の進捗状況を簡単に確認することができます。
デジタル化された稟議書は、オンライン上で作成するため、稟議書を作成するために必要な用紙代やインク代などのコストも削減することができます。また、承認者からの返信もオンライン上で行うため、FAXや郵送などの手続きに必要なコストも削減できます。
稟議決裁をデジタル化することで、稟議書を紛失するリスクも大幅に減少します。稟議書は、上層部が承認する前に、複数の部署を経由するため、紛失や誤用が起きることがあります。また、紙で行う場合は、紙の書類がなくなったり、場所を移動したりすることもあります。しかし、デジタルで行う場合は、クラウド上に保存されるため、紙と比べて安全性が高まります。
さらに、デジタル化によって、稟議書を探す手間も省けます。紙の稟議書は、保管場所が分散していることがあり、探すために時間を要することがあります。しかし、デジタル化することで、クラウド上に保存された稟議書は、キーワード検索で簡単に探すことができます。これにより、スピーディな業務処理が可能になります。
稟議決裁をデジタル化することで、承認プロセスの進捗状況もリアルタイムで把握することができます。紙の稟議書の場合は、承認状況を把握するために、各部署を回ったり、電話で問い合わせたりする必要がありますが、デジタル化することで、クラウド上のシステムでリアルタイムに確認することができます。これにより、誤った承認や手順による遅延を防ぐことができます。
以上のように、稟議決裁をデジタル化することで、紙で行う場合に発生するリスクや手間を大幅に減らすことができます。企業は、このようなデジタル化のメリットを把握し、積極的に取り入れることで、効率的かつスムーズな業務プロセスを実現できるでしょう。
稟議決裁をデジタル化することによって、承認プロセスのスピードも向上するというメリットがあります。従来、稟議書の承認には、書類を手渡したり、郵送したりする必要がありましたが、デジタル化によって承認者はオンライン上で稟議書を確認し、承認することができます。そのため、承認プロセスが迅速化し、業務の効率化に繋がります。
AIツールの導入も、デジタル化の一環として大いに役立ちます。AIツールは稟議書の内容を解析し、適切な承認者を自動的に選定することができます。これにより、承認者の手動選定にかかる時間と労力を削減し、スピーディな承認プロセスをサポートします。また、AIツールは承認者のスケジュールを把握し、彼らの不在時にはリマインダーや代理承認の提案を行うことができます。そのため、承認者の不在や異動などがあっても、業務プロセスのストップを最小限に抑えることができます。
さらに、デジタル化によって承認プロセスの進捗状況をいつでも把握することができるため、管理者側も業務の進捗状況をリアルタイムで確認することができ、業務管理の効率化に繋がります。AIツールを利用することで、稟議書の承認プロセスを更に効率化し、組織全体の業務負担を軽減できます。 以上のように、稟議決裁をデジタル化し、AIツールを活用することで、承認プロセスのスピードが向上し、業務プロセス全体の効率化に貢献するのです。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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